HYB başvurusu için gerekli belgeler

HYB evrak dosyası, iş yerinizin verdiği hizmete ve başvurunun türüne göre hazırlanır. Yetkili servis, kendi ürettiği ürüne servis veren kuruluş, ithalatçı veya sözleşmeyle hizmet sunan işletme aynı durumda değildir. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları bu ayrımları ayrı maddelerde ele alır. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, md.7–8

Kuruluş, hizmet adresi ve faaliyet bilgilerini ayırın

İlk hazırlık notunuzda kuruluş unvanını, merkez adresini, hizmetin verildiği yeri ve belgelendirmek istediğiniz faaliyetleri ayrı gösterin. Şube söz konusuysa başvurunun hangi hizmet yeri için yapıldığını açıkça yazın. HYB başvuru talimatı, aynı kuruluşun farklı hizmet yerleri için ayrı başvuruyu düzenler. 15.03.01.TL.01 Başvuru ve Başvuru Kabul Talimatı, rev.27.07.2026/4, md.3.2

Bu ayrım evrak kontrolünde önemlidir: merkezinizin sicil bilgisiyle fiilen hizmet verilen adresi aynı bilgi gibi kullanmayın. Sözleşmeye dayalı faaliyetlerde farklı düzenlemeler bulunabildiğinden kendi durumunuzu ilgili hizmet belgelendirme birimine açıklayın. Dosyada adresle ilgili bir değişiklik varsa önce hangi kaydın güncellendiğini belirleyin.

Hizmet ilişkisinin dayanağını hazırlayın

“Yetkili Servisler” kapsamındaki standarda başvururken üretici/ithalatçı ile servis arasındaki ilişki önem taşır. Usul ve esaslar sözleşmenin ve imza/yetki bilgilerinin nasıl ele alınacağını açıklar. Kendi ürettiği ürüne hizmet veren kuruluş ile ithalatçı veya dağıtıcı için de ayrı evrak hükümleri bulunur. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, md.8

Sözleşmenin sadece son imza sayfasını kontrol etmekle yetinmeyin. Başvurulan marka, ürün ve taraflarla dosyadaki bilgiler arasında bağlantı kurulabildiğini gözden geçirin. Bu öneri, her işletmeye aynı sözleşme türünü zorunlu kılmak anlamına gelmez. Resmî örneğin sizin faaliyetinizde uygulanıp uygulanmadığını ve hangi imza/onay düzeninin gerektiğini ilgili birimle netleştirin.

Bir belgeyi kim adına sunduğunuz anlaşılır olmalıdır. Başvuru kuruluşu, sözleşmenin tarafı ve belgeyi imzalayan kişinin yetkisi birbiriyle tutarlı değilse belirsizliği başvuru öncesinde çözün. Eksik bir ilişkiyi “zaten aynı grup şirketiyiz” açıklamasıyla tamamlanmış saymayın.

Usulün 8. maddesindeki evrak ayrımları

Aşağıdaki maddeler genel bir dosya hazırlığı önerisinden farklı olarak, okunan usul metnindeki belirli koşulları özetler. Her satırı bütün başvurulara uygulamayın; işletmenizin rolünü ve başvurulan standardın başlığını birlikte değerlendirin.

• “Yetkili Servisler” başlıklı standart veya kriterlerde noter huzurunda yapılmış sözleşmenin aslı ya da aslı görülerek alınan fotokopisi kullanılabilir. Diğer yol, ıslak imzalı sözleşmenin aslı veya aslı görülmüş fotokopisiyle birlikte noter onaylı yetki belgesi ve güncel imza sirküleri fotokopisini sunmaktır; vekâleten işlemde noter onaylı güncel vekâletname aranır. Sözleşmenin noter huzurunda yapılmasıyla imza yetkisini gösteren belgenin noter onayını karıştırmayın.
• Kendi ürettiği ürüne hizmet veren kuruluş için marka tescil belgesi veya marka başvurusunu gösteren belgeye ilişkin hüküm bulunur. Başvuru kaydını kesinleşmiş tescil gibi tanıtmayın; hangi kaydı sunduğunuzu açıkça belirtin.
• Dağıtıcı/distribütör kuruluş veya kendi ithal ettiği ürüne servis veren kuruluş, ürünün sorumluluğunu üstlenen taahhütnameyi imza yetkilisinin ıslak imzasıyla sunar. Buna güncel noter onaylı imza sirkülerinin fotokopisi eşlik eder. Taahhütname, TSE örneğindeki bilgileri içermelidir; yetkili servis sözleşmesiyle aynı belge değildir.
• İlgili standardın istediği sayıda eleman çalıştırılması SGK belgeleriyle gösterilir. Sözleşmeyle hizmet veren yetkili teknik sorumlu veya sorumlu müdür için ise sözleşme alınması yeterli görülür. Bu istisnayı diğer çalışanların istihdam kayıtlarına genellemeyin.
• Aynı kişinin vekâleten sözleşmenin her iki tarafı adına imza atması usulde kabul edilmez. Yetki belgesi bulunmasını bu sınırı kaldıran genel bir izin gibi yorumlamayın.

Bu ayrımlar Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları’nın 8. maddesine dayanır. İşletmenin hukuki kimliği, hizmet adresi, standardın adı ve marka ilişkisi belgelerin içeriğiyle tutarlı olmalıdır. Bir evrakın biçiminin uygun olması, faaliyetin teknik şartları sağladığını göstermez.

“İş Yerleri” başlıklı standart/kriterlerde hizmet sözleşmeye dayanıyorsa usulün 8(3). maddesindeki sözleşme ve yetki belgeleri ayrıca ele alınır. Kuruluş kamu kurumuysa ilgili konuda işlem yapma yetkisini gösteren kurum belgesi sunulur. Yetki ve imza kayıtlarının güncelliği ile sözleşmedeki imzaların uyumu kontrol edilir.

Usulün 8(8). maddesi KEP üzerinden gönderilen imzalı belgeler için de düzenleme içerir. Islak veya elektronik imzalı belgenin bu kanaldan gönderilmesi, imzalayanın yetkisinin kontrolünü ortadan kaldırmaz; noter onaylı yetki belgesi veya vekil için noter onaylı güncel vekâletname kontrol edilir. Bu hükmü bütün eklerin sıradan e-postayla kabul edildiği şeklinde yorumlamayın. Usul, madde 8(3) ve 8(8)

TSE ile yapılan sözleşme ayrı bir kayıttır

HYB ve markası kullanma tip sözleşmesi, TSE ile belge sahibi kuruluş arasındaki belge kullanma ilişkisini düzenler. Üretici veya ithalatçı ile imzalanan yetkili servis sözleşmesinin yerine geçmez. Tip sözleşmede kuruluşun unvanı, adresi, belge numarası ve sözleşme tarihi gibi alanların hangi kayda ait olduğunu kontrol edin. Sözleşme, biri TSE’de diğeri kuruluşta kalacak iki nüsha olarak düzenlenmesini belirtir. Tip sözleşme, madde 1–2 ve 9–10

Personel kayıtlarını teknik şartlardan ayırın

Çalışması gereken personelin sayısı ve niteliği ilgili standarda göre belirlenir. Usul ve esaslar personel istihdamını kanıtlayan kayıtları ayrıca ele alır; sözleşmeyle çalışan yetkili teknik sorumlu veya sorumlu müdür için özel duruma değinir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, md.8–9

Bu nedenle bu sayfadan çalışan sayısı, diploma türü veya sertifika listesi çıkarılamaz. Önce standardın faaliyet kapsamını doğrulayın; ardından hangi kişinin hangi niteliği karşıladığını çalışma çizelgesine yazın. Personelin belgesinde yazan unvan ile başvuruda üstlendiği görev arasında açıklama gerekiyorsa bunu önceden hazırlayın. Tarihi geçmiş veya başka kişiye ait kayıtlar üzerinden kontrol yapmayın.

Elektronik başvuru dosyasını düzenleyin

HYB talimatı çevrimiçi başvuru, yeni başvurudaki avans şartı ve başvurunun değerlendirilmesini açıklar. 15.03.01.TL.01 Başvuru ve Başvuru Kabul Talimatı, rev.27.07.2026/4, md.3.1–3.3 Portalda talep edilen ekleri okunabilir biçimde hazırlayın. Bir taramada sayfa eksikliği, yanlış yönde görüntü veya imza bölümünün kesilmesi gibi sorunları göndermeden önce kontrol etmeniz yararlıdır.

Kendiniz için bir evrak listesi oluşturun: belge adı, kime ait olduğu, başvurudaki hangi bilgiyi desteklediği, düzenleme tarihi ve dosyanın son sürümü. Bu liste resmî form yerine geçmez; başvuru eklerinin birbirine karışmasını önleyen çalışma aracıdır. Belirli bir doküman sizde yoksa alternatifini varsaymak yerine ilgili birimin açıklamasını alın.

Eksik evrak bildirimini doğru okuyun

Usul ve esaslar fiziki eksiklik ile doküman eksikliğini ayrı değerlendirir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, md.11 Dosyanıza evrak eklemek sahadaki eksikliği otomatik olarak gidermez. Aynı şekilde kayıt eksikliğinin tamamlandığını göstermek için yapılan işlemi belgelemek gerekir.

Bildirimde hangi hususun eksik bulunduğunu, hangi maddeye dayanıldığını ve yanıtın nereye iletileceğini belirleyin. Süre konusunda kendi hesabınıza göre hareket etmek yerine başvurunuza ilişkin resmî bildirimi esas alıp anlaşılmayan kısmı sorun. Bütün gönderimleri başvuru numarasıyla birlikte saklamak, dosyanın sonraki aşamasını izlemeyi kolaylaştırır.

Evrak hangi aşamaya kadar tamamlanmalı?

Usulün 8/1 maddesi, istenen bilgi ve dokümanların belgelendirme kararı verilmeden önce tamamlanmasını arar. Başvurunun idari kabulü bu kontrolün yerine geçmez. Aynı madde; yanlış bilgi, yanıltma veya evrakta tahrifat tespitinde başvurunun reddedilmesini ve yeni başvurunun altı ay kabul edilmemesini düzenler. Eksik imzayı, tarihi veya yetki bilgisini kendiniz tamamlamak yerine belgenin yetkili düzenleyicisinden doğru kaydı alın. HYB Usul ve Esasları, madde 8/1.

Dosyanın son kontrolünü üç yönden yapabilirsiniz: sözleşmeyi imzalayan kişi ilgili tarafı temsil ediyor mu; eklenen kayıt başvurudaki hizmet adresiyle eşleşiyor mu; marka ve hizmetin adı teknik kapsamla aynı mı? Belgeler ayrı ayrı mevcut olsa bile birbirinden farklı kuruluş veya adresleri anlatıyorsa dosya tutarlı değildir.

Sözleşmeye dayalı hizmette merkez ve uygulama adresi

Kent temizliği, peyzaj, endeks okuma veya toplu yemek mutfağı gibi şartname/sözleşmeye dayalı işler için özel kayıt düzeni vardır. Usulün 7/2 maddesinde merkez için COKEY alınması, hizmet adresi için ayrıca alınmayabilmesi; kamu kurumlarından ise COKEY istenmemesi açıklanır. 12. maddede merkez adresi ile incelenen uygulama/şantiye adresi ve sözleşme bitiş tarihinin belgede farklı alanlarda yer alması düzenlenir. Bu istisnayı bütün şubelerin merkez adına tek belgeyle kapsanacağı şeklinde kullanmayın. HYB Usul ve Esasları, madde 7/2 ve 12/4.

Örneğin yemek hizmeti için sunulan sözleşmede incelenen mutfağın adresi görünmüyorsa, yalnız şirket merkezinin kaydı uygulama yerini açıklamaz. Dosyada hangi adresin hangi işleve ait olduğunu ve sözleşmenin hangi işi kapsadığını belirginleştirin. Bu örnek, her yemek işletmesi için tek tip evrak listesi oluşturmaz.