Helal başvurusu için ürün kontrol noktaları dosyası nasıl hazırlanır?

Helal başvurusunda kontrol noktaları dosyası ürünün hangi adımlar üzerinden değerlendirileceğini görünür kılmalıdır. HB-FR-001, farklı her ürün için helal kontrol noktalarını gösteren dokümanı ve sektöre göre girdi bildirim formlarını başvuru ekleri arasında sayar. Tek bir genel listeyi bütün ürünlere eklemek, ürün ile kayıt arasındaki ilişkiyi açıklamaya yetmeyebilir. HB-FR-001, ek dokümanlar.

Ürünü ve akışı aynı kimlikle tanımlayın

Önce başvuruya alınan ürünleri, ürün kodlarını ve üretim yerlerini eşleştirin. Akış şemasında hazırlık, üretim, ara depolama ve son ürünle ilgili işlemleri kuruluşunuzdaki gerçek uygulamaya göre gösterin. Dışarıda yaptırılan bir işlem varsa akışta hangi tarafın sorumluluğunda olduğunu belirtin.

Önerilen çalışma kaydında ürün kodu, akış adımı, kullanılan girdi ve ilgili kayıt bağlantısı birlikte bulunabilir. Bu öneri, hangi adımın teknik olarak zorunlu helal kontrol noktası olduğunu belirlemez; bunun için ilgili ürün programının koşulları esas alınır. Aynı işlem adının iki üründe bulunması aynı teknik değerlendirme sonucunu garanti etmez.

Girdi listesini ürünle ilişkilendirin

Gıda ve kozmetik için formda farklı girdi bildirim/değerlendirme dokümanları bulunur. Ürünün hangi sektör başvurusu altında yer aldığına göre doğru formu seçin. Tedarikçi bilgilerini, girdi kodlarını ve değişiklik tarihlerini tek ürün sürümüyle eşleştirmek dosyanın tutarlılığını artırır. HB-FR-001, gıda ve kozmetik ekleri.

“Bütün girdiler uygundur” şeklindeki tek cümleyi destekleyici kayıt yerine kullanmayın. Hangi girdinin hangi kayda dayandığını göstermek yararlıdır. Belgelerin başka ürün, tesis veya dönem için düzenlenmiş olup olmadığını da kontrol edin.

Kontrol, sorumlu ve kanıtı ayırın

Kendi hazırlık listenizde kontrolün amacı, uygulayan birim ve sonucu gösteren kayıt ayrı alanlar olabilir. Böylece bir adımın sadece akışta çizildiği mi yoksa uygulamada takip edildiği mi anlaşılır. Kaydı kim güncelleyecek ve üretim değiştiğinde hangi dosya yenilenecek sorularını baştan çözün.

Genel HACCP listesini başlığını değiştirerek helal kontrol listesi saymayın. TSE formu gıda başvurularının sistem koşullarını ve helal programa özgü dosyalarını birlikte düzenler; bu, iki değerlendirmenin aynı olduğu anlamına gelmez. HB-FR-001, A5.2 ve ekler.

Başvuru formunun kapsam alanını önce tamamlayın

HB-FR-001'in A6 alanı belgelendirme kapsamının Türkçe ve İngilizce tarifini, dışarıdan temin edilen proses/ürün/hizmetleri ve vardiyalarda yürütülen farklı işleri ister. Kontrol noktası dosyanız bu tariften kopuk olmamalıdır. Örneğin başka tesiste yapılan bir ara işlem kapsam açıklamasında bulunup akış çiziminde görünmüyorsa önce bu uyumsuzluğu giderin. HB-FR-001, A6, s.5.

Marka, başvuran kuruluş ve üretici aynı kimlik değildir. Form, üretim yeri sahibiyle başvuranın farklı olması halinde aralarındaki sözleşmeyi ayrıca düzenler. Bu nedenle dosyanın üstüne yalnız marka logosunu koymak yerine ürünün hangi tüzel kişi ve hangi gerçek üretim yeriyle ilişkili olduğunu yazın. Birden fazla tesis/şube için formun sonundaki adres, faaliyet, çalışan ve vardiya alanları bu eşleştirmeyi destekler. Form, genel ekler ve tesis/şube alanları, s.7–8.

Örnek kayıt düzeni: bir girdi değiştiğinde neyi bulabilmelisiniz?

Bu, resmî bir form veya teknik kabul listesi değildir; işletmenizin kayıtlarını bağlamak için örnek çalışma düzenidir. Bir ürün için şu alanları kullanabilirsiniz:

• Ürün kodu ve reçete/ürün dosyası sürümü.
• Üretim yeri ile ilgili akış adımının kodu.
• Girdinin ticari adı, işletme içi kodu ve tedarikçisi.
• Değerlendirmede kullanılan belge veya kaydın adı, tarihi ve kapsamı.
• Kontrolün sorumlusu, uygulama kaydı ve değişiklik tarihi.

Örneğin aynı ticari adla yeni tedarikçiden alınan bir girdiyi eski tedarikçinin belgesine sessizce bağlamayın. Önce hangi ürünlerde kullanıldığını ve hangi akış/dosya kayıtlarının bu değişiklikten etkilendiğini görünür kılın. Bir belgenin gerçekten yeni girdiyi kapsayıp kapsamadığı değerlendirilmeden “eskiyle aynı” sonucu yazmayın. Bu yöntem, dosyanın izlenebilirliğine ilişkin hazırlık önerisidir; girdinin helal uygunluğunu kendiliğinden belirlemez.

Gıda başvurusunda hangi ekler koşullu?

Formun gıda bölümünde TS EN ISO 22000 ve İİT/SMIIC 6:2019 şartlarının sağlanmasına ilişkin not bulunur. Bu ifade, her durumda başvurudan önce ayrıca iki bağımsız sertifika satın alınması gerektiği şeklinde çevrilmemelidir. Gereklerin sağlanması, bunları gösteren kayıtlar ve belgelendirme programının değerlendirmesi birlikte ele alınır. Form, A5.2 notu, s.4.

Kesimhane çalışanlarına ilişkin isim, imza, sözleşme ve mesleki yetkinlik eki ise formda kesimhane başvuru kapsamındaysa istenir. Bu listeyi kesimhane faaliyeti bulunmayan her gıda üreticisinin dosyasına zorunlu ek olarak yazmayın. Gıda girdileri bildirim/değerlendirme formu da kontrol noktası dokümanıyla birlikte okunur; birini eklemek diğerini gereksiz kılmaz. Gıda sektörü ekleri, s.7.

Kozmetik dosyası gıda dosyasından nasıl ayrılır?

Kozmetik için A5.3 bölümündeki not TS EN ISO 22716 şartlarını, ekler bölümü ise kozmetiğe özgü girdi bildirim/değerlendirme formunu ve ürün bilgi güvenliliği dosyasını gösterir. Gıda başvurusunun eklerini başlık değiştirerek kopyalamak doğru kapsamı oluşturmaz. Ürün grubunu, girdi kayıtlarını ve ilgili teknik dosyayı kozmetik başvurusuyla eşleştirin. Form, s.4 ve 7.

Dosya hazır olması marka kullanma hakkı vermez

Başvuru formunun A10 beyanı, belgelendirme tamamlanıp belge ve marka kullanma hakkı verilmeden ürün üzerinde belgelendirme markasının kullanılmasını ayrıca ele alır. Dosyaya örnek ambalaj koymanız veya başvuru numarası almanız, ürünü belgelendirilmiş olarak pazarlayabileceğiniz anlamına gelmez. Başvuru hazırlığı, değerlendirme ve marka kullanım kararı ayrı aşamalardır. Form, A10, s.6.

İnceleme öncesi son eşleştirme

• Formdaki ürün listesi akış dosyasıyla aynı mı?
• Her ürünün girdi kaydı güncel mi?
• Dışarıda yürütülen işlemler gösterilmiş mi?
• Kontrol kaydının sorumlusu ve dayanağı belli mi?

Hazırladığınız dosya bir teknik kabul kararı değildir. Ürün veya girdi değişikliği olduğunda önceki değerlendirmeyi yeni duruma otomatik taşımayın; güncel program ve değişiklik işlemi üzerinden yeniden kontrol edin.

Konuya ilişkin ana rehber: Helal gıda belgelendirmesinde kapsam ve başvuru dosyası.