Tedarikçi mağaza ve bayi değerlendirme hizmetleri

Tedarikçi ve bayi değerlendirmesinde önce kimin, hangi işletmede, hangi satın alma veya hizmet şartının incelenmesini istediğini belirleyin. TSE bu alanı özel gözetim hizmetleri arasında gösterir. Sonuç, tanımlanan değerlendirme kapsamıyla anlam kazanır; her tedarikçiye verilen ortak bir ürün belgesi değildir.

Kapsamı firma adıyla sınırlamayın

TSE’nin özel gözetim sayfası tedarikçi ve bayi değerlendirmesini; müşteri şartı, şartname, standart veya mevzuata uygunluk incelemeleriyle birlikte açıklar. Bu nedenle talep edilen ölçütü dosyanıza ekleyin. Alıcının teslimat şartı, bayinin hizmet kuralı ve ürünün teknik şartnamesi farklı kontrol konuları olabilir.

TSE’nin 2025 faaliyet raporunda ETİ Maden ve A101 tedarikçilerine ilişkin örneklerde değerlendirmelerin belirlenmiş dönem ve metotlarla yapıldığı belirtilir. Bu örnekler başka bir alıcının programına kendiliğinden uygulanmaz. “Her firma aynı puanlama cetveline girer” veya “yılda şu kadar kontrol zorunludur” şeklinde genel bir kural yayımlanmış değildir.

Başvuru öncesinde bir değerlendirme dosyası hazırlayın

Aşağıdaki çalışma, kaynakta açıklanan müşteri şartlarına dayalı yaklaşımı somutlaştıran hazırlık önerisidir; resmî formun yerine geçmez:

• Değerlendirme isteyen kuruluşla değerlendirilecek tedarikçi veya bayinin unvanını ayırın.
• İncelenecek işyerlerini, hizmeti veya ürün grubunu tanımlayın. Bir şubenin sonucu bütün mağaza ağına yayılmamalıdır.
• Karşılaştırılacak sözleşme, şartname veya standardın adını ve sürümünü belirleyin.
• Kontrol edilmesini istediğiniz hususlarla bunları gösterecek mevcut kayıtları eşleştirin.
• İncelemenin bir defalık mı yoksa belirlenmiş dönemlerle mi talep edildiğini açıklayın.

Bu hazırlık, hizmeti satın alan kişinin beklentisiyle sahada incelenebilecek işin aynı olmasını sağlar. Başvuru bir bayi için yapılıyorsa üreticinin bütün faaliyetlerini de denetlenmiş saymayın; inceleme sınırı ayrıca belirlenmelidir.

Yöntem ve değerlendirme sonucunu netleştirin

Raporda yöntemlerin belirlenmiş olması vurgulanır, ancak bütün sektörlere ait ortak puan eşikleri yayımlanmaz. Sayısal not, uygunsuzluk sınıfı veya onaylı tedarikçi listesine giriş koşulu gerekiyorsa bunların hangi programa göre uygulanacağını talep aşamasında netleştirin. Başka bir şirketin örnek puanını TSE’nin genel başarı sınırı diye kullanmayın.

Özel gözetim kaynakları müşteri şartlarına göre inceleme ve ürün kalitesini doğrulama gibi hizmetleri de açıklar. İncelemenin kapsamı ve dayandığı kayıtlar belirlenmeden sonuçtan bütün ürünlerin uygunluğu çıkarılamaz. Değerlendirme sonucu ile müşterinin ticari tedarikçi kabul kararı arasındaki ilişkiyi sözleşmede açık tutun.

Başvuru ve takip

Yurt içi özel gözetim başvurusu, TSE’nin yayımladığı formun doldurulup kaşe-imzayla yurticigozetim@tse.org.tr adresine veya müdürlüğe posta ile gönderilmesi yoluyla açıklanır. 5 Ağustos 2024/5 revizyonlu formdaki muayene yerini ve esas alınacak standart, mevzuat veya şartnameyi talebinizle eşleştirin. Teknik dosya varsa eklenir; ürünün şartname veya müşteri şartlarına uygunluğu kontrol edilecekse ilgili şart dokümanı da sunulur. Bu koşullu ekleri bütün değerlendirmeler için aynı zorunlu dosya gibi kullanmayın. 15.00.FR.052, m.3–4 ve Ek Dokümanlar.

Sonuç dosyasını teslim aldığınızda değerlendirilen işletme/şubenin, incelenen dönemin ve kullanılan şartların kendi talebinizle eşleştiğini kontrol edin. Yeniden değerlendirme veya uygunsuzluk takibi isteniyorsa bunu programın kendi koşullarıyla planlayın. Mağaza ağına ilişkin özel bir hizmet talebini de genel tedarikçi başlığından otomatik kapsam sonucu çıkarmadan TSE’ye açıkça tarif edin.

Müşteri şartnamesini değerlendirme sorusuna dönüştürün

Örneğin bir marka, bayilerinde kendi belirlediği hizmet düzeninin uygulanmasını kontrol ettirmek istiyor olsun. Başvuruda yalnız bayi listesini göndermek yeterli bir kapsam tanımı oluşturmaz. Hangi şartnamenin hangi sürümü kullanılacak, hangi adresler incelenecek ve hangi gözlemin raporlanması bekleniyor? Bu soruların yanıtı talebi uygulanabilir hale getirir. TSE hizmet açıklaması, müşteri şartları ve protokole bağlı gözetim faaliyetlerini bu çerçevede ele alır. TSE özel gözetim hizmeti.

İşletme içinde hazırlayacağınız eşleştirmede kriter, ilgili yer, dayanak doküman ve gösterilebilecek kayıt bulunabilir. Bayinin sözleşme şartı ile şirketinizin sadece tavsiye ettiği uygulamayı ayrı belirtin. Bir tavsiyeyi başvuru dosyasında zorunlu kabul ölçütü haline getirmek sonradan raporun yorumlanmasını zorlaştırır.

Aynı zincirde farklı faaliyetleri ayırın

Bir mağaza satış yapıyor, diğeri satışla birlikte onarım yapıyorsa ikisine gönderilen değerlendirme listesinin kapsamı açıklanmalıdır. Merkezin hazırladığı ortak prosedür her iki yerde bulunabilir; ancak onarım kaydı yalnız o işi yapan yer için anlamlıdır. İncelemeye dâhil olmayan faaliyetin raporda olumlu değerlendirilmiş gibi kullanılmasını önleyin.

Takvim hazırlığında adres, faaliyet zamanı, erişim sağlayacak sorumlu ve sunulacak kayıtları eşleştirebilirsiniz. Bir adresin kapanması veya faaliyetin başka yere taşınması, yalnız irtibat numarası değişikliği değildir. Talebin kapsamını etkileyen değişiklikleri inceleme öncesinde bildirin; eski adresli raporu yeni işyerine kendiniz uyarlamayın.

Raporu sözleşme ve belge dosyasında doğru yere koyun

Özel gözetim çıktısının hangi kriterlere, hangi tarihteki incelemeye ve hangi yerlere dayandığını koruyun. Bir müşterinin şartlarına göre hazırlanmış raporun başka müşterinin farklı şartlarını da karşıladığını varsaymayın. Sürekli geçerli ürün belgesi, işyeri yeterlilik belgesi ve belirli bir müşteri için gözetim sonucu farklı taleplerdir; teklif ve raporda hangi hizmetin verildiği açık olmalıdır.