İşletmem için hangi TSE belgesine ihtiyacım var?

İşletmeniz için doğru başlığı bulmanın ilk adımı, belgelendirilmesini istediğiniz şeyi açıkça tanımlamaktır: bir ürün mü, hizmet verdiğiniz iş yeri mi, yoksa işletmenizin yönetim sistemi mi? TSE bunlar için ayrı hizmet alanları sunar. TSE belgelendirme hizmetleri.

Bu rehber, araştırmaya nereden başlayacağınızı belirlemeniz için hazırlanmıştır. Tek başına sektör adıyla kesin belge seçimi yapmaz. Aşağıdaki soruları cevaplayarak ilgili birime sunabileceğiniz kısa bir ihtiyaç notu oluşturabilirsiniz.

1. Belgeyi kim, hangi iş için istiyor?

Bir müşteri, bayi veya ihale için belge hazırlıyorsanız talepte geçen adı olduğu gibi alın. Standart kodu, belge kapsamı, işletme adresi ve varsa kabul edilen alternatifler aynı notta bulunsun. Yalnızca “TSE lazım” ifadesi üzerinden başvuru planlamayın.

Talebin dayanağını da kaydedin: bir sözleşme maddesi mi, teknik şartname mi, belirli bir düzenleme mi? Bu hazırlık yöntemi, hangi sorunun cevaplanması gerektiğini ayırmanıza yardımcı olur; resmî bir başvuru evrakı listesi değildir.

2. Bir ürün için uygunluk belgesi arıyorsanız

Ürün belgelendirme alanını inceleyin. TSE’nin bu hizmetinde ürünün ilgili standart veya kritere uygunluğu değerlendirilir; marka ve üretim yeri de kapsamın parçasıdır. TSE ürün belgelendirme hizmetleri.

İhtiyaç notunuza ürün adını, kullanım amacını, modelini, markasını ve üretim adresini yazın. Ürünü kendi tesisinizde mi üretiyorsunuz, başka bir tesise mi ürettiriyorsunuz, yoksa ithal mi ediyorsunuz? Bu bilgileri ayrı belirtin. Ürün belgelendirmesinin teknik ve idari başvuru koşulları ilgili programa bağlıdır. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, md.4 ve 7.

Bir standart kodu bulduğunuzda doğrudan ekipman satın almaya başlamayın. İlgili program ve föy üzerinden hangi inceleme şartlarının size uygulanacağını öğrenin. Föy, ürün için inceleme koşullarını tanımlayan dokümanlar arasındadır. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, md.4(2)(c).

3. Hizmet veren iş yeriniz için belge arıyorsanız

Hizmet Yeterlilik Belgelendirmesi bölümünü inceleyin. TSE-HYB, hizmet yeri ve verilen hizmetin ilgili standart veya kriter kapsamında değerlendirilmesine yöneliktir. TSE hizmet yeterlilik belgelendirme.

Faaliyetinizi “otomotiv” gibi geniş bir kelimeyle sınırlamayın. Hangi bakım, onarım veya başka hizmetleri verdiğinizi; hangi ürün gruplarında çalıştığınızı ve hangi adres için başvuracağınızı yazın. Yetkili servis ilişkisi varsa bunu ayrıca belirtin. Hizmet yeri usul ve esasları, yetkili servis kapsamı için üretici veya ithalatçıyla olan sözleşme ilişkisini ayrıca ele alır. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, md.8.

Şubelerinizi tek satırda birleştirmeyin. Aynı kuruluşun farklı hizmet yerlerinin belgelendirilmesi için ayrı başvuru gerekir; aynı başvuruda birden fazla standart veya kriter bulunabilmesi bundan farklı bir konudur. Hizmet Belgelendirme Başvuru Kabul Talimatı, 3.1–3.2.

4. İşletmenizin yönetim sistemi için belge arıyorsanız

Kalite, çevre veya gıda güvenliği yönetim sistemi gibi bir talep söz konusuysa sistem belgelendirme programlarını inceleyin. TSE bu alanda, örneğin TS EN ISO 9001 ve TS EN ISO 14001 programlarını listeler. TSE sistem belgelendirme hizmetleri.

Talepte bulunan kişiden tam standart adını ve beklenen faaliyet kapsamını alın. Ürün veya hizmet yeri belgesi ararken karşılaştığınız bir sistem belgesini, yalnızca aynı kuruluş adına düzenlendiği için uygun kabul etmeyin. Önce istenen belge ile sunulan belgenin konusunu karşılaştırın.

5. Birden fazla faaliyetiniz varsa ihtiyaçları ayrı değerlendirin

Örneğin hem ürün üreten hem de servis hizmeti veren bir işletme için iki ayrı değerlendirme konusu vardır. Bu, her böyle işletmenin otomatik olarak iki belge almak zorunda olduğu anlamına gelmez; ürün ve hizmet taleplerini ayrı incelemek için bir başlangıçtır. Bu ayrım, TSE’nin ürün ve hizmet yeri programlarının farklı kapsamlarından çıkarılan bir yönlendirmedir. Ürün programı, hizmet yeri programı.

Bir belgenin diğer izin veya yükümlülüklerin tamamını karşıladığını varsaymayın. TSE Belgelendirme Yönergesi de belgelendirmenin belge sahibinin diğer mevzuat yükümlülüklerini ortadan kaldırmadığını belirtir. TSE Belgelendirme Yönergesi, md.5(10).

Ürün ve servis faaliyetini aynı örnekte ayıralım

Kendi markasıyla ekipman üreten ve bu ekipmana bakım hizmeti veren bir işletmeyi düşünün. Ürün dosyasında model, üretim tesisi, marka ve ilgili ürün belgelendirme programı incelenir. Servis dosyasında ise hizmetin verildiği yer ve bakım/onarım kapsamı değerlendirilir. Merkez ofisin adresi bu iki faaliyetin gerçek adresi olmayabilir. Bu örnek otomatik iki belge zorunluluğu kurmaz; aynı firmaya ait iki farklı değerlendirme konusunu görünür kılar. Ürün hizmeti; hizmet yeri belgelendirme.

Ürünün başka bir fabrikada üretilmesi halinde başvuran firma ile üreticinin ilişkisini belgelemek gerekir. TSE ürün hizmet sayfası, başvuran ile üreticinin farklı olduğu durumda aralarındaki sözleşmeyi başvuru belgeleri arasında açıklar. Marka tescili, üretim tesisi ve başvuran tüzel kişi bu nedenle aynı şeymiş gibi doldurulmamalıdır. Ürün belgelendirme, Başvuru bölümü.

İthalatçıysanız yalnız servis standardına bakmayın

Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliğinin ekindeki mal gruplarında üretici veya ithalatçı için servis ağı yükümlülüğü gündeme gelebilir. Bakanlığın SSHYB açıklaması bu belgeyi firma unvanı ve merkez adresi üzerinden düzenlenen ayrı bir başvuru olarak tanımlar. Servis ağındaki bir işyerinin TSE-HYB kaydı, ithalatçının Bakanlık başvurusunun kendiliğinden tamamlandığını göstermez. Önce mal grubunu, sonra ağın kapsamını, ardından servis yerlerinin koşullarını ayırın. Bakanlık SSHYB başvurusu; Yönetmelik, 5–9. maddeler.

Bu ayrım özellikle “Servis firmasıyla anlaştım, artık başka işlem yok” düşüncesinde önemlidir. Üretici veya ithalatçı servis hizmetini sözleşmeyle sağlayabilir; sorumluluğu sözleşme yapmakla bitmez. Yönetmelik, hizmetin devamı ve servis ağındaki değişiklikler için ayrıca görevler düzenler. Yönetmelik, 5 ve 14. maddeler.

Program seçilince hazırlanacak belgeler de değişir

Ürün belgelendirme sayfasında kuruluşun hukuki durumunu ve temsilini gösteren evraklar, marka belgeleri, gerektiğinde üretici sözleşmesi ve sektöre özgü izinler ayrı başlıklardır. Hepsi her başvuruda aynı şekilde istenen bir fotokopi paketi değildir. Örneğin başvuranın üreticiyle aynı olması sözleşme ilişkisini; seçilen sektör ise özel izin ihtiyacını etkiler. Önce seçtiğiniz hizmetin başvuru koşullarını belge listenize işleyin. TSE ürün başvuru açıklaması.

Elektronik imza kullanılacak yol ile ıslak imzalı belge sunulan yol da aynı kabul edilmemelidir. TSE, çevrim içi başvuru sırasında bilgilerden oluşan başvuru formunu ve bilgilendirme amacıyla yayımladığı örnek formu ayırır. İnternette bulunan boş örneği doldurmak, elektronik başvurunun sisteme gönderildiğini kanıtlamaz. Gönderimden sonra başvuru numarası ve eksiklik bildirimleri üzerinden takip yapılır. Başvuru bölümü.

İlk görüşmede cevaplanmasını isteyeceğiniz sorular

Belge adını seçtikten sonra ilgili birime dört somut soru yöneltebilirsiniz: hangi ürün veya hizmetler kapsamda olacak, hangi üretim/hizmet adresi incelenecek, hangi güncel föy veya değerlendirme dokümanı uygulanacak ve mevcut belgelerinizin hangileri dosyada kullanılabilecek? Bunlar “ne kadar sürede belge alırım?” sorusundan önce cevaplanmalıdır. Teknik kapsam bilinmeden ücret ve teslim süresi bütün işletmeler için tek rakama indirgenemez.

Sistem belgesinde talep edilen standardın tam adı ve faaliyet kapsamı; ürün belgesinde model ve üretim yeri; HYB'de hizmet yeri ve servis faaliyeti notunuzun merkezinde olsun. Hazırladığınız notu aşağıdaki kontrol listesiyle tamamlayın.

Başvuru öncesi hazırlayacağınız kısa not

• Belgeyi isteyen taraf ve talebin yazılı dayanağı.
• Belgelendirilecek ürün, hizmet veya yönetim sistemi.
• Başvuran kuruluşun rolü: üretici, ithalatçı, hizmet sunan iş yeri veya başka bir rol.
• İlgili üretim veya hizmet adresleri.
• Varsa talepte belirtilen standart kodu ve belge adı.
• Cevabını aradığınız kapsam soruları.

Bu notu ilgili TSE hizmet sayfasındaki birime yönelteceğiniz sorular için kullanın. Kapsam netleştikten sonra başvuru ve evrak rehberine geçin; fiyat ya da takvim çalışmasını da seçilen program üzerinden hazırlayın.