HYB için gerekli çalışan işten ayrılırsa ne yapılır?

HYB kapsamındaki zorunlu personel şartını karşılayan çalışan ayrıldığında, önce işletmenin ilgili standart/kriteri hâlâ karşılayıp karşılamadığını belirleyin. Her ayrılık otomatik olarak aynı sonucu doğurmaz; ancak çalışan sayısının azalması gibi nedenlerle şartların karşılanmaması HYB usul ve esaslarında askı sebebi olarak yer alır. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, 23

Ayrılan kişinin hangi şartı karşıladığını bulun

Çalışanın görevini, belgedeki faaliyetleri ve standardın aradığı niteliği birlikte okuyun. Sadece toplam çalışan sayısına bakmak yeterli değildir; gerekli niteliği sağlayan tek kişinin ayrılması da kapsamı etkileyebilir. Yetkili servis standartlarında sayı ve niteliğin ilgili standarda göre belirlenmesi düzenlenir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, 9

Kendi incelemeniz için “faaliyet, aranan görev/nitelik, bu görevi karşılayan kişi, güncel durum” çizelgesi hazırlayın. Bu bir resmî personel formu değildir. Çalışanın diplomasını veya eğitim belgesini eski dosyada tutmak, çalışmaya devam ettiğini kanıtlamaz. Varsa sözleşmeyle yürütülen görevlerin fiilî devamını da ayrıca kontrol edin.

Değişikliği belgelendirme birimine açıklayın

Genel Belgelendirme Yönergesi, üretim veya hizmet sunumunu etkileyen esaslı değişikliklerin ve faaliyetin durması/aksamasının yazılı bildirimini düzenler. Personel ayrılışını bu etkiyle birlikte ilgili hizmet belgelendirme birimine bildirin; “yeni çalışan bulunca bildiririz” şeklinde kendi kendinize bir erteleme süresi tanımlamayın. TSE Belgelendirme Yönergesi, 06.08.2024/1, 31(9)

Hazırlık notunuzda belge numarası, hizmet yeri, ayrılan kişinin karşıladığı görev, değişikliğin tarihi ve mevcut personelle hangi şartların karşılanabildiği bulunsun. Burada herkese aynı ayrılış formu veya belge listesi önerilmiyor. Güncel istihdam ve yeterlilik kayıtlarından hangilerinin isteneceğini birimin değerlendirmesine göre tamamlayın.

Yeni personeli yalnız sayı tamamlamak için göstermeyin

Yeni çalışanın ilgili görev için gereken niteliği ve çalışma ilişkisini sağladığını doğrulayın. Usul ve esasların personel hükümleri, istihdamın kanıtlanması ile mesleki yeterlilik şartlarını ayrı ele alır. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, 8–9

Başka görevdeki çalışanı sırf sayı artsın diye teknik görevli saymak veya fiilen çalışmayan kişiyi listede tutmak tutarlı bir çözüm değildir. Yerine alınan kişinin kaydını güncel kapsamla ilişkilendirin. Birden fazla standart bulunan dosyada hangi faaliyetin etkilendiğini ayrıca gösterin; bu rehber bu standartların personel hesaplarını yeniden üretmez.

Belge durumunu ve hizmet sunumunu izleyin

Şart kaybı nedeniyle askı kararı verilirse, tebliğ sonrası belge/marka kullanımının durdurulması gerekir. Askıdan çıkış, uygunsuzluğun giderildiğinin bildirilmesi ve gerekli incelemeyle tespit edilmesine bağlıdır. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, 23

İşletme içindeki işe alım tamamlanması ile TSE kayıtlarındaki askının sona ermesini aynı tarih varsaymayın. Personel dosyasını, gönderim kaydını ve birimin yanıtını birlikte saklayın. Ayrılışın iş hukuku veya diğer meslek düzenlemelerindeki sonuçları bu rehberin kapsamı dışındadır; burada HYB dosyasındaki sürekliliği izleme yolu açıklanır.

Bildirim için süre var; şart kaybını bekletme izni yok

HYB usulünün 17. maddesi, belgeli kuruluşun şartlarındaki değişikliğin ilgili hizmet belgelendirme birimine 30 gün içinde bildirilmesini düzenler. Bu süreyi, gerekli personel olmadan otuz gün çalışmaya veya belgenin kapsamını karşılıyormuş gibi göstermeye izin olarak kullanmayın. Şartların karşılanmaması 23. maddede ayrıca askı sebebidir. Usul, madde 17 ve 23.

Değişikliği açıklarken ayrılan kişinin karşıladığı şartı ve mevcut durumun etkisini birlikte gösterin. Aynı anda yeni personel başladıysa kişinin fiilî çalışma ilişkisini ve gereken niteliğini açıklayan kayıtları hazırlayın. Yalnız ayrılış veya işe giriş tarihini bildirmek, teknik görevin kim tarafından sürdürüldüğünü açıklamayabilir.

Birden fazla standart varsa etkiyi ayrı değerlendirin

Çalışanın ayrılışı bütün kapsamları aynı biçimde etkilemeyebilir. Bir görev için yeterli personel kalırken başka standartta aranan nitelik eksilebilir. Yetkili servisler için çoklu standart personel hesabındaki sayı koşulu ile ilgili her standardın mesleki nitelik koşulları birlikte değerlendirilir. Toplam bordro sayısı tek başına bütün faaliyetlerde yeterlilik kanıtı değildir. Usul, madde 9 ve çoklu standart hesabı.

Kendi etki notunuzda her faaliyet için ayrılan kişinin görevini, kalan yeterliliği, alınan önlemi ve TSE’ye bildirilen durumu ayrı yazın. Kapsamın daraltılması veya askı gibi sonuçları kendiniz belge PDF’sini düzenleyerek uygulamayın; kurumun işlem ve kararını izleyin. Personelin tamamlanmasıyla askının sona ermesi ayrı kayıtlar olarak tutulmalıdır.

Konunun ana rehberleri: HYB personel ve mesleki yeterlilik şartları nasıl kontrol edilir? · HYB ara kontrol yenileme askı ve iptal işlemleri.