Belge geçerliliği gözetim ve yenileme nasıl takip edilir?

Belgenin geçerliliğini yalnızca duvardaki kopyanın tarihine bakarak takip etmeyin. Belge türü, gözetim işlemleri, dayanak dokümanın güncelliği ve varsa karar bildirimleri birlikte değerlendirilmelidir.

Her belgenin süresi aynı mı?

TSE Belgelendirme Yönergesi, geçerlilik ve yenileme sürelerini ilgili belgelendirme kurallarına bırakır. Uluslararası anlaşma kapsamında düzenlenen belgeler için ayrıca o anlaşmadaki hükümler dikkate alınır. Dolayısıyla bütün TSE belgelerine tek bir yıl sayısı yazmak doğru değildir. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, madde 23

İşletme için takip düzeni

Kendi kayıt tablonuzda belge numarası, program, kapsam, son geçerlilik tarihi, sorumlu kişi ve bekleyen işlemleri tutun. Gözetim veya yenileme bildirimlerini aynı dosyaya ekleyin. Bu tablo resmî sistemin yerine geçmez; işletme içinde unutulan işlem kalmasını önlemeye yardım eder.

Gözetim, ilgili şartlara uygunluğun devam edip etmediğini kontrol etmek için yürütülür. Belgenin tarihinin henüz dolmamış olması açık bir uygunsuzluk veya askı kararını yok saymak için gerekçe değildir. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, madde 22 ve 36

Standart değişirse

Belgelendirmeye esas doküman revize olduğunda uygulanacak yol, değişikliğin yürürlük tarihi ve teknik içeriği dikkate alınarak belirlenir. Eski standarda göre aldığınız belgeyi yeni standarda kendiliğinden dönüşmüş kabul etmeyin. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, madde 24

Son kontrol

Yenileme veya durum değişikliği sonrasında düzenlenen belgeyi ve resmî sorgulama kaydını kontrol edin. Güncel belgeyi tedarikçi dosyanıza ekleyin; eski sürümün tekliflerde kullanılmasını önlemek için paylaşılan klasörleri de güncelleyin. TSE'nin farklı belge türleri için ayrı sorgulamaları vardır. TSE Online Sorgulamalar, sorgulama türleri

Takvimde dört ayrı olayı izleyin

Belgenin üzerindeki bitiş tarihi, gözetim faaliyeti, dayanak standardın değişmesi ve askı kararı aynı olay değildir. Yönergenin 22. maddesi gözetimi, 23. maddesi geçerlilik/yenilemeyi, 24. maddesi dayanak doküman değişikliklerini ayrı düzenler. Takviminiz yalnız belge bitiş günü içeriyorsa diğer gelişmeleri kaçırabilirsiniz. Yönerge, fiziksel sayfa 11–12.

Örneğin belge bitiş tarihi gelecek yılda olduğu halde bu yıl üretim yeriniz değiştiyse durumu bir sonraki yenilemeye kadar bekletmeyin. Başvuru formu ve eklerindeki değişikliklerin en geç otuz gün içinde bildirilmesine ilişkin hüküm, belgenin bitişinden farklı bir yükümlülüktür. İlgili programın özel düzenlemesi de ayrıca kontrol edilmelidir. Yönerge, madde 21, sayfa 11.

Her belgeyi bir yıl süreli kabul etmeyin

Yönerge, belge geçerlilik ve yenileme sürelerini ilgili belgelendirme kurallarına bağlar; uluslararası anlaşmalar kapsamındaki belgeler için de ayrıca açıklama yapar. Dolayısıyla farklı programların belgelerine tek bir ortak yenileme döngüsü atamak doğru olmaz. Elinizdeki belgenin türünü, düzenleme ve geçerlilik tarihlerini, program kurallarını birlikte okuyun. Yönerge, madde 23, sayfa 11–12.

Bir standart değiştiğinde eski baskının kullanımı için geçiş düzeni bulunabilir. Eski belgedeki tarih, yeni uygulamanın bütün teknik şartlarını açıklamaz. Yönerge, değişen dokümanın yürürlüğe giriş tarihi ve şartları dikkate alınarak yeni uygulamaların belirlenmesini ve resmî sitede yayımlanmasını öngörür. İlgili programa ait duyuru ve kapsamı takip edin. Yönerge, madde 24, sayfa 12.

Askı sebebi giderildiğinde belge kendiliğinden açılmaz

Askı sırasında belge ve marka kullanım hakkı durur. Sebebin giderildiğini bildirmeniz sonrasında yapılacak değerlendirme ve yetkili karar organının kararı, askının sona ermesinde ayrı aşamalardır. İşletmenin kendi düzeltici faaliyet kaydını tamamlamasıyla satış ekibine otomatik kullanım onayı vermeyin. Yönerge, madde 29, sayfa 12–13.

Pratik takip kaydınızda belge numarası, program, kapsamdaki yer/faaliyet, sorumlu kişi, son kurum yazısı ve sıradaki işlem bulunsun. Yenileme veya durum değişikliğinden sonra satıştaki PDF, internet açıklaması ve tedarikçi dosyalarını aynı güncel kayda bağlayın. Bu öneri yeni bir TSE formu veya sabit gözetim takvimi oluşturmaz; var olan yükümlülükleri birbirine karıştırmadan izlemenizi sağlar.