Belge askıya alma iptal ve yeniden başvuru

Uyarı, askı ve iptal kararları aynı sonucu doğurmaz. Elinize bir bildirim geldiğinde önce hangi belgenin, hangi kapsamın ve hangi kararın söz konusu olduğunu okuyun. TSE genel yönergesi bu işlemleri ayrı maddelerde tanımlar. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, madde 34–37

Uyarı ve düzeltici faaliyet

Uyarı, tespit edilen aykırılığın veya uygunsuzluğun giderilmesine ilişkin resmî bildirimdir. İstenen düzeltmeyi, sorumlu kişiyi ve bildirilen süreyi kendi dosyanızda takip edin. Bir eksikliği giderdiğinizi düşünmenizle bunun TSE tarafından yeterli bulunması farklı aşamalardır. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, madde 35

Askı durumunda

Askı, sözleşme feshedilmeden belge ve marka kullanım hakkının belirli süreyle durdurulmasıdır. Belgenin basılı kopyası sizde bulunmaya devam etse de aynı kullanım hakkının sürdüğünü varsaymayın. Kararın kapsamını ve gerekli işlemleri ilgili birimden netleştirin. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, madde 36

İşletme içi kontrol için belgeye atıf yapan teklif, katalog ve internet sayfalarını listeleyin. Hangi kullanımın durdurulacağı ve hangi kayıtların güncelleneceği somutlaşsın. Programın özel marka kurallarını da okuyun.

İptal ve yeniden başvuru

İptal ve sözleşmenin feshi, verilen belge ve marka kullanım hakkının sona ermesi olarak düzenlenir. Yeniden başvuru yolu kararın nedeni ve ilgili programın özel kuralları üzerinden kontrol edilmelidir. Her iptalden sonra aynı süreyle ve aynı evrakla başvuru yapılacağı söylenemez. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, madde 37 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 24

Karara katılmıyorsanız resmî itiraz sürecini inceleyin. İtiraz ile düzeltici faaliyet birbirinin yerine konulmamalıdır; dosyanızdaki süreleri ve sizden beklenen işlemleri ayrı takip edin. TSE-PR-009 İtiraz, Şikâyet ve Uyuşmazlık Değerlendirme Prosedürü, rev.26.12.2024/14, madde 5.1

İptal sonrası belge iade süresi programa göre değişir

TSE Belgelendirme Merkezinin 11 Haziran 2026 revizyonlu yaptırımlar prosedüründe, sözleşmesi feshedilerek ürün belgesi iptal edilen kuruluşun belgeyi en geç 30 gün içinde Belgelendirme Merkezine iade etmesi yazılıdır. Yönetim sistemi ve helal belgelendirme bölümlerinde ise fesih bildirimiyle belge ve eklerinin en geç 15 gün içinde TSE’ye iadesi ayrı düzenlenir. Bu nedenle başka bir belge türü için okuduğunuz süreyi kendi kararınıza taşımayın; programınızı ve size bildirilen iade işlemini kontrol edin. BM-PR-006, rev.11.06.2026/10; 4.1.3 s.2, 4.2.1 s.4, 4.3.1 s.5.

Belgeyi fiziksel olarak iade etmek ile belge/marka kullanımını durdurmak aynı tarihe ertelenecek tek iş değildir. Prosedürün sistem ve helal bölümleri, fesih tarihinden itibaren belge ve marka/logonun kullanılmamasını ayrıca belirtir. Ürün belgesinde de markanın mevcut stok ürünlerden kaldırılması ve yazışma, satış bağlantıları, ilan ve reklamlardaki kullanımının durdurulması düzenlenir. Kuruluşun kendi talebiyle fesih veya askı hâlinde, belgeli dönemde üretilmiş ve piyasada bulunan ürünler için talebe bağlı, en çok bir yıllık izin verilebilmesi özel bir hükümdür; otomatik stok satış izni olarak yorumlamayın. BM-PR-006, 4.1.3 s.2–3; 4.2.1 s.4; 4.3.1 s.5.

Ürün kapsamını daraltmak askıyı kendiliğinden kaldırır mı?

Birden fazla ürün tipini kapsayan belgede uygunsuz ürünün çıkarılması yazılı olarak talep edilebilir. Prosedür, diğer tiplerden numune alınıp uygun sonuç elde edilmesini; numune alınmamışsa uygunsuzluğun diğer tiplere etkisinin değerlendirilmesini ayrı yollar olarak gösterir. Etki varsa takip incelemesi gerekir ve bu sonuçlanana kadar belge askıda kalır. Kapsamı satış listenizden silmek komite kararının yerine geçmez. BM-PR-006 s.3, md.4.1.4.

Örnek: üç modelden birindeki bulgunun yalnız o modele mi yoksa ortak üretim sürecine mi ait olduğu belirlenmeden, kalan iki modelin kullanım hakkının devam ettiğini ilan etmeyin. Karardaki kapsamı ve yapılan incelemeyi model listesiyle eşleştirin.

Her uygunsuzlukta aynı sıra uygulanmaz

Yaptırım tablosu ilk belgelendirme, gözetim, standart geçişi, adres değişikliği ve kapsam genişletmeyi ayrı satırlarda ele alır. İlk incelemede küçük üretim yeri uygunsuzluğu yanında üründe kritik olmayan uygunsuzluk bulunması ile üründe hiç uygunsuzluk bulunmaması aynı sonuç satırı değildir. Bu nedenle “küçük uygunsuzluk her durumda belgeye engel olmaz” gibi genel bir kural kullanmayın. Tablo 1, fiziksel s.7–9.

Kapsam genişletmede üretim yeri bulgusunun mevcut kapsamdaki ürünleri de etkilemesi, eski belge bakımından ayrıca sonuç doğurabilir. Yeni ürün başvurusunun reddini eski kapsamdan tamamen bağımsız kabul etmeyin. İlgili raporun hangi ürünleri etkilediğini kontrol edin. Tablo 1, madde 5, s.9.

Yönetim sistemi ve FSSC dosyasını ayrı izleyin

Sistem belgesinde askıyı kaldırma talebi yazılı olarak alınır; takip raporuyla komite kararı verilir. Logo kullanımına bağlı bazı düzeltmeler için evrak üzerinden karar seçeneği vardır. FSSC ise kendi program talimatına ve tablodaki özel hükümlere bağlanır. Genel sistem askısındaki özel uzatma yolunu FSSC'ye otomatik taşımayın. Prosedür s.4 ve Tablo 1, s.10–12.

Pratik takip kaydında karar tarihi, gerekçe, uygulanacak program, son işlem tarihi, gönderilen kanıt ve komite yanıtını ayrı tutabilirsiniz. Bu kayıt, idari kararın yerine geçmez; eksik kapatma başvurusu, takip incelemesi ve kullanımın yeniden başlaması arasındaki farkı korur.

Kullanım hakkının sona ermesiyle ücret hesabını ayırın

Ücret yönergesinde ürün markası kullanımının hesabı, iptalin kim tarafından başlatıldığına göre farklı tarihlere bağlanır. TSE'nin iptalinde komite kararının bulunduğu ay; belge sahibinin talebinde ise dilekçenin TSE evrak kayıt tarihinin bulunduğu ay esas alınır. Helal marka kullanımında da bu ayrım ayrıca düzenlenir. Ayın ücret hesabında tam sayılması, belge ve markayı ay sonuna kadar kullanma izni değildir. Ücret yönergesi, madde 20(4)–(5), sayfa 6; madde 41(4)–(5), sayfa 10.

Yönetim sistemlerindeki yıllık kullanım ücreti için askı veya iptalde geri ödeme yapılmaması ayrı maddede yer alır. Kendi dosyanızda karar, dilekçenin evrak kaydı ve fatura hesabını ayrı belgelerle takip edin; bir programın ücret sonucunu başka belge türüne taşımayın. Madde 35, sayfa 9.