HYB kapsam genişletme ve kapsam daraltma

HYB kapsamını değiştirmek istediğinizde önce ne ekleyip çıkardığınızı belirleyin: yeni bir standart mı, mevcut standart altında bir marka mı, üretici/ithalatçı ilişkisi mi? TSE usul ve esasları bu değişiklikleri aynı inceleme yoluna bağlamaz. Mevcut belgenizdeki kapsam, yeni talebin onaylandığı anlamına gelmez. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 30.11.2023/6, madde 14–15

Mevcut kapsam ile talep edilen kapsamı karşılaştırın

Başvuru hazırlığında iki liste kullanabilirsiniz: belgenizde bugün yer alanlar ve başvurudan sonra yer almasını istedikleriniz. Her satıra standart/kriter kodunu, ana firmayı, markayı ve ilgili hizmeti yazın. Böylece “kapsam büyüyecek” ifadesi yerine incelenebilir bir fark ortaya çıkar.

Örneğin cihaz onarımı yapan bir servisin mevcut marka ilişkisine yeni marka eklemesi ile başka cihaz grubunun standardını eklemesi aynı talep değildir. Her ikisi işletmenin hizmetlerini artırsa da birinde mevcut standardın izin verdiği kapsam, diğerinde yeni standardın şartları gündeme gelir. Bu örnek bir uygunluk kararı değildir; başvurunun doğru tarif edilmesi içindir.

Yeni standart veya kriter eklenmesi

Belgede bulunmayan bir standart veya kriterden müracaat edildiğinde usulün 14. maddesi hizmet adresinde yerinde inceleme yapılmasını düzenler. İnceleme olumluysa kapsam yeniden düzenlenir; olumsuzsa belgenin önceki kapsamıyla devam etmesi öngörülür. Bu hüküm, yeni talebin olumsuzluğunu her durumda bütün belgenin iptaliyle eşitlememeniz gerektiğini gösterir. Mevcut kapsamda ayrıca uygunsuzluk bulunması ise farklı hükümleri gündeme getirebilir. Madde 14(1)

Yeni kodu hazırlık listesine yazdıktan sonra alan, çalışan niteliği ve hizmet düzenindeki etkisini ilgili standarda göre çalışın. Bir internet özeti, standardın teknik şartlarını karşılayan dosyanın yerine geçmez. İnceleme tamamlanmadan yeni faaliyeti HYB kapsamında gösteren reklam veya teklif yayımlamayın.

Firma veya marka eklemek ne zaman kayıttan yapılabilir?

Üretici, ithalatçı veya marka ekleme talebi sözleşmeyle birlikte sunulduğunda, standardın veya kriterin izin vermesi koşuluyla yerinde inceleme olmadan kayıttan değerlendirilebilir. Alan ve çalışan sayısı gibi koşulların yeterli olması bu değerlendirmenin parçasıdır. “Marka ekleme her zaman evrakla biter” sonucu çıkarılamaz. Madde 14(2)

Usulde ayrıca iki sayısal eşik bulunur. Farklı tarihlerde kayıttan üç kapsam genişletme yapılmasından sonraki kapsam genişletme talebi yerinde incelemeye bağlanır. Burada üç marka değil, farklı tarihlerde yapılmış üç kayıttan işlem sayılır. Tek seferde üç ana firmadan veya beş markadan fazla ekleme istenmesi de yerinde inceleme gerektirir. Madde 14(3)

Örneğin bir talepte altı marka eklenmesi ikinci koşulu aşar. Yalnız iki marka eklenmesi ise otomatik kayıttan işlem garantisi vermez: önceki işlem sayısı ve standardın diğer şartları da dikkate alınır. Geçmiş genişletme tarihlerini ve bu talebin firma/marka adetlerini kendi dosyanızdan çıkarıp ilgili birime birlikte iletin.

Kapsam daraltma hangi yollardan gündeme gelir?

Yetkili servis sözleşmesi bitmiş ve yenilenmemişse kapsam daraltılabilir. Süre dolmadan tarafların ıslak imzalı mutabakatı ve yetki belgeleriyle çıkarma yapılabilmesi, noter ihtarnamesiyle tek taraflı sözleşme iptali ve incelemede uygunsuzluk üzerine kuruluşun talebiyle daraltma usulde ayrı ayrı ele alınır. Hangi yolun kullanıldığına göre sunulacak kayıt da değişir. Madde 15

Talebinizde bütün belgenin iptalini mi, belirli standart veya markanın çıkarılmasını mı istediğinizi açık yazın. Bir sözleşmenin bittiğine ilişkin e-postayı, usulün aradığı imzalı mutabakat veya noter ihtarnamesiyle aynı belge saymayın. Temsil yetkisi ve evrak biçimi konusunda dosyanıza uygulanacak koşulu ilgili birimden netleştirin.

Ücret ve belge çıktısını birlikte takip edin

Kayıttan kapsam işlemleri ücretlendirme esaslarında işlem ücretiyle; kapsamda bulunan standart, firma ve marka sayıları ise ilgili ek ücretlerle ilişkilendirilir. Yenileme sırasında yapılan değişiklikler gibi istisnalar vardır. Talebinizin işlem türünü belirtmeden toplam ücret hesabı istemek yanlış karşılaştırmalara yol açabilir. Ücretlendirme Esasları, 01.01.2026/16, madde 5.4 ve 5.9

İşlem tamamlandığında yeni belgenin eklerini de kontrol edin. Çıkarılmasını istediğiniz markanın hâlâ listede bulunması veya yeni standardın yanlış yazılması halinde ilgili birime kayıtla başvurun. Son olarak internet sitenizi, tekliflerinizi ve müşteri bilgilendirmenizi yeni kapsamla eşleştirin. Belgenin dosyadaki son haliyle sahada kullanılan tanıtımların aynı olması gerekir.