İlk tetkik gözetim tetkiki ve yeniden belgelendirme

İlk belgelendirme tetkiki, gözetim, takip ve belge yenileme farklı amaçlarla yapılır. Kuruluşun yalnız “tetkik tarihi” tuttuğu bir takvim, hangi hazırlığın gerektiğini açıklamaz. TSE yönetim sistemleri usul ve esasları bu işlemleri ayrı düzenler; başvurulan sistemin programı ve uygulama dokümanları da dikkate alınır. Bu rehber, 30.10.2025 değişikliğini içeren resmî usul ve esasların ilgili hükümlerini açıklar. TSE Yönetim Sistemleri Belgelendirme Usul ve Esasları

Ön tetkik ile Aşama I aynı şey değildir

Kuruluş isterse uyguladığı yönetim sisteminin uygunluğunu değerlendirmek amacıyla ön tetkik yapılabilir. Bunun sonucunda ön tetkik raporu düzenlenir; rapor belgelendirme kararını bağlamaz. “Ön tetkikte olumlu bulundu” ifadesiyle belge kazanılmış sayılmaz. Usul ve Esaslar, PDF s.4, madde 7(6)

İlk belgelendirme tetkiki ise Aşama I ve Aşama II olarak yürütülür. Aşama I, başvurulan standart ve kuruluşun risk grubuna göre masa başında veya sahada gerçekleştirilebilir. İki aşama birbirini izleyecek şekilde planlanabilir; ancak Aşama I’de uygunsuzluk tespit edilirse kapatılması için öngörülen süre sonuna kadar Aşama II yapılmaz. PDF s.4, madde 8(2)

Hazırlık açısından önce size gönderilen planın hangi aşamaya ait olduğunu kontrol edin. Ön tetkik dosyasını Aşama I’in tamamlandığına ilişkin kayıt gibi sunmayın. Kapsam, yerleşke ve süreçlerle ilgili başvuru bilgilerinde değişiklik olduysa bunları planlama sırasında açıklayın. Bu hazırlık önerileri, ilgili yönetim sistemi standardının teknik gereklerini listelemez.

Tetkik sonucu ile belge kararı

Tetkik heyeti bulguları değerlendirir; uygunsuzluk varsa kategorisi belirtilen raporlar hazırlanır. Belgeye hak kazanılması ve düzenlenmesi ise ayrıca değerlendirme ve karar işlemlerine bağlıdır. Usul, belge tarihi bakımından ilgili Yürütme Komitesi karar tarihini esas alır. Belge teslimi için sözleşme ve ödeme işlemleri de düzenlenmiştir. PDF s.5–6, madde 8–11

Bu ayrımı kuruluş içi duyurularda koruyun. Kapanış toplantısının yapılması, tetkik raporunun gönderilmesi ve belgenin düzenlenmesi ayrı kayıtlardır. Her birinin tarihini ve varsa beklenen faaliyeti takip edin. Henüz yayımlanmamış belgeyi müşteriye kesin kazanılmış belge gibi sunmayın.

Gözetim tetkikinde ne değişir?

Gözetim, belgelendirme sonrasındaki sürecin parçasıdır. Usulün 14. maddesi planlama ve uygulama prosedürlerine yönlendirir; FSSC 22000 ve PYS gibi programlar için özel hükümler de içerir. Bu nedenle her sistem için aynı ziyaret aralığı, aynı süre veya aynı saha hazırlığı bu genel belgeden çıkarılamaz. PDF s.8, madde 14

İşletme açısından önceki bulguların nasıl kapatıldığı, kapsamda veya yerleşkelerde değişiklik olup olmadığı ve size iletilen tetkik planının hangi faaliyetleri kapsadığı gözden geçirilmelidir. Örneğin önceki tetkikte var olan bir faaliyet artık yürütülmüyorsa planın hâlâ gerçeği yansıtıp yansıtmadığını açıklığa kavuşturun. Sadece önceki yılın dosya tarihlerini değiştirerek hazırlık yapmayın.

Yenileme üç yıllık sürenin sonunda gündeme gelir

Usulde yönetim sistemi belgesinin geçerliliği üç yıl olarak belirtilir. Kuruluşun yazılı talebiyle, üç yıllık süre dolmadan yenileme tetkiki gerçekleştirilir. Bu hüküm, belge alındıktan sonra üç yıl boyunca hiçbir kontrol veya bildirim gerekmeyeceği anlamına gelmez. Gözetim, değişiklik ve uygunsuzluk işlemleri dönem içinde devam eder. PDF s.8–9, madde 15 ve 18

Kapsam veya adres değişikliği nedeniyle yeniden düzenlenen belge de otomatik yeni bir üç yıllık dönem başlatmaz. Usulün 11. maddesi bu değişikliklerde ilk belge tarihinin geçerlilik süresi için esas alınmasını düzenler. Transfer işlemleri ise kendi talimatına bağlanır. Yeniden basılmış belgenin düzenleme tarihini okuyup bütün takvimi sıfırlamayın. PDF s.6, madde 11(3)

Takip tetkiki hangi ihtiyacı karşılar?

Takip tetkiki, belgelendirmede belgeye hak kazanılamaması, gözetimde sahada kapatılması gereken uygunsuzluklar veya askı durumuyla bağlantılı olarak gündeme gelebilir. Aşama II sonrasındaki takip, uygunsuzluğun önemine göre tam tetkik olarak da gerçekleştirilebilir. Her takip ziyaretinin dar kapsamlı olacağını varsaymayın. PDF s.8–9, madde 16

Bulguyu yalnız “eksik evrak” diye özetlemek yerine rapordaki sınıfını, dayanağını ve beklenen faaliyeti okuyun. Kuruluş içinde düzeltmeden sorumlu kişiyi ve sunulacak kanıtı belirleyin. Süreyi başka işletmenin takviminden almayın; programınızın kuralı ve dosyanızdaki resmî bildirim esas olmalıdır.

Tek bir takip dosyasında neler bulunsun?

Belge kapsamı ve yerleşkeler, belge bitiş tarihi, yaklaşan tetkikin türü, açık bulgular, değişiklik bildirimleri ve TSE’ye verilen cevaplar aynı dosyada ilişkilendirilebilir. Amaç daha fazla evrak üretmek değil, hangi işin hangi karara bağlı olduğunu göstermektir. Bu dosya önerisi TSE’nin zorunlu formu değildir.

Planı okurken özellikle sistemin adını ve tetkik türünü birlikte kontrol edin. FSSC’ye ilişkin özel bir hükmü başka sistemlere, HYB’nin bir yıllık yenileme düzenini yönetim sistemi belgesine taşımayın. Belgenizdeki kapsam ve program farklıysa işlem yolu da farklılaşabilir.