AB uygunluk beyanında model, dil ve imza kontrolü nasıl yapılır?

Bir uygunluk beyanında CE logosu bulunması, dosyanın doğru ürüne ait olduğunu tek başına göstermez. Kontrole ürünün kimliği, uygulanacak düzenleme ve beyanı düzenleyen tarafla başlayın. Aşağıdaki sıra, Türkiye için CE İşareti Yönetmeliği çerçevesini ve AB pazarına satışta ilgili ülkenin dil şartını ayrı tutar.

Önce doğru beyan türünü seçin

CE İşareti Yönetmeliği madde 11, ilgili ürün düzenlemesinin özel hükümlerini saklı tutar. Dolayısıyla internetteki genel örneği bütün ürünlere aynı biçimde uygulamayın. Ürünün hangi düzenlemeye tabi olduğunu ve o düzenlemenin hangi beyanı istediğini belirleyin. Yapı malzemelerinde performans beyanı gibi farklı adlandırmaları sırf dosyada “uygunluk” sözcüğü geçtiği için aynı belgeye dönüştürmeyin. Bakanlık mevzuat derlemesi, CE İşareti Yönetmeliği m.11–12.

Kontrol dosyanızda düzenlemenin tam adını, beyanın başlığını ve örneğin alındığı kaynağı yan yana kaydedin. Bu tablo bizim dosya düzeni önerimizdir; resmî başvuru formunun yerine geçmez.

Modeli belgeyle ve ürünle karşılaştırın

Üründeki model, tip veya seri tanımlamasını beyandaki ifadeyle karşılaştırın. Varyant isimleri benzerse hangi varyantların aynı beyan kapsamında olduğunu imalatçıdan açıklamasını isteyin. Teknik rapor başka bir model adı taşıyorsa iki ad arasındaki bağı gösteren kayıt olmadan eşleşmiş kabul etmeyin.

İmalatçı adı ve adresi için de aynı kontrolü yapın. Satıcının teklif başlığı, ürün etiketi ve beyandaki kuruluş farklı olabilir; bu farkın hangi ticari ve teknik role dayandığını anlayın. Bir yazım hatasını kendi dosyanızda sessizce düzeltmek yerine belgeyi düzenleyen taraftan düzeltilmiş sürümü alın. Eski ve yeni sürümü, değişiklik açıklamasıyla saklamak izlenebilirliği kolaylaştırır.

Dil ve imzayı ayrı denetleyin

Türkiye çerçevesinde başka dilde düzenlenen beyana Türkçe tercümenin eklenmesi hükmü bulunur. AB’de satış yapılacak ülkenin istediği dil veya diller ayrıca kontrol edilir; İngilizce olması her pazar için yeterlilik sonucunu vermez. İmza sahibinin adı, görevi ve imalatçıyı veya yetkili temsilciyi temsil etme yetkisi de açıklığa kavuşmalıdır. Your Europe, dil ve imza bölümleri.

Pratik kontrolünüzde şu soruları kullanın: Beyanın hangi sürümü çevrildi? Çeviri ürün kimliğini değiştirmiş mi? İmza ve tarih okunuyor mu? İmzayı atan kişi hangi kuruluş adına hareket ediyor? Eksik bir imzayı laboratuvar raporundaki kaşeyle tamamlanmış saymayın.

Son kontrolü aynı ürün sürümünde yapın

Beyan, etiket, kullanım talimatı ve teknik dosyayı aynı model sürümü altında açın. Ürün tasarımı veya bileşen değiştiğinde yalnız beyan tarihini yenilemek yerine değişikliğin değerlendirmeye etkisini araştırın. Son dosyada çözülemeyen eşleşmeleri açık soru olarak bırakın. Bu kontrol, belgenin görünüşünü düzeltmekten daha önemlidir: değerlendirilmiş ürünle piyasaya sunulan ürünün aynı olduğunu göstermenize yardımcı olur.

Beyan taslağını sekiz alan üzerinden inceleyin

CE İşareti Yönetmeliği Ek-2’deki örnek; ayırt edici ürün numarası, imalatçı veya yetkili temsilcinin adı/adresi, sorumluluk açıklaması, izlenebilir ürün tanımı, ilgili mevzuat, standart/teknik şartname atıfları, müdahil onaylanmış kuruluş ve ek bilgi alanlarını gösterir. Son bölümde adına imzalanan taraf, düzenleme yeri/tarihi, ad, görev ve imza bulunur. Müdahil kuruluş alanını, gerçekte kuruluş gerektirmeyen bir değerlendirmede hayalî bir belgeyle doldurmayın. CE İşareti Yönetmeliği, Ek-2.

Bir ön kontrol tablosunda her alanın dayanağını gösterebilirsiniz: model tanımı ürün kaydına, mevzuat listesi kapsam değerlendirmesine, standart atfı uygulanan sürüme ve kuruluş bilgisi gerçek değerlendirme kaydına bağlansın. Bu tablo kendi hazırlık aracınızdır; beyanın yerine geçmez. Etikette başka model, beyanda başka model bulunması yalnız yazım hatası olmayabilir. Hangi ürünün kastedildiğini açıklığa kavuşturmadan belgenin kapsamını genişletmeyin.

Birden çok düzenlemeyi tek beyan içinde doğru tanımlayın

Yönetmeliğin 11. maddesi, ürün birden fazla AB uygunluk beyanı gerektiren teknik düzenlemeye tabi olduğunda uygulanabilir bütün kuralları kapsayan tek beyanı düzenler. Beyanda ilgili düzenlemelerin adı, yayımlanma tarihi ve referans numarası yer alır. Ürününüze uygulanmayan düzenlemeleri uzun bir liste oluşturmak için eklemeyin; uygulanan bir düzenlemeyi de başka raporda geçiyor diye beyan dışında bırakmayın. Madde 11; Resmî Gazete PDF s.6.

Örneğin bir ürün ailesinde iki model farklı işlevler taşıyorsa aynı mevzuat listesinin ikisini de kapsayıp kapsamadığını ayrı değerlendirin. Beyanın model listesi, teknik dosyanın kapsadığı ürünleri anlaşılır biçimde tanımlamalı. Bu örnek belirli bir ürün için mevzuat tayini yapmaz; beyanın ticari seri adından daha açık bir kimlik taşıması gerektiğine yönelik dosya kontrolüdür.

Dil ve elektronik sunumu ayrı kontrol edin

Türkiye’deki 11. madde, başka dilde düzenlenen beyana Türkçe tercüme eklenmesini ve gerektiği her durumda güncellenmesini düzenler. Elektronik ortamda sunum ise yetkili kuruluşun kabulüne bağlıdır. İmzalı asıl kayıt, tercüme ve müşteriye iletilen kopyanın sürümlerini eşleştirin; yalnız dosyanın PDF uzantılı olması, her kurumun elektronik sunumu kabul ettiği anlamına gelmez. Madde 11/2 ve 11/5.

Son kontrolde revizyon tarihiyle imza tarihini, değişikliğin nedenini ve yerine geçen önceki sürümü kaydedebilirsiniz. Üretici adına beyanı imzalamaya yetkili olmayan kişinin yaptığı metin değişikliğini yeni geçerli beyan gibi dağıtmayın. Hatalı kopyanın hangi müşterilere gittiğini takip etmek, düzeltilmiş belgenin doğru kişilerle paylaşılmasına yardımcı olur.

Genel süreç için Teknik dosya risk değerlendirmesi ve uygunluk beyanı rehberine geçebilirsiniz.