HYB başvuru kabul ve ret koşulları

HYB başvurunuzun kabul edilmesi, belgenizin verildiği anlamına gelmez. Önce işletmenin ve talep edilen hizmetin başvuru koşulları değerlendirilir; uygun bulunan dosyaya uzman atanır, inceleme yapılır ve belgelendirme kararı ayrıca verilir. Bu ayrım, başvurunun hangi aşamada beklediğini anlamak için önemlidir. TSE Başvuru Kabul Talimatı, 27.07.2026/4, bölüm 3.1–3.3

Başvurudan önce hizmetinizi doğru tanımlayın

Faaliyetinizi yalnız “teknik servis” diye yazmak yerine hangi ürüne, hangi işlemi, hangi adreste ve hangi yetki ilişkisiyle hizmet verdiğinizi belirtin. Örneğin bir cihazın üreticinin yetkisiyle onarılması ile bağımsız bir işyerinde bakım yapılması aynı kapsam seçimi olmayabilir. İşletmenizin ticaret unvanıyla standart başlığının benzer olması da yeterli değildir.

TSE’nin usul ve esasları, hizmet belgelendirme standardı veya kriteri mevcut olsa bile QDMS’de kontrol listesi yayımlanmayan konudan belgelendirme yapılamayacağını belirtir. Kabul talimatı ise birimin hizmet verdiği standartlar dışındaki başvurular için merkez onayını düzenler. Dolayısıyla bir standart satın almış olmak, ilgili kapsamda başvurunun kesin kabul edileceğini göstermez. Usul ve Esaslar, madde 6 Kabul Talimatı, bölüm 3.1

Başlangıçta kapsam kodunu, standardın tam adını ve gerçek faaliyetinizin kısa açıklamasını birlikte hazırlayın. Standart seçimi net değilse HYB için doğru standart veya kriter seçimi rehberinden ilerleyin.

Kuruluş kaydı ve başvuru yolu

Usul ve esasların 7. maddesinde Esnaf Sicil Odasına kayıtlı şahıs firmaları ile Cokey numarası bulunan gerçek veya tüzel kuruluşlar için başvuru yolu açıklanır. Başvuru avansının yatırılmasının ardından çevrim içi müracaat öngörülür; elden yapılan belge başvurusu kabul edilmez. Kamu kurumları ve sözleşmeye dayalı hizmet veren belirli işyerleri için Cokey konusunda ayrıca hükümler vardır. Bir başka işletmenin belge listesini bu istisnaları ayırmadan kopyalamayın. TSE Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, madde 7

Kuruluş adı, hizmet adresi ve başvuru yetkilisini tutarlı kaydedin. Bir şirketin merkez adresi ile incelenecek hizmet adresi farklıysa bunu açıkça gösterin. Başvuru numarası, avans dekontu ve sistemdeki başvuru durumunu aynı çalışma dosyasında saklamak takip açısından yararlıdır; bu dosya düzeni resmî bir ek evrak şartı değildir.

Aynı adreste çalışan işletmeler için ayrım

Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği kapsamındaki yetkili servis standartlarında, aynı adreste aynı standart veya konuda birden fazla gerçek ya da tüzel kişinin faaliyeti varsa yalnız birinin müracaatı kabul edilir. İşyeri standartları bakımından aynı adreste farklı standart veya konularda faaliyet gösteren ayrı kuruluşların başvuruları ise kabul edilebilir ve ayrı belgeler düzenlenebilir. Bu iki durumu “aynı adreste iki belge olmaz” şeklinde tek kurala indirmek yanlıştır. Kabul Talimatı, bölüm 3.2

Aynı yerde bulunan CNG ile akaryakıt ve/veya LPG ikmal faaliyetleri için de özel ayrım düzenlenmiştir. Ayrıca aynı kuruluşun farklı hizmet yerleri için ayrı başvuru gerekir. Birden fazla standardı tek başvuruda toplamakla farklı şubeleri tek başvuruda toplamak farklı konulardır. Usul ve Esaslar, madde 7

Kabul sonrasında hangi aşamalar gelir?

Uygun bulunan çevrim içi başvuru idari personel tarafından onaylanır; ardından birim amiri uzman atar. İnceleme, başvurulan kapsamın şartlarına göre yürütülür. Eksik bilgi veya dokümanların belgelendirme kararı verilmeden tamamlanması gerekir. İnceleme dosyasının nihai değerlendirmesi ise karar uzmanına aittir. Kabul Talimatı, bölüm 3.3 Usul ve Esaslar, madde 8–10

Bu nedenle “ödeme yapıldı”, “başvuru onaylandı”, “inceleme tamamlandı” ve “belge düzenlendi” kayıtlarını ayrı takip edin. Müşterinize belge sunmanız gereken bir tarih varsa idari kabul ekranını belge yerine kullanmayın. Güncel belge ve kapsamı düzenlenen kayıttan kontrol edin.

Ret veya eksiklik bildirimini nasıl ele almalısınız?

Önce bildirimin başvuru kabulüne mi, inceleme sonucuna mı yoksa mevcut bir belgenin durumuna mı ilişkin olduğunu belirleyin. Sonra gerekçeyi, dayanak maddeyi, istenen düzeltmeyi ve dosyanız için verilen tarihi kaydedin. Yanlış kapsam seçimi ile uygun kapsamda eksik doküman sunulması aynı düzeltmeyle çözülmez.

Yanıltıcı bilgi veya tahrif edilmiş evrak için usulün 8. maddesinde başvurunun reddi ve altı ay yeni müracaat kabul edilmemesi düzenlenir. Bu yaptırımı bütün retlere uygulanan genel bir bekleme süresi gibi yorumlamayın. Yanlışlık gördüğünüz bir kaydı gizlemek yerine doğru kaydı ve açıklamasını ilgili birime sunun. Usul ve Esaslar, madde 8