Firma kaydı ve firma yetkilisi eşleştirmesi nasıl yapılır?

Firma kaydı, kişisel kullanıcı hesabı ve firma adına işlem yetkisi üç ayrı kayıttır. BelgeNET’e giriş yapabiliyor olmanız, şirketin sistemde tanımlı olduğunu veya her belge grubunda yetkili olduğunuzu tek başına göstermez. TSE’nin açık portalı, temsilci eşleştirmesinin ilgili birimce yapılması gerektiğini özellikle hatırlatır. TSE Online Başvuru Noktası, firma yetkilisi açıklaması.

İşlem türünü ve mevcut kaydı belirleyin

Önce hangi hizmet için işlem yapacağınızı yazın: ürün belgelendirmesi, ölçü aleti muayenesi veya tip onay gibi. Ardından kişisel hesabınızın açılıp açılmadığını, kuruluşun daha önce kaydedilip kaydedilmediğini ve bu kuruluş adına hangi işlemlere yetkiniz bulunduğunu ayrı kontrol edin.

TSE’nin tip onay SSS’si de firma kaydı ve yetki talebini başvurudan önceki işlemler olarak sıralar. Bu bilgi, kayıt açmanın tek başına tip onay başvurusunu tamamlamadığını gösterir. Tip onay başvurusu hakkında resmî açıklama.

Firma ekleme işlemini ilgili hizmetin kılavuzundan izleyin

Ölçü aletleri için yayımlanan resmî kılavuz, önce firma türü ve kimlik/vergi bilgisiyle mevcut kaydın araştırılmasını; kayıt bulunmazsa kuruluş bilgilerinin eklenmesini anlatır. Kılavuzun sonraki aşaması, yetkili kuruluş seçimini ayrı ele alır. Bu işlem sırası aynı firmanın gereksiz yere yeniden tanımlanmasını önlemeye yardımcı olur. Ölçü aletleri başvuru kılavuzu, adım 4–7, sayfa 2–4.

Kılavuzdaki Endüstriyel Ekipmanlar Müdürlüğü seçimi ve COKEY alanına ilişkin özel açıklama ölçü aletleri örneğine aittir. Bunları bütün TSE hizmetlerine uygulamayın. Bu PDF’de açık bir revizyon tarihi belirlenemedi; dosya adresindeki yıl ve ay, ekranların güncel üretim sürümüyle aynı olduğunu kanıtlamaz. Ekranınız farklıysa yeni bir menü adı tahmin etmek yerine ilgili birime başvurun.

Yetki talebinde doğru belge grubunu seçin

TSE’nin ayrı tip onay yetki kılavuzu, firma seçiminin yanında otomotiv belge grubundan yapılacak işlemlerin seçilmesini gösterir. İstenen ekler yüklenip elektronik imzayla talep gönderildikten sonra TSE personelinin onayı ayrıca beklenir. Bu örnekte yetki kapsamı belirli hizmetlere bağlıdır. Tip onay firma yetki talebi kılavuzu, sayfa 4–5.

İşletmeniz birden fazla hizmet kullanıyorsa aynı kişinin hepsine eriştiğini varsaymayın. Yetki kontrol notunuzda kuruluşu, belge grubunu, işlemi ve talep durumunu ayrı gösterin. Bir firmanın listede bulunmasıyla ilgili talebin onaylanmasını birbirine karıştırmayın.

Temsil belgesini başvuru türüne göre hazırlayın

Ürün belgelendirme rehberi UB-RH-002’nin 12 Eylül 2025/4 sürümü, kuruluş adına yetkili temsilci aracılığıyla başvurulduğunda temsil yetkisini gösteren noter tasdikli yetki belgesini düzenler. Bu ürün başvurusu koşulu, tüm portal kayıtlarında aynı belge listesinin geçerli olduğu anlamına gelmez. Ürün başvuru rehberi, A bölümü, sayfa 3.

Hazırlık sırasında belgedeki kuruluş, temsil edilen işlem, yetkili kişi ve varsa süreyi gerçek bilgilerle eşleştirin. Belgenin kapsamı işleminizi karşılamıyorsa yalnız portalda seçim yapmak bu eksikliği gidermez. Eski bir ekran örneğinde kullanılan tarih veya yetkiyi kendi başvurunuza kopyalamayın.

Firma görünmüyorsa sorunu açıkça tarif edin

TSE birimine ileteceğiniz açıklamada aşağıdaki soruları ayrı cevaplayabilirsiniz:

• Kişisel hesabınızla giriş yapabiliyor musunuz?
• Kuruluş, firma aramasında bulunuyor mu?
• Kuruluş bulunuyor ancak yetkili firmalar arasında mı görünmüyor?
• Yetki talebi gönderildi mi; ekranda hangi durum görünüyor?
• Erişmek istediğiniz hizmet ve belge grubu hangisi?

Bu liste resmî bir evrak zorunluluğu değil, destek talebini düzenleme önerisidir. Şifre veya e-imza PIN bilgisini paylaşmayın. Güncel yetki kapsamı ve onay durumunu TSE’nin kendi kaydından takip edin.

Firma var, fakat fatura adresi yoksa

Ölçü aletleri kılavuzu iki ayrı hata olasılığını açıkça ayırır: firma seçilemiyorsa yetkili firma seçimi kontrol edilir; firma seçilebildiği hâlde fatura adresi seçilemiyorsa adres ekleme adımına geçilir. İkinci durumda baştan yeni firma oluşturmak, eksik olan adres kaydını doğru teşhis etmez. Kılavuzdaki adres etkinleştirme için çıkış ve yeniden giriş açıklaması da bu hizmetin ekran örneğine aittir. Adım 10–11, sayfa 5–6.

Örneğin merkez ofisiniz faturayı alırken kantar başka bir tesiste incelenecekse fatura adresi ile muayene adresini ayrı hazırlayın. Vergi numarası doğru olsa da yanlış tesisin seçilmesi dosyanın fiilî yerini açıklamaz. Bu örnek bir adresin kabul edildiğini varsaymaz; kılavuzun farklı kayıt alanlarını neden ayrı tuttuğunu gösterir.

Bir kişiye hangi işlemler için yetki istiyorsunuz?

Tip onay örneğinde yalnız firma seçilmez; belge grubu ve talep edilecek belge türleri de eklenir. Kılavuzun dördüncü sayfasında eklenen işlemler, evrak durumu, geçerlilik tarihi, elektronik imza durumu ve varsa hatalı evrak açıklaması ayrı sütunlardır. Talepte bulunmadan önce temsil belgesinin bu işlem kapsamını karşıladığını kontrol edin. Tip onay yetki talebi, sayfa 4.

Personel değişikliğinde eski yetkili kişinin şirketi listesinde görmesi ile yeni kişinin yetkilendirilmesi iki ayrı kontrol gerektirir. Kuruluş içi görev devrinizde kimlerin hangi başvuruları izlediğini belirleyin; resmî yetki kaydının değişmesini sadece kendi görev yazınıza bağlamayın. Geçmiş başvuruları bulmak için kullanılan kuruluş ve işlem numaralarını da devir dosyasına ekleyin.

Bu rehber resmî açık açıklamaları ve iki hizmete özgü kılavuzu birlikte okur. Gerçek firma kaydı yapılmadı; yabancı kuruluş, MERSİS/COKEY entegrasyonu ve bütün hizmetlerin oturum içi ekranları test edilmiş sayılmaz.