Standart değişikliğinde işletme içi etki tablosu nasıl hazırlanır?

Bir standardın yeni baskısının yayımlanması, işletmenizde hangi kaydın veya uygulamanın değişeceğini kendiliğinden göstermez. Etki tablosu; yeni baskıyı ilgili ürün, hizmet, doküman ve sorumlularla ilişkilendiren işletme içi çalışma kaydıdır. Buradaki alanlar editoryal hazırlık önerisidir; resmî TSE formu veya bir standardın teknik şartlarının özeti değildir.

Değişen dokümanı doğru tanımlayın

Eski ve yeni standardın tam kodunu, baskı tarihini ve durum bilgisini kaydedin. Belge kapsamındaki standart ile satın aldığınız dosyanın aynı olduğundan emin olun. TSE standart arama hizmetinden künye kontrolü, tam metin satın alma/erişim işleminden ayrı düşünülmelidir. TSE Standart Arama, Standart arama hizmeti; TSE Standart Satın Al/Abone Ol, Standart tam metin satışı.

Yalnız başlığın değişmiş görünmesine bakarak teknik şartların aynı kaldığını varsaymayın. Teknik karşılaştırmayı erişim hakkınız olan eski ve yeni metinler üzerinden yapın. Bu rehber belirli bir standardın eski/yeni tam metinlerini karşılaştırmış veya işletmenize özgü farkları belirlemiş değildir; bu yüzden doldurulmuş teknik değişiklik listesi sunmaz.

Standart tarihi ile belgelendirme geçişini ayırın

TSE Belgelendirme Yönergesi, temel dokümandaki değişikliklerde yürürlük tarihi ve teknik içerik dikkate alınarak yeni uygulamaların belirlenmesini; programın usul ve esaslarının ayrıca uygulanmasını düzenler. Bu nedenle standardın yayımlanma tarihi tek başına tüm belgelerin son geçiş tarihi olarak kullanılmamalıdır. TSE Belgelendirme Yönergesi, 06.08.2024/1, madde 24.

HYB programında da ayrı geçiş hükümleri vardır: değişikliğin mahiyetine göre komite geçiş süresi ve yerinden inceleme ihtiyacını değerlendirir. Metindeki “18 aya kadar” ifadesi her kuruluşa otomatik ve sabit 18 ay tanındığı anlamına gelmez; komitenin süreyi uzatıp kısaltma yetkisi de bulunur. Henüz sonuçlanmamış başvuruların yeni standart/kritere göre tamamlanması ayrıca düzenlenir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, madde 22.

Dosyanıza size uygulanacak program duyurusunu veya birim bildirimini ekleyin. Somut geçiş kararı yoksa boş bir tarihi kesin son gün gibi doldurmayın; “TSE’den teyit bekleniyor” kaydıyla sorumluyu belirleyin.

Her değişiklik için kullanılabilecek alanlar

Elektronik tabloda veya kurum içi takip sisteminde şu alanları oluşturabilirsiniz:

• Kaynak: eski/yeni doküman kodu, baskı ve karşılaştırılan madde numarası.
• Değişikliğin kısa açıklaması: tam metni çoğaltmadan kendi çalışma notunuz.
• Etkilenen alan: ürün, hizmet, ekipman, personel yeterliliği veya işletme dokümanı.
• Mevcut durum: uygulamayı gösteren kayıt ve açık eksiklik.
• Yapılacak iş: somut işlem, sorumlu ve planlanan tarih.
• Dayanak tarih: program kararı veya bildirim bağlantısı.
• Kapanış kanıtı: yeni kayıt, uygulama kontrolü ve kontrol eden görevli.

Her satırda “bizde uygulanmıyor” sonucunun gerekçesini de kaydedin. Bir ekipman alımı gerektiğine karar vermeden önce ilgili maddeyi, mevcut ekipmanı ve program yorumunu birlikte değerlendirin; yalnız yeni baskı çıktı diye alışveriş listesi oluşturmayın.

Belge kapsamına ve yayına yansımayı izleyin

İş tamamlandı işareti, TSE’nin uygunluk kararı yerine geçmez. Gerekli başvuru veya inceleme varsa onu ayrı takip edin. HYB hükümleri, verilen sürede uyum sağlanmayan standart/kriterin kapsamdan çıkarılabilmesini açıklar. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, madde 22.

İç prosedürün yeni sürümünü yayımladığınızda eskisinin kullanımını kontrol edin; çalışanlara hangi işlemin değiştiğini somut olarak anlatın. Belge kapsamı da değiştiyse web sitesi ve tekliflerdeki açıklamaları güncelleyin. Böylece çalışma kaydı, yalnız standart satın alındığını gösteren bir liste olmaktan çıkar ve uygulamadaki değişikliğe bağlanır.

Boş bir etki satırı nasıl doldurulur?

Teknik hüküm uydurmadan kullanılabilecek örnek satır şöyle kurulabilir: “Karşılaştırılan madde: [eski ve yeni madde numarası]. Etkilenen süreç: [işletmedeki süreç]. Mevcut kanıt: [kayıt veya uygulama]. Tespit edilen fark: [metin karşılaştırmasına dayanan kendi açıklamanız]. İşlem: [sorumlu, planlanan tarih ve kapanış kaydı].” Köşeli parantezleri erişim hakkınız olan metinler ve gerçek işletme kayıtlarıyla doldurun. Burada adı geçmeyen bir cihazı, personel sayısını veya alan ölçüsünü zorunluymuş gibi eklemeyin.

Bir değişiklik birden fazla ürünü etkiliyorsa her ürünü ilgili uygulama kaydıyla ilişkilendirin. Aynı aksiyon bütün ürünler için yeterliyse ortak aksiyona bağlantı verilebilir; ancak bir ürünün kapanış kanıtını kapsamı farklı diğer ürünlere açıklamasız taşımayın. “Uygulanmıyor” sonucunda da kapsam gerekçesini yazın. Boş bırakılan satır ile gerekçeli biçimde uygulanmadığı belirlenen satır aynı durum değildir.

Teknik tamamlanma ve belge işlemini ayrı kapatın

İşletme içi uygulamanın güncellenmesi, gerekli belgelendirme işleminin de sonuçlandığını göstermez. Yönetim sistemleri usul ve esaslarının 19. maddesi standart değişikliğinin bildirimini ve geçişin ilgili karar çerçevesinde ele alınmasını düzenler; buradan tüm programlara ortak sabit süre çıkarılamaz. Yönetim sistemleri usul ve esasları, madde 19.

Takipte iki kapanış alanı kullanabilirsiniz: işletmedeki işlemin kanıtı ve gerekiyorsa TSE sürecinin bildirimi/kararı. Yeni prosedür yayımlanmış ama ilgili inceleme bekleniyorsa ilk alan tamamlanmış, ikinci alan beklemede kalabilir. Son kontrolü yapan kişi hangi kayda baktığını yazdığında tablo, yalnız görevlerin işaretlendiği bir listeden uygulanmış değişikliği gösteren kayda dönüşür.

Konunun ana rehberleri: Standart tadil revizyon iptal ve yerine geçen standart · İptal edilen kriterler ve standart değişiklikleri nasıl takip edilir?.