TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Belgelendirmesi

EBYS için TS 13298 belgesi araştırırken önce yazılımı geliştiren firma mı, yazılımı kullanan kurum mu olduğunuzu belirleyin. Aynı standardın altında iki farklı değerlendirme yolu bulunuyor. Kullanılan ürünün belgesi ile kurumun sistemi nasıl kullandığına ilişkin değerlendirme birbirine karıştırılmamalı.

Ürün sertifikasyonu ve kurum yetkinliği farklı taleplerdir

TSE, ÜS yolunu EBYS geliştiren firmaların yazılım ürünleri için; KYS yolunu kurum bünyesinde EBYS kullanımının etkinliğini değerlendirmek için açıklar. KYS talep eden kurumun yazılımı kendisinin geliştirmiş olması gerekmez. TSE TS 13298, Bilgi — ÜS ve KYS

Tedarikçiyseniz başvuruda ürünün adı, sürümü ve sahibi üzerinde durun. Kullanıcı kurum olarak hazırlanıyorsanız uygulamayı nerede ve hangi belge süreçlerinde kullandığınızı tarif edin. Satın alma şartındaki “TS 13298 belgesi” ifadesini, istenen belgenin kime ve neye ait olduğu anlaşılmadan yeterli saymayın.

Tetkik ile testleri ayrı planlayın

ÜS sürecinde başvuru ve belgelendirme tetkikini fonksiyonel, performans ve güvenlik testleri izler. KYS için sayfada başvuru ve kurum yetkinliği tetkiki sıralanır. TSE TS 13298, Geliştiriciler İçin ve KYS başvuruları

Bu ayrım, her başvurunun aynı laboratuvar paketiyle yapılmadığını gösterir. Yazılım ekibi, kurum temsilcisi ve test iletişim sorumlusunun görevlerini baştan ayırın. Hangi testin hangi başvuruya bağlandığını ve hangi sürümün incelemeye gireceğini yazılı takip edin.

Başvuru evrakını kurum yapısına göre hazırlayın

TSE, başvuru portalında bildirilen belgelerin imzalı ve eksiksiz aktarılmasını ister. Sayfada başvuru çıktısı, marka tescili, imza sirküleri, ticaret sicili, avans dekontu ve kamu kurumu için kuruluş kanunu bilgisi sayılır. TSE TS 13298, Bilgi — başvuru açıklaması

Şirket evrakını kamu kurumuna veya ürün geliştiricisinin marka kaydını kullanıcı kurumun her dosyasına otomatik uygulamayın. Portalda seçilen başvuru türünün eklerini ve ilgili birimin açıklamasını esas alın. Dosyaları unvan ve ürün bilgileri açısından karşılaştırın; eksik bir imzanın tetkik sırasında ortaya çıkmasını önleyin.

ÜS dosyasında incelenecek yazılım sürümünü sabitleyin

7 Kasım 2023 tarihli TS 13298 belgelendirme föyü yalnız ÜS kapsamındadır; KYS başvurusuna uygulanmaz. Föy, numunenin ilgili yazılım sürümünün kaynak kodu içermeyen hali olduğunu belirtir. Ürün adı, sürüm numarası ve sunulacak çalıştırılabilir numunenin aynı sürüme ait olması için dosyanızda bir sürüm kaydı tutun. Bu kayıt önerisi, kaynağın istediği numunenin yerine geçmez. YTBD-01-02-BF-01, revizyon 10; 1.1 ve 5.2.

Aynı föy, teknolojik altyapı değişikliğine karşılık gelen majör sürüm değişikliğini tüm maddelerde yeniden inceleme ve testle ilişkilendirir. Küçük modül değişikliklerini tarif eden minör sürüm yolunu bundan ayırır. Bir değişikliği yalnız sürüm numarasının son hanesine yazmak, onu teknik açıdan küçük değişiklik yapmaz. Değişen platformu, modülü ve işlevi açıkça belirtin; hangi işlemin uygulanacağını güncel föy ve belgelendirme birimiyle eşleştirin. YTBD-01-02-BF-01, 5.6; sürüm kontrolü.

Teklifte test ve tekrar ihtimalini görünür kılın

Hizmet sayfası, tetkik ve test sürelerine göre ücretin değişebildiğini, başvuran kaynaklı aksamaların ek maliyet oluşturabildiğini ve laboratuvar seçimine göre ücret farkı olabileceğini belirtir. Onaylı laboratuvar listesi ile belgelendirme föyünü de bağlantılar arasında sunar. TSE TS 13298, Bilgi ve Dokümanlar

Bu nedenle tek bir toplam fiyatı bütün ürünlere uygulamayın. Teklifte başvuru, inceleme ve test kalemlerini ayırın; kapsam değişirse mali etkisini yeniden öğrenin. TS 13298 fonksiyonel testleri ve performans testi hazırlığı yazıları bu aşamaların neden farklı olduğunu açıklar.

ÜS hazırlığında personel ve sistem belgesi şartını ayırın

İncelenen ÜS föyü yazılım sektöründe en az bir yıllık deneyime sahip en az bir personel ister. Buna karşılık ISO 27001 belgelendirmesini tavsiye olarak belirtir; bu föy bakımından zorunlu tutmaz. Bir müşterinin ayrıca ISO 27001 istemesi ayrı sözleşme şartıdır. ÜS başvurusunun koşuluyla müşterinin ek talebini aynı başlıkta birleştirmeyin. Föy s.1–2, md.3.1 ve 4.1.

Laboratuvarı test türü ve ürün sürümüyle eşleştirin

Performans/fonksiyonel testler ile güvenlik testleri için föyde farklı onaylı laboratuvar listeleri gösterilir. Ayrıca ilk belge ve yenilemede, belirli akreditasyon kapsamları ve zaman koşullarıyla önceki rapor veya başlanmış test süreci değerlendirilebilir. Laboratuvarın yalnız “akredite” olması her test raporunun kabul edildiğini göstermez. Raporun testi, kapsamı, tarihi, ürün adı ve sürümü birlikte sunulmalıdır. Föy s.3, md.5.1.

Örnek dosyada laboratuvar teklifiyle raporu yan yana koyun: fonksiyonel test mi, performans mı, temel güvenlik değerlendirmesi mi? Başvurunun başka sürümü için düzenlenmiş raporu açıklamadan eklemeyin. Numune kaydı da ürünün kaynak kodu içermeyen ilgili sürümünü göstermelidir.

Eksik kapatma süresi ile yıllık ara kontrol farklı takvimlerdir

Föy, tetkikteki eksiklerin tamamlanması için en fazla üç ay verilebilmesini; testlerin tetkikten sonraki bir yıl içinde bitmesini ayrı açıklar. Kuruluştan kaynaklanan gecikmede ek yıl, resmî mücbir sebep bildirimi, komitenin devam kararı ve yeniden üretim yeri incelemesi koşullarına bağlıdır. Başlangıçta herkese iki yıl tanınmış değildir. Föy s.2, md.4.3.

Belge sonrasındaki plan ise üç yılda tam kontrol döngüsü ve yıllık ara incelemeler içerir. Kapsam/majör sürüm değişikliği test ve inceleme döngüsünü yeniden başlatır; değişmeyen kapsam ve majör sürümde ara kontrol testleri tekrarlanmaz. Başvuru süresini bu gözetim tablosundan hesaplamayın. Föy s.4–5, md.6–7.