HYB ara kontrol yenileme askı ve iptal işlemleri

HYB’nin geçerlilik tarihi, son yerinde inceleme tarihi ve açık uygunsuzluklar aynı takip kaydında bulunmalıdır. Ara kontrol, yenileme, vize, takip incelemesi ve askı birbirinin yerine geçen işlemler değildir. TSE’nin 30.11.2023/6 revizyonlu usul ve esasları bunları ayrı maddelerde düzenler. Belgenizle ilgili işlem yaparken güncel belgeyi ve dosyanıza gönderilen bildirimi birlikte okuyun. TSE Usul ve Esasları, madde 18–24

Bir yıllık belge süresi nasıl takip edilir?

Usulün 18. maddesinde HYB’nin geçerlilik süresi bir yıl olarak belirtilir. Yenilemede yerinde inceleme yapılması ve olumlu sonuç alınması halinde süre son geçerlilik tarihinden itibaren bir yıl uzatılır. İşlem yalnız belgenin kayıtlı olduğu belgelendirme biriminde yapılır; yenileme, son geçerlilik tarihinden en fazla bir ay önce gerçekleştirilebilir. Madde 18(1)–(3)

Bunu “başvuru bir ayda sonuçlanır” veya “belgenin bitmesinden sonra bir ay serbest kullanım vardır” diye yorumlamayın. Maddenin bir aylık ifadesi yenilemenin ne kadar erken yapılabileceğiyle ilgilidir. İnceleme ve işlem planınızı önceden ilgili birimle görüşmeniz gerekir.

Kendi takviminizde belge numarası, kayıtlı birim, son geçerlilik tarihi, son yerinde inceleme, yenileme talebi ve sonuç tarihi için ayrı alanlar açabilirsiniz. Bu bir işletme içi takip önerisidir. Belgenin statüsü değişmişse yalnız takvimdeki bitiş tarihiyle geçerlilik kararı vermeyin.

Ara kontrol ile vize arasındaki ilişki

Ara kontrol, son yerinde incelemeden itibaren bir yıl içinde en az bir defa yapılır ve belge kapsamındaki bütün standart/kriterler incelenir. Şartlara, uygunsuzluklara, şikâyetlere veya birim amirinin kararına bağlı olarak kontrol sayısı artırılabilir. Yıllık minimumu “yılda yalnız bir ziyaret yapılabilir” şeklinde okumayın. Madde 20

Belgelendirme şartlarında değişiklik yoksa ve gerekli ara kontrol yapılmışsa, birim amirinin kararıyla vize yoluyla süre uzatılarak yeni belge düzenlenebilir. Şartlar sağlanmıyorsa hizmet adresinde inceleme ve sonucuna göre işlem gerekir. Ara kontrolün yapılmış olması tek başına vizenin verildiği anlamına gelmez. Madde 18(7)

Yetkili servis sözleşmesi devam ediyorsa yenileme için sözleşmenin yeniden imzalanmasına gerek olmadığı da aynı maddede belirtilir. Sözleşme bitmiş, adres veya taraf değişmişse bu cümleyi olduğu gibi uygulamak yerine ilgili değişiklik hükümlerini değerlendirin. Madde 18(6)

Eksiklikte ilk başvuru ve belgeli kuruluş ayrımı

İlk müracaat incelemesinde fiziki veya doküman eksikliği için 45 gün düzenlenir. Belgeli kuruluşta doküman eksikliğinin kapatılması için ise bir ay verilir; bu sürede tamamlanmazsa belge askıya alınır. Belgeli kuruluşun fiziki eksikliğinde askı uygulanması ayrıca belirtilir. Bu süreler belgenin teslim süresi değildir. Madde 11

Bildirimde “eksik” yazan konuyu açın: hangi şart, hangi kayıt, hangi hizmet yeri? Fiziki bir eksiklik için sahada yapılacak iş ile bir dokümanın tamamlanması farklıdır. İlk başvurunun sürelerini mevcut belgeli kuruluşun ara kontrol sonucuna taşımayın. Genel akış için HYB inceleme süreci rehberini inceleyebilirsiniz.

Askı halinde hangi işlemler gerekir?

Personel veya cihaz şartlarının kaybı, eksikliklerin giderilmemesi, yenileme talebinde bulunulmaması ve usuldeki diğer nedenlerle askı gündeme gelebilir. Askı kararı yazılı olarak veya TSE kayıtlarındaki e-posta üzerinden bildirilir. Kararın tebliğinden sonra belge ve hizmet belgelendirme markası kullanılamaz. Usulde askıda kalma süresi en fazla üç ay olarak düzenlenir; başlangıç, son geçerlilik tarihi ve/veya incelemeyle oluşan askı durumuyla ilişkilidir. Madde 23

Eksik cihazın alınması ya da belgenin e-postayla gönderilmesi askıyı kendiliğinden kaldırmaz. Kuruluşun eksikliği giderdiğini bildirmesi ve gerekli kayıttan veya yerinden incelemeyle nedenin ortadan kalktığının tespiti gerekir. Hizmetten doğan bir uygunsuzluk söz konusuysa benzer hizmetlerin gözden geçirilmesine ilişkin hüküm de vardır. Düzeltmeyi yalnız belge dosyasıyla sınırlamayın. Madde 23(6)–(7)

Takip incelemesi ve iptal sonrası durum

Takipte esas olarak tespit edilmiş fiziki eksikliklerin giderilmesine bakılır. Bununla birlikte can ve mal güvenliği tehlikesi veya uzmanın gerekli görmesi halinde bütün standart/kriter incelenebilir. “Takipte yalnız tek cihaz gösterilir” gibi kesin bir hazırlık planı kurmayın. Madde 19

Askı nedeni süresi içinde giderilmezse veya usuldeki diğer koşullar oluşursa sözleşmenin feshi ve belge iptali gündeme gelir. Bazı yanıltıcı kullanım ve tahrifat nedenlerinde yeni müracaat için altı aylık kabul etmeme hükmü bulunur; bu bütün iptaller için aynı sonuç değildir. Kararın gerekçesini kaydedin, eski belgeyi kullanmayın ve yeniden başvuruda dosyanıza uygulanacak yolu ilgili birimden öğrenin. Madde 24