Personel belgelerinde gözetim ve yeniden belgelendirme

Personel belgesinin devamı yalnızca bitiş tarihine bakılarak takip edilmez. Bazı programlar düzenli kanıt, bazıları mesleki gelişim eğitimi, bazıları yeni sınav ister. “Gözetim”, “yenileme”, “yeniden belgelendirme” ve “adaylıktan geçiş” aynı işlem değildir. Elinizdeki belgenin programını, rolünü ve kapsamını esas alın. NDT programı Helal gıda programı, m4.6

Belge takip dosyanızı kurun

Belge numarası, ilk karar tarihi, bitiş tarihi, yöntem/seviye veya görev kapsamı ile programın sürümünü birlikte kaydedin. Programın istediği kanıtları, bunların düzenlendiği tarihleri ve gönderim kayıtlarını aynı çizelgede izleyin. Bu, önerilen bir iç takip yöntemidir; TSE’nin kabul formu değildir.

Örneğin NDT’de yakın görüş kaydı yıllık; renk/grinin tonlarını ayırt etme kontrolü ilgili şartlara göre beş yıllık aralıkla düzenlenir. Yenileme başvurusunda yakın görüş belgesinin son 12 ayda, renk görüş kaydının son 60 ayda alınmış olması belirtilir. Çalışmanın önemli kesinti olmadan sürdüğünü gösteren kayıt da istenir. Belge yenileme; Görme şartları

Mesleki gelişim ve faaliyet kanıtı

Helal gıda teknik tetkikçi belgesinin yenilenmesinde geçerlilik dönemi içinde en az üç farklı firma, işletme, birim veya süreç üzerinde toplam en az 10 adam/gün tetkik deneyimi ile güncel standart, mevzuat veya sektör uygulamalarını içeren en az sekiz saat eğitim aranır. Teknik uzman için aynı maddede tetkik görevi yerine mesleki gelişim eğitim koşulu düzenlenir. İki rolün kayıt listelerini birleştirmeyin. m4.6.3.1–4.6.3.2

Program, yenileme talebinin bitişten en az üç ay önce yapılabileceğini ve takibin belge sahibinde olduğunu belirtir. Koşullar dönem içinde karşılanamazsa bitiş tarihinde askı, ardından belirli şartlarla 12 aylık tamamlama yolu düzenlenir. Bu ek süre, geçerli belgeyle çalışmanın otomatik devamı değildir. m4.6.3

Yeniden sınav gereken örnek: YTS

YTS programında belge üç yıllıktır; yenilenmesi sınavda başarıya bağlıdır. Süresi geçmiş sertifika kendiliğinden geçersiz olur. Portalda kullanılan işlem adı ayrı olabilir: resmî YTS kılavuzu, üç yıl sonra yeniden belge isteyenlerin de “ilk belgelendirme” seçeneğinden ilerlemesini söyler. Bu ekran adı, programdaki yeniden belgelendirme koşullarını ortadan kaldırmaz. m4.5.3.2–4.6 s3

Kapsam dışına çıkmayın

İş değişikliği, sağlık/görme değişikliği veya mesleğe uzun ara verilmesi gibi durumları kendi programınızla karşılaştırın. NDT programında önemli kesinti ve yeniden geçerli kılma ayrıca düzenlenir; yalnız eski sertifikanın bir kopyasını sunmak yeterli olmayabilir. m4.4–4.5

Askı veya iptal kararını ve başvuru sonucunu yazılı olarak izleyin. İtirazlar personel talimatındaki süre ve kanallara tabidir. Bu rehberdeki örnekler belirli program sürümlerine dayanır; diğer mesleklerin gözetim ve yenileme koşullarının yerine geçmez. m4.1–4.4

Geçerlilik, başvuru süresi ve yeniden kazanma yolu üç ayrı bilgidir

Belge takibinde sadece son tarih sütunu yeterli olmaz. Bir programın bitişten sonra yeniden başvuruya izin vermesi, o arada belgenin kullanımına izin verdiği anlamına gelmez. YTS programı süre dolduğunda sertifikanın kendiliğinden geçersiz olduğunu ve yenilemenin sınav başarısıyla gerçekleştiğini açıklar. Helal programı ise bitiş öncesi başvuru, askı ve sonrasındaki yeniden belgelendirme koşullarını farklı aşamalarda düzenler. YTS, s.10–12; helal programı, yeniden belgelendirme bölümü.

Önerilen takipte mevcut belgenin bitişini, başvuru için öngörülen tarihi, sunulacak gelişim/faaliyet kayıtlarını ve sonuç kararını ayrı tutun. Gönderilmiş dilekçeyi verilmiş yeni belge gibi tanıtmayın. Başvurunun değerlendirilmesi sürerken hangi kullanımın mümkün olduğu ilgili programın hükmüne ve mevcut belge durumuna bağlıdır.

Adaylıktan tetkikçiliğe geçiş ile belge yenileme farklıdır

Helal gıda programında tetkikçi adayının üç yıllık süre içinde deneyim koşullarını tamamlaması ve sekiz saatlik güncelleme eğitimiyle tetkikçi statüsüne geçişi ayrı düzenlenir. Mevcut tetkikçinin yenilemesinde ise en az üç farklı firma, işletme, birim veya süreçte toplam en az on adam/gün tetkik ve sekiz saatlik güncelleme koşulları bulunur. Teknik uzmanın yenileme yolu aynı tetkik günü koşuluyla yazılmamıştır. PBM-BP-HL-001, geçiş ve yeniden belgelendirme hükümleri.

Dolayısıyla dosyanıza önce hangi işlemi istediğinizi yazın: adaylıktan geçiş, mevcut rolü yenileme veya başka kapsam talebi. Bir role ait faaliyet çizelgesini diğer rolün zorunlu evrakı gibi sunmayın. Görev günlerini ve kuruluşları destekleyen kayıtlar gerçek faaliyetinizle eşleşmelidir.

NDT'de çalışma arası ve görme kaydı nasıl birlikte izlenir?

14 Ekim 2025/6 revizyonlu NDT programı, önemli ara verme durumunu ve belgeyi yeniden geçerli kılma yolunu ayrıca ele alır. Kesintisiz bir yılı aşan veya toplamda iki yılı aşan aralar için tanımlanan koşulları, programdaki hariç tutulan izin/eğitim süreleriyle birlikte okumak gerekir. Her kısa izin otomatik belge kaybı değildir. PBM-BP-MU-003, çalışma sürekliliği ve yeniden geçerlilik hükümleri.

Görme yeterliliği de çalışma kaydından ayrıdır. Kişinin çalışmaya devam ettiğini gösteren işveren yazısı, gerekli görme değerlendirmesinin yerine geçmez. Dosyanızda yöntem/seviye, çalışma dönemleri, ara verme nedenleri ve görme kontrol kayıtlarını ayrı izleyin. Bu kayıt düzeni önerisi, programdaki sınav veya yeniden deneyim koşullarını kaldırmaz.

Askı veya iptal sonrasında belgenin aslını da takip edin

TSE-PBM süreç prosedürü askı/iptal durumlarında belgenin on beş gün içinde iadesini düzenler. YTS programında da iptal tarihinden itibaren on beş günlük asıl belge iadesi ayrıca yer alır. Elektronik durum değişikliği, elinizdeki basılı belgenin kullanımını sürdürme hakkı değildir. PBM prosedürü; YTS, s.12.