ISO tetkiki için etkin personel sayısı nasıl hazırlanır? Vardiya ve dış kaynaklı çalışanlar

Tetkik hazırlığında etkin personel sayısı, yalnızca bordrodaki tam zamanlı çalışan toplamına eşit kabul edilmemelidir. Global ACI-TECH-3-004, belgelendirme kapsamındaki sürekli, geçici ve kısmi zamanlı personeli, vardiyaları ve kapsam içindeki yüklenici personeli dikkate alan bir tanım kullanır. Doküman kalite, çevre ve iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemlerinin tetkik süresine ilişkindir; bütün ISO programlarına aynı hesap aktarılamaz. Global ACI-TECH-3-004, 1.9 ve 2.3.

Kaynak güncellemesi: IAF MD 5 → Global ACI-TECH-3-004. Bu rehberde kullanılan Global ACI belgeleri sürüm 1.0’dır; yayın tarihleri 10 Temmuz 2026, uygulama tarihleri 28 Ağustos 2026’dır. Belgelerin girişleri, önceki IAF metinlerinin esaslı değişiklik yapılmadan yeniden düzenlendiğini belirtir. Eski kayıtlar kaynakçada karşılaştırma amacıyla korunmuştur. Global ACI-TECH-3-004, kapak ve md.0.1

Önce kapsam içindeki işi belirleyin

İnsan kaynaklarından toplam çalışan sayısını almak yararlıdır, fakat tek başına yeterli hazırlık değildir. Hangi faaliyetlerin ve adreslerin belgeye dahil edileceğini belirledikten sonra bu faaliyetleri yürüten kişileri eşleştirin. Merkez, depo, saha ve şube kayıtlarında aynı çalışan birden fazla listede görünebilir.

Önerilen çalışma listenizde kişi grubu, çalışma yeri, görev, vardiya, çalışma süresi ve belgelendirme kapsamıyla ilişkisi ayrı olsun. Kişilerin gereksiz özlük verilerini paylaşmak yerine hesaplamaya esas toplulaştırılmış bilgileri hazırlayın. Listeyi hangi tarih veya faaliyet dönemi için çıkardığınızı belirtin.

Çalışma biçimlerini ayrı gösterin

Tam zamanlı, yarı zamanlı, mevsimsel ve geçici çalışanları tek sütunda birleştirmeyin. Global ACI-TECH-3-004, kısmi zamanlı ve kısmen kapsamda çalışanların çalışma saatlerine göre eşdeğer sayıya dönüştürülmesini ele alır. Ancak bunu her işletmede otomatik indirim olarak kullanmaz; hesaplama gerekçesinin bulunması gerekir. Global ACI-TECH-3-004, 2.3.2–2.3.3.

Vardiyaları da yalnızca “üç vardiya var” diye bildirmeyin. Her vardiyada yapılan iş, çalışan dağılımı ve süreç farklılığı değerlendirmeye yardımcı olur. Mevsimsel faaliyette olağan dışı düşük dönemdeki sayıyı bütün yılın temsiliymiş gibi kullanmayın; dokümanın mevsimsel faaliyet yaklaşımı ayrıca dikkate alınır.

Yüklenicileri ve sahaları atlamayın

Kapsam içinde çalışan yüklenici veya alt yüklenici personeli için faaliyet ve gözetim ilişkisini açıklayın. Özellikle iş sağlığı ve güvenliği yönetiminde bu kişilerin çalışmasının kapsamla ilişkisi ayrıca önem taşır. Tüm dış hizmetleri aynı grupta “bizim çalışanımız değil” diye çıkarmayın. Global ACI-TECH-3-004, etkin personel tanımı.

TSE başvuru formunda kuruluş ve tesislere ait personel, taşeron ve vardiya bilgileri bulunur. Kendi çalışma listenizi formdaki merkez ve diğer tesis bilgileriyle karşılaştırın. SB-FR-001, A5 ve B.

Son sayıyı açıklanabilir hâle getirin

• Veri dönemi ve kapsam belli mi?
• Mükerrer kayıtlar ayrıldı mı?
• Kısmi çalışma saatleri dayanaklı mı?
• Vardiya ve dış kaynaklı faaliyetler açık mı?

Sonucu yalnızca tek rakam olarak göndermek yerine dayanak özetini hazırlayın. Nihai tetkik süresi kuruluşun faaliyetleri ve ilgili kurallar üzerinden değerlendirilir; bu liste kesin adam/gün veya ücret hesaplayıcısı değildir.

Sayıyı açıklayan küçük bir çalışma örneği

Tamamen örnek bir işletmede kapsam içinde 18 tam zamanlı kişi ile günde dört saat çalışan 8 kişi bulunduğunu düşünün. Tam zamanlı günün sekiz saat olduğu bu örnekte ikinci grubun çalışma süresi 4 tam zamanlı eşdeğere karşılık gelir. Bu yalnız saat dönüşümünü gösterir; “tetkik kesin 22 kişi üzerinden şu kadar gün sürer” sonucunu vermez. Vardiya, risk, dış kaynaklar ve kapsama katılan başka personel ayrıca ele alınır. Global ACI-TECH-3-004'in kısmi çalışma yaklaşımı çalışma saatlerine dayanır. Global ACI-TECH-3-004, 2.3.3.

Hazırlık tablonuzda kişi sayısını ve saat karşılığını ayrı tutun. Aynı kişiyi gündüz ve akşam listelerinde iki kişi gibi toplamayın; ancak farklı vardiyalarda çalışan farklı kişileri de tek vardiya sayısına indirmeyin. İlgili dönemin kadrosunu açıklayan bir not, hesabın sonradan yeniden kurulabilmesini sağlar.

Yoğun sezon ve tekrarlayan işler nasıl ele alınır?

Global ACI-TECH-3-004, mevsimsel faaliyetlerde tipik yoğun sezondaki personeli esas alır. Tekrarlayan işlerde olası azaltım ise gerekçeli yöntem ve risk değerlendirmesine bağlıdır. Özellikle İSG'de geçici ve vasıfsız çalışanların çokluğu doğrudan indirim gerekçesi sayılmaz; bu çalışma biçimi ayrıca risk yaratabilir. Global ACI-TECH-3-004, 2.3.1 ve 2.3.4–2.3.6.

Bu nedenle bir otelin düşük sezon kadrosunu veya fabrikanın yıllık bakım sırasında azalan üretim personelini açıklamasız kullanmayın. Veriyi ne zaman aldığınızı, olağan faaliyet döneminden neden farklı olduğunu ve geçici personelin yaptığı işi belirtin. Hesaptaki her azaltımın dayanağı görünür olsun.

İnsan sayısı, tetkikçi günü ve takvim günü farklıdır

Global ACI-TECH-3-004'in tabloları ilk tetkikin Aşama I ve II toplamına başlangıç oluşturur. Faaliyet karmaşıklığı ve riskle değerlendirilir; tablolar tek başına kullanılmaz. Normal tetkik gününü daha uzun mesaiye sıkıştırarak gün sayısını azaltmak da planlama yöntemi değildir. Teknik uzman, gözlemci ve eğitimdeki tetkikçinin zamanını yetkin tetkikçi zamanı gibi toplamayın. Global ACI-TECH-3-004, 2.2 ve 3.1–3.9.

Teklifi okurken toplam tetkikçi gününü, ekip sayısını, ziyaret takvimini ve ücret kalemlerini ayrı isteyin. İki kişinin sahada bulunması tek başına aynı işin yarı sürede tamamlanabileceğini kanıtlamaz. Bu rehberdeki örnekler veri hazırlamak içindir; kuruluşunuza özel tetkik planını belirlemez.

Konuya ilişkin ana rehber: Yönetim sistemi ücretleri ve tetkik süresinin belirlenmesi.