Hizmet Yeterlilik Belgesi

Hizmet Yeterlilik Belgesi, kısaca HYB, hizmet sunan iş yeri ve sunulan hizmetin ilgili Türk standardı veya kriteri kapsamında değerlendirildiği belgelendirmedir. Uygunluğun tespiti sonucunda kuruluş için HYB düzenlenir. TSE Hizmet Yeterlilik Belgelendirme, Bilgi bölümü

Hizmet yeri ve kapsam birlikte okunur

HYB araştırırken şirket unvanından önce hangi hizmetin hangi adreste verildiğini belirleyin. Usul ve esaslar belge kapsamını standart/kriter, marka, model ve ürün/cihaz gibi bilgileri içeren bir kavram olarak açıklar. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, md.4 Bu nedenle bir firmanın belgeye sahip olmasıyla sizin aradığınız hizmetin o belge kapsamında bulunması aynı soru değildir.

Örneğin farklı servis türlerini yalnız “teknik servis” adı altında toplamayın. Yetki ilişkisini, üzerinde çalışılan ürünleri ve hizmet adresini açık yazın. Birden fazla faaliyet veya şube varsa bunları hazırlık notunda ayırın.

Başvurunun temel yolu

HYB başvurusu çevrimiçi yapılır; farklı hizmet yerleri için ayrı başvuru düzeni bulunur. Bir başvuruda birden fazla standart/kriter yer alabilmesi ise ayrıca düzenlenmiştir. 15.03.01.TL.01 Başvuru ve Başvuru Kabul Talimatı, rev.27.07.2026/4, md.3.1–3.2 Bunlar, her faaliyet için tek belgeyle bütün şubelerin kapsanacağı anlamına gelmez.

Doğru standart veya kriterin seçilmesi, evrak ve teknik hazırlıktan önce gelir. Katalogda benzer isimli bir başlık bulmanız yeterli olmayabilir; kapsamı ilgili birimle netleştirin. Alan, ekipman ve personel şartları bütün HYB başvuruları için aynı değildir.

İnceleme ve belgenin devamı

Hizmet yerindeki ve kayıtlardaki uygunluk ilgili kurallara göre incelenir. Belgeli kuruluşun kapsam, adres veya statü değişiklikleri ile ara kontrol işlemleri ayrıca ele alınır. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, md.9,14–20 Belgeyi aldıktan sonra da başvuru bilgilerinin güncelliğini izlemeye devam edin.

HYB'yi TSE'nin diğer ürün veya sistem belgeleriyle aynı işlem olarak değerlendirmeyin. Bir Bakanlık yetkisi veya başka izin istendiğinde de belgenin adını ve düzenleyen kurumu ayrıca kontrol edin. Sektöre özel yasal yükümlülükler için yalnız HYB'nin varlığından sonuç çıkarılamaz.

İlk hazırlık adımı, sunduğunuz hizmetleri ve hizmet yerlerini açıklayan bir kapsam notu oluşturmaktır. Bu bilgiyle resmî standart/kriter listesini inceleyip başvuru biriminin yönlendirmesinden ilerleyebilirsiniz.

Hangi iş yeri için, hangi standartla başvurulacak?

Başvuru hazırlığına bir faaliyet listesiyle başlayın. Her satıra hizmetin adı, verildiği adres, üzerinde çalışılan ürün grubu ve varsa üretici/ithalatçı ile yetki ilişkisini yazın. Aynı adreste sunulan iki hizmetin kapsamı birbirinden farklı olabilir. İki şubenin aynı işi yapması da tek başvurunun her iki adresi kapsayacağı anlamına gelmez.

Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, bir başvuruda birden fazla standart/kriter bulunmasına ve farklı hizmet yerleri için ayrı başvurular yapılmasına ilişkin hükümler içerir. Ayrıca listede bir standart bulunması tek başına yeterli değildir: ilgili kontrol listesi yayımlanmamışsa belgelendirme yapılamayacağı belirtilir. Usul ve Esaslar, 6–7 Bu nedenle faaliyetinizle eşleşen kodu bulduktan sonra başvurulabilir kapsamı ilgili birime teyit ettirin.

HYB dosyasında hangi belgeler koşula bağlıdır?

Herkese aynı belge listesini vermek yanıltıcı olur. Yetkili servis kapsamlarında üretici/ithalatçı ile sözleşme; kendi ürettiği ürüne servis veren kuruluşlarda marka bilgisi; kendi ithal ettiği ürüne servis veren kuruluşlarda sorumluluğa ilişkin taahhütname gibi farklı durumlar usul ve esaslarda açıklanır. Kuruluşun gerekli personeli çalıştırdığını gösteren kayıtlar da ilgili standarttaki sayı ve niteliğe göre değerlendirilir. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 8

Başvuru klasörünü unvan/adres, temsil yetkisi, kapsam ilişkileri ve teknik hazırlık olarak ayırabilirsiniz. Hangi ekin kim tarafından imzalanacağını ve hangi adrese ait olduğunu işaretleyin. Bu, önerilen dosya düzenidir; resmî zorunlu belge listesi değildir. Sözleşmenin taraflarıyla başvuru sahibi farklı görünüyorsa başvuru öncesinde açıklığa kavuşturun. Ayrıntılar için HYB gerekli belgeler rehberine geçin.

Personel, alan ve ekipman ihtiyacı nasıl belirlenir?

İnceleme, başvurulan standart/kriterin şartlarına göre yapılır. Yetkili servisler için asgari alan, çalışan sayısı ve nitelikleri ilgili standarda bağlıdır. Birden fazla standart veya marka içeren kapsamlar için ayrıca hesaplama hükümleri bulunur. Bu yüzden başka bir servisin çalışan sayısını veya metrekare bilgisini kendi iş yerinizin zorunlu sınırı olarak kullanmayın. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 9

Hazırlık tablosunda her şartın karşısına dayanak dokümanı ve madde numarası, işletmedeki karşılığı, eksik varsa yapılacak iş ve sorumlu kişiyi yazabilirsiniz. Cihaz satın alma, alan kiralama veya personel planı gibi maliyetli kararlardan önce uygulanacak sürüm ve kapsamın netleşmesi önemlidir. Bu sayfa bütün hizmet yerleri için tek bir teknik şart listesi sunmaz.

İncelemede eksiklik çıkarsa ne olur?

İlk başvuru incelemesinde fiziksel eksiklik ve belge eksikliği ayrı ele alınır. Okunan 30.11.2023/06 revizyonlu usul ve esasların 11. maddesi, ilk incelemedeki eksikliklerin tamamlanması için 45 gün öngörür. Fiziksel eksiklik giderildiğinde takip incelemesi başvurusu; belge eksikliğinde ise giderildiğini gösteren kayıtların iletilmesi söz konusudur. Bu hüküm, belgenin 45 günde verileceği anlamına gelmez. Usul ve Esaslar, 11

Eksiklik bildirimini alır almaz bildirim tarihi, istenen işlem ve gönderilecek kanıtı kaydedin. Başlangıç dosyasıyla değişen kayıtları ayırt edin. İnceleme raporunda istenenden farklı bir işlemi tamamlamak, aynı eksikliğin kapandığını göstermeyebilir. Başvurunuz için gelen resmî bildirimin içeriğini ve güncel düzenlemeyi izleyin.

Belgenin süresi, yenileme ve vize aynı şey mi?

Usul ve esasların 18. maddesi HYB geçerlilik süresini bir yıl olarak düzenler. Yenileme ve vize aynı işlem değildir: belirli koşullarda zamanında yapılmış ara kontrol dikkate alınarak vize yapılabilir; aksi halde hizmet yerinde inceleme söz konusu olur. Ara kontrol de ayrı bir süreçtir. Usul ve Esaslar, 18–20 Bu süreyi ürün veya yönetim sistemi belgelerine genellemeyin.

İşletme takvimine belgenin son geçerlilik tarihini, son yerinden incelemeyi ve değişen sözleşmeleri birlikte kaydedin. Belgeyi yalnız bir ihale veya müşteri talebi geldiğinde kontrol etmek yerine kapsam ve adres bilgilerini düzenli izleyin. Yenileme talebinin resmî birim tarafından hangi işlem olarak ele alındığını takip edin; her yıl yalnız ödeme yapmanın yeterli olacağını düşünmeyin.

Taşınma, yeni şube ve yeni hizmet ekleme

Yeni bir adrese taşınmakla belediyenin mevcut adresin numarasını değiştirmesi farklıdır. Usul ve esaslar taşınmada yeni hizmet yerinin incelenmesini, taşınma olmadan adres değişikliğinde ise gerekli kayıtlar üzerinden işlem yapılabilmesini ayrı düzenler. Belgede olmayan bir standart/kriterin eklenmesi de kapsam genişletme konusudur. Usul ve Esaslar, 14 ve 21

Değişiklik listesinde yalnız adresi değil hizmetleri, personeli ve yetki ilişkilerini de kontrol edin. Yeni şubeyi eski şube belgesiyle tanıtmayın. Hangi işlemin kapsam değişikliği, hangi işlemin yeni hizmet yeri başvurusu olduğunu başvuru öncesinde belirleyin. Birden fazla standart ve kapsam rehberi bu ayrımı hazırlamanıza yardımcı olur.

Tabeladaki belge hangi hizmet adresini anlatıyor?

Marka prosedürü, kullanım hakkını sözleşme ve kapsamla sınırlar; belge dışında kalan bölüm, bağlı kuruluş veya iştiraklerde kullanıma izin vermez. Bir servis zincirinin merkezinde HYB bulunması bütün şube tabelalarının aynı belgeyi taşıyabileceği anlamına gelmez. TSE-PR-010 s.1–2, md.5.1.

Basit bir kontrol için şube adresini, verilen hizmeti, belge kapsamını ve web sayfasındaki iddiayı eşleştirin. Örneğin yalnız bir hizmet için değerlendirilmiş şubenin tanıtımında bütün hizmetler belgeliymiş izlenimi oluşuyorsa kapsamı açık yazın. Başka bir belge türünün ürün ambalajı kuralını servis işaretinin kullanımına doğrudan taşımayın.

Belgeyle birlikte yetki ilişkisini de güncel tutun

HYB usulündeki üretici/ithalatçı yetki ilişkisi ile marka kullanımının belge kapsamı ayrı kontrollerdir. Aynı unvanla çalışmaya devam etmeniz, değişen servis sözleşmesinin veya yeni şubenin eski belge kapsamında olduğu sonucunu vermez. İlgili değişikliği başvuru dosyası ve tanıtım kayıtlarına birlikte yansıtın. HYB usulü, md.8 ve 14; marka prosedürü, md.5.1.

Yenileme, askı veya iptal bildiriminde yalnız basılı belgeyi değil internet sitesi, teklif ve müşteri dosyalarındaki atıfları da kontrol edebilirsiniz. Belge kullanım rehberi bu hazırlığa yardımcı olur.