Yönetim sistemi kapsamı ve yerleşkeler nasıl tanımlanır?

Yönetim sistemi belgesinde kapsam, kuruluşun hangi faaliyetlerinin hangi yerlerde değerlendirileceğini anlatır. Unvan ve adres yazmak tek başına kapsamı tanımlamaya yetmez.

Kaynak güncellemesi: IAF MD 1:2023’ün karşılığı Global ACI-TECH-3-001, sürüm 1.0’dır. Belge 10 Temmuz 2026’da yayımlanmış, uygulama tarihi 28 Ağustos 2026 olarak belirtilmiştir. Giriş bölümü, esaslı metin değişikliği yapılmadan yeniden düzenlendiğini açıklar. Aşağıdaki çok saha açıklamaları Global ACI belgesindeki karşılıklarıyla kontrol edilmiştir; eski IAF kaydı karşılaştırma amacıyla kaynakçada tutulur. Global ACI-TECH-3-001, kapak ve md.0.1

Faaliyeti açık yazın

TSE başvuru formunun A4 bölümünde kapsamın Türkçe ve İngilizce belirtilmesi istenir. Dışarıya yaptırılan işler, ürünler, hizmetler ve vardiyalara göre farklılaşan süreçler de bu bölümün parçasıdır. Örneğin üretim ve tasarım farklı yerlerde yürütülüyorsa bunu kendi hazırlık notunuzda ayırmanız, formu daha açık doldurmanıza yardımcı olur. Bu örnek bir kabul edilmiş kapsam ifadesi değildir; nihai tanım başvurunuzda değerlendirilir. TSE formu, A4.

Çalışan ve tesis bilgileri

A5 bölümünde çalışanlar, dış kaynaklı çalışanlar ve vardiya yapısı gibi bilgiler bulunur. B bölümü merkezden farklı tesisler için ayrıca düzenlenir; tesisin adresi, faaliyeti, çalışanları, dışarı verilen süreçleri ve vardiyaları ayrı kaydedilir. Müşteri tesisinde yürütülen işler, proje veya şantiye bilgileri için C bölümü kullanılır. TSE formu, A5, B ve C.

Belge nerelerde kullanılabilir?

Yönetim sistemleri usul ve esasları, belgenin başvurulan kapsam için verildiğini ve tetkik edilen, belgede adı geçen üretim/hizmet yerleri için kullanılabildiğini açıklar. Çok sayıda şubeniz olması bütün şubelerin otomatik olarak belge kapsamına girmesi anlamına gelmez. Mevcut belgenize yeni faaliyet veya adres eklemek istiyorsanız bunu değişiklik talebi olarak ilgili TSE birimiyle görüşün. TSE usul ve esasları, madde 11/4–5 ve 12.

Kapsam hazırlığında üç sütunlu bir liste kullanabilirsiniz: faaliyet, faaliyetin yürütüldüğü yer ve sorumlu kuruluş. Ardından dış kaynakları ve müşteri sahalarını bu listeyle karşılaştırın. Böylece form ile fiilî çalışma düzeniniz arasındaki eksikleri başvuru öncesinde görebilirsiniz.

Kapsam cümlesini iş akışından çıkarın

Kuruluşun pazarlama sloganını kapsam ifadesi olarak kullanmak yerine, müşteriye hangi ürün veya hizmeti nasıl sunduğunuzu açıklayın. Tasarım, üretim, satış, bakım, depolama ve başka faaliyetlerden hangilerini fiilen yürüttüğünüzü ayrı listeleyin. Sonra her faaliyetin bulunduğu adresi ve sorumlu kuruluşu ekleyin.

Örneğin 'endüstriyel çözümler' ifadesi tek başına neyin değerlendirileceğini anlatmaz. İşletme gerçekte makine tasarlıyor, başka tesiste ürettiriyor ve sahada bakım veriyorsa bu üç faaliyet ile dış üretim ilişkisi dosyada görünmelidir. Bu örnek bir onaylanmış kapsam metni değildir; başvuruya hazırlanırken işin sınırını açıklamanın bir yoludur.

Merkez, tesis ve müşteri sahası örneği

Bir kuruluşun merkezi İstanbul'da, üretim tesisi başka şehirde ve montaj ekipleri müşteri sahalarında olabilir. Bu durumda tek merkez adresinin altına bütün çalışan ve işleri açıklamasız toplamak yerine, iş akışını adreslerle eşleştirin.

Merkezin hangi yönetim ve operasyon işlerini yürüttüğünü; üretim tesisinin hangi ürünleri ve süreçleri kapsadığını; müşteri sahasında yapılan işin niteliğini ayrı yazın. Çalışan ve vardiya kayıtları da bu dağılımla tutarlı olsun. Aynı kişileri farklı tablolarda tekrar gösterirken toplamların ve fiilî görevlendirmenin nasıl oluştuğu anlaşılmalıdır. Etkin personel ve vardiya dosyası rehberi.

Dış kaynaklı işleri görünür tutun

Bir işi başka kuruluşa yaptırmanız, o işin sizin sunduğunuz ürün veya hizmetle ilişkisini ortadan kaldırmaz. Dosyanızda dışarı verilen sürecin ne olduğunu, hizmeti kimin sağladığını ve kendi iş akışınızdaki yerini açıklayın. Dış kuruluşun belgesini kendi kuruluşunuzun kapsamı gibi sunmayın.

Hangi yerlerin ve faaliyetlerin değerlendirmeye dahil edildiği, belgenin kullanım sınırını da etkiler. TSE yönetim sistemi usulü kapsam ve belgede yer alan yerleşkeleri birlikte ele alır. Yönetim Sistemleri Belgelendirme Usul ve Esasları, madde 11–12.

Yeni faaliyet veya yerleşke eklerken

Eski kapsam ifadesini, eklenecek faaliyeti, yeni adresi ve değişen süreçleri yan yana gösterin. Yeni şubeyi yalnız internet sitenizde ilan etmek, mevcut belgenin kapsamını kendiliğinden değiştiren bir işlem değildir. Başvuru dosyası, tetkik planı ve verilen belgedeki kapsamın tutarlılığını takip edin. Çok sahalı kuruluşlar ve entegre yönetim sistemleri rehberi farklı yerleşkelerin hazırlığını sürdürmek için kullanılabilir.

Çok saha için ortak sistem nasıl gösterilir?

Global ACI-TECH-3-001'in çok sahalı yaklaşımı, aynı gruptaki her şirketin ayrı sistemini tek belge altında toplamak anlamına gelmez. Merkez fonksiyonunun sistem üzerinde yetkisi, sahalarla ilişkisi, ortak gözden geçirme ve iç tetkik düzeni bulunur. Merkez fonksiyonu mutlaka genel müdürlük binası olmak zorunda değildir; ancak kuruluşun parçasıdır ve dışarıdaki danışmana devredilmiş bir merkez işlevi olarak kurulamaz. Global ACI-TECH-3-001, bölümler 2, 3 ve 5.

Başvuru hazırlığında her saha için şu ilişkiyi açıklayabilirsiniz: hangi süreç yerelde yürütülüyor, hangi karar merkezden veriliyor, merkez bir uygunsuzluğun giderilmesini nasıl isteyebiliyor? Aynı logonun kullanılması bu ilişkiyi kanıtlamaz. Üç şubenin bağımsız kalite dosyaları varsa, ortak yönetimin nasıl işlediğini ayrıca göstermek gerekir.

Örnekleme bütün şubelerin atlanabileceği anlamına gelmez

Global ACI-TECH-3-001, çok benzer faaliyetlerin örneklenmesiyle örneklemeye uygun olmayan saha yapısını ayırır. Örnekleme uygunluğuna kuruluş kendi başına karar vermez; programın özel kuralları da uygulanır. Örneklemeye uygun olmayan düzende ilk ve yeniden belgelendirmede bütün sahalar ele alınır; yeni bir sahanın eklenmesi de önce tetkik gerektirir. Global ACI-TECH-3-001, bölümler 6.1–6.3.

Bu ayrımı başvuruya şöyle taşıyın: mağazalar aynı işi yapıyor olabilir, fakat ayrı tasarım merkezi veya üretim tesisi farklı süreç yürütüyorsa onu sıradan bir mağaza gibi sınıflandırmayın. “On şubemiz var” bilgisinin yanına hangi işlerin aynı, hangilerinin farklı olduğunu yazın. Depolama, fiziksel üretim veya onarım yapılan yeri, kayıtları çevrimiçi olduğu için sanal saha diye göstermeyin.

Saha belgesini ana belgeyle birlikte okuyun

Global ACI-TECH-3-001, saha için düzenlenen belge bilgisini ana belgenin kapsamı ve geçerliliğiyle ilişkilendirir. Bir sahanın belgesi, bağımsız bir kuruluşun ayrı belgesi gibi kullanılamaz. Dosya kontrolünüzde ana belge numarası, saha adresi ve o sahaya ait alt kapsamı birlikte tutun; müşteri bir adresi soruyorsa yalnız şirket adının eşleşmesiyle yetinmeyin. Global ACI-TECH-3-001, bölüm 7.8.