HYB personel ve mesleki yeterlilik şartları nasıl kontrol edilir?

HYB için gerekli personel sayısı ve niteliği, başvurulan hizmetin standardına veya kriterine bağlıdır. Her servis için aynı diplomayı, belgeyi veya çalışan sayısını yeterli kabul etmek doğru bir hazırlık yöntemi değildir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 8 ve 9

Görev ile yeterliliği eşleştirin

Önce fiilen yapılan işleri ve bu işleri yürüten kişileri yazın. Ardından standardın istediği görev, eğitim veya mesleki yeterlilik şartı ile mevcut kanıtı karşılaştırın. Bir kişinin işletmede çalışıyor olması ile belirli bir teknik görev için yeterli olması farklı sorulardır.

Usul ve Esasların evrak bölümünde çalışanlarla ilgili kayıtlar ve şartlarına göre teknik sorumluluğa ilişkin belgeler yer alır. Ancak genel evrak listesinden bütün sektörler için tek bir personel modeli türetilemez. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 8

Başvurudan önce eksikleri görünür yapın

Kendi personel tablonuzda görev, çalışma ilişkisi, sunulacak yeterlilik belgesi, geçerlilik bilgisi ve eksik açıklama alanları bulunabilir. Bu tablo iç hazırlık önerisidir; resmî form veya kabul edilmiş kanıt listesi değildir.

'Şu belge her yerde geçerlidir' gibi bir öneri aldığınızda hangi standart maddesine dayandığını sorun. Mesleki belge, diploma ve çalışma kaydı aynı şeyi kanıtlamaz. İlgili standardın birden fazla kabul yolu içerip içermediği de tam metinden kontrol edilmelidir.

Personel değişirse

Belge alındıktan sonra standardın aradığı personel koşulları korunmalıdır. Personel sayısının azalması nedeniyle şartların karşılanmaması, HYB usulünde askıya alma örneklerinden biridir. Ayrılan kişinin görevini kimin ve hangi yeterlilikle devralacağını planlayın. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 23

Üç ayrı soruya üç ayrı kanıt hazırlayın

Personel dosyasında önce şu soruları ayırın: Bu kişi hangi işi yapıyor? İlgili iş için hangi yeterlilik kaydı sunuluyor? İşletmeyle çalışma ilişkisi nasıl gösteriliyor? Bir diploma görev dağılımını açıklamaz; bir çalışma kaydı da teknik yeterliliğin bütün şartlarını tek başına karşılamaz.

Kendi tablonuzda her çalışan için görev, faaliyet grubu, ilgili standart maddesi, mevcut belge ve açık kalan konu alanları açabilirsiniz. Aynı kişi birkaç işte görevliyse yalnız adını çoğaltmak yerine, her iş için sunulan yeterlilik kanıtını ayrı gösterin. Böylece bir alandaki tecrübeyi diğer bütün hizmetlere otomatik yaymamış olursunuz.

HYB usulünde çalışan sayısının SGK belgeleriyle gösterilmesi ve sözleşmeyle görev yapan belirli teknik sorumlu/sorumlu müdür durumları ayrı ele alınır. Bu ayrımı bütün çalışanlar için serbest bir sözleşme seçeneği gibi yorumlamayın. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, madde 8.

Çoklu faaliyet örneği

Bir serviste mekanik bakım ve oto elektrik hizmeti bulunduğunu düşünün. İki faaliyeti yürüten çalışanları yazın; ardından her faaliyet için standardın aradığı nitelikle mevcut kayıtları karşılaştırın. Bir kişinin mekanik görev için sunduğu belgeyi, kapsamını okumadan oto elektrik görevinin kanıtı olarak işaretlemeyin.

Tabloda eksik görünen kayıt için hemen yeni eğitim satın almak yerine, önce eksikliğin ne olduğunu belirleyin. Belge hiç yok mu, kapsamı farklı mı, kişi artık o görevde değil mi, yoksa çalışma ilişkisini gösteren kayıt mı eksik? Her durumun çözümü aynı olmayabilir. İlgili maddeye dayanarak hazırlanmış açık bir soru, genel 'kaç personel gerekir?' sorusundan daha somut yanıt alınmasını sağlar.

İşe giriş ve ayrılışta dosyayı güncelleyin

Yeni çalışan geldiğinde görev, belge ve çalışma ilişkisi kayıtlarını aynı anda güncelleyin. Ayrılan kişinin adını personel listesinden silmekle yetinmeyin; hangi hizmetlerde onun yeterlilik kaydına dayanıldığını bulun. Yerine görev alan kişinin bu işleri hangi kayıtlarla üstlendiğini ayrıca açıklayın.

İşyerinin temel şartlarını etkileyen durumlar için gerekli çalışan işten ayrılırsa yapılacaklar rehberini inceleyin. Bu dosya önerisi, belirli diplomanın veya meslek belgesinin belirli standarda göre kabul edildiği yönünde bir karar vermez; karşılaştırmayı okunabilir hale getirir.

Çoklu standartta personel sayısı ve nitelik birlikte değerlendirilir

Usulün 9/6 maddesi birden fazla standart için hesaplanan personel sayılarından en büyüğünün temel alınmasını; diğerlerinin toplamına ana firma/marka sayısına bağlı artış uygulanmasını düzenler. Artış tam sayıya yuvarlanır ve her üç kişilik artışın ilk ikisi teknik, üçüncüsü idari personel olarak alınır. Aynı hüküm bütün standartların personel niteliklerinin karşılanmasını ayrıca arar. Sayısal toplamın tutması, gerekli teknik niteliğin başka bir çalışanla otomatik karşılandığı anlamına gelmez. HYB Usul ve Esasları, madde 9/4–7.

Kendi çalışmanızda iki ayrı çıktı tutun: kapsam için hesaplanan sayı ve her teknik görevi karşılayan kişinin yeterlilik kaydı. Bir çalışan birden fazla göreve aday gösteriliyorsa ilgili standartların bunu hangi koşulla kabul ettiğini inceleyin. Bu rehber, kişinin birden fazla standarda otomatik sayılacağını veya bütün görevler için ayrı kişi gerektiğini söylemez.

İşveren kaydı ile görev değişikliğini birlikte izleyin

SGK kaydı istihdam yönünü, diploma veya diğer mesleki kayıt ilgili yeterlilik yönünü açıklar. Usulün 8/6 maddesindeki sözleşmeli yetkili teknik sorumlu/sorumlu müdür istisnasını, tüm personel için SGK kaydından vazgeçme imkânı olarak yorumlamayın. Başvurudaki görev tanımıyla çalışma ilişkisini ayrı ayrı karşılaştırın.

Personel değişikliği belge şartlarını etkiliyorsa 17. maddedeki 30 günlük bildirim hükmünü ve 23. maddedeki şart kaybı hükümlerini birlikte okuyun. Bu süre, aranan nitelik artık bulunmadığı halde koşullar sağlanıyormuş gibi faaliyeti sürdürme hakkı değildir. Ayrılan kişinin yerine gelenin hangi görevi, hangi tarihte ve hangi dayanakla üstlendiğini kaydetmek hem ilk dosyayı hem sonraki incelemeyi takip etmeyi kolaylaştırır. HYB Usul ve Esasları, madde 8/6, 17 ve 23.