Kendi markasıyla ürün ürettiren işletme CE dosyasını nasıl hazırlamalı?

Ürünü başka bir fabrikada ürettirmek, kendi markanızla piyasaya sunduğunuz ürünün imalatçı sorumluluğunu otomatik olarak o fabrikaya devretmez. CE İşareti Yönetmeliği, kendi isim veya markasıyla ürün piyasaya arz eden ithalatçı ve dağıtıcının imalatçı yükümlülüklerine tabi olabileceğini düzenler. AB resmî rehberi de kendi adına imal ettirip satan tarafı imalatçı olarak açıklar. Bakanlık derlemesi, m.9; AB uygunluk beyanı rehberi.

Siparişten önce rol dağılımını yazın

İlk görüşmede marka sahibi, fiilî üretici ve varsa ithalatçı/yetkili temsilciyi ayrı adlandırın. Ticari faturayı hangi şirketin düzenlediği, teknik tasarımın hangi şirkette tutulduğu ve ürünün üzerinde kimin adının bulunacağı aynı soru değildir. Bir kuruluş birden fazla rol üstlenebilir; bu roller dosyada belirsiz bırakılmamalıdır.

Tedarik sözleşmesine teknik belge erişimini açıklayan hükümler koymanız yararlıdır. Hangi belgelerin paylaşılacağını, teknik değişikliklerin nasıl bildirileceğini ve iş ilişkisinin sona ermesi halinde kayıtlara nasıl ulaşılacağını baştan konuşun. Sözleşmenin bütün yasal sorumlulukları başka tarafa aktarabileceğini varsaymayın.

Belge paketini ürün modeliyle eşleştirin

Üreticiden gelen raporların yalnız başlığını kontrol etmeyin. Raporun modelini, numune tanımını ve kullanılan teknik dayanakları kendi siparişinizle karşılaştırın. Aynı fabrika farklı müşterilere farklı bileşenlerle ürün üretiyor olabilir. Başka müşterinin ürününe ait sertifika görseli, sizin ürününüzün dosyasını kendiliğinden tamamlamaz.

Önerilen dosya dizininde ürün tanımı, çizim/sürüm kayıtları, bileşen listesi, raporlar ve piyasaya sunulacak etiket-talimat örnekleri ayrı yer alsın. Belgeler erişilemiyorsa bunu “üretici saklıyor” açıklamasıyla kapatmak yerine, gerekli değerlendirmeyi nasıl sağlayacağınızı netleştirin. Tasarım ve üretimin dışarıya verilmesi değerlendirme sorumluluğunu kaldırmaz. AB uygunluk değerlendirmesi.

Marka değişikliğini yalnız baskı işi saymayın

Beyandaki taraf ve ürün kimliğiyle etiketin tutarlı olması gerekir. Üreticinin mevcut marka adı silinerek yerine sizin markanızın yazılması, teknik dosyanın sizin ürünü kapsadığını kanıtlamaz. Gerekli rol ve kapsam değişikliklerini belgeleri düzenleyen taraflarla ele alın.

Bu rehber, fason ürün için TSE markası belgelendirmesinin şartlarını açıklamaz. CE ürün mevzuatı ve TSE ürün belgelendirmesi farklı değerlendirmeler olduğundan aynı dosya veya marka kullanım izni gibi sunulmamalıdır.

Üretim devam ederken kayıtları koruyun

Üretici değişikliği, kritik parça değişimi veya yeni model siparişinde mevcut kanıt paketini yeniden karşılaştırın. Onayladığınız numune ile seri üretim arasında nasıl bağlantı kurulduğunu sorun. Dosyayı yalnız ilk sevkiyatın evrakı olarak görmeyin; hangi ürün sürümünün hangi kanıta dayandığını izlenebilir tutun. Böylece sonraki tedarik değişikliklerinde nereden başlayacağınız açık olur.

Fason üretim sözleşmesinde dosya erişimini görünür kılın

Kendi markanızla ürün yaptırırken yalnız üretim adedi, teslim tarihi ve birim fiyatı konuşmak uygunluk dosyasını belirsiz bırakır. Önerilen hazırlıkta teknik çizimleri ve risk değerlendirmesini kimin yöneteceğini, test raporlarının hangi modellere ait olacağını, üretim değişikliklerinin nasıl bildirileceğini ve gerekli kayıtların size nasıl sağlanacağını ayrı başlıklarda netleştirin. Bunlar sözleşmenize doğrudan kopyalanacak hukuk metni değil, iş akışındaki eksikleri görme sorularıdır.

Türkiye’de 7223 sayılı Kanun’un imalatçı tanımı, ürünü kendi isim veya ticari markasıyla sunmak üzere tasarımını ya da imalatını yaptıran tarafı da kapsar. Aynı Kanun’un 11. maddesi kendi adı/markasıyla arz eden veya uygunluğu etkileyecek şekilde değiştiren ithalatçı ve dağıtıcı için imalatçı yükümlülüklerini düzenler. “Fabrikamız yok” açıklaması tek başına bu sorumlulukları kaldırmaz. 7223 sayılı Kanun, madde 3(g) ve 11; Bakanlık 2021 derlemesi, basılı s.7 ve 14–15.

Üretici raporuyla kendi modelinizin ilişkisini açıklayın

Bir fabrikanın başka marka adına düzenlenmiş raporunu almak, kendi etiketinizdeki bütün ürünlerin o raporun kapsamında olduğunu kanıtlamaz. Model, tasarım, kritik bileşen ve üretim yeri arasındaki ilişkiyi açıklayın. Yeni marka için hangi beyanın ve hangi teknik kaydın kullanılacağı ilgili değerlendirmede netleşmeli. Raporun üzerindeki ismi kendiniz değiştirerek belgeyi uyarlamayın.

Örneğin aynı üretici size iki model sağlıyorsa yalnız ilk modele ait testleri ikinci model için de geçerli saymayın. Modeller arasındaki fark listesini ve rapor ilişkisini dosyada tutabilirsiniz. Böylece kuruluşun veya dosya sorumlusunun kapsam değerlendirmesi tahmin yerine tanımlı ürüne dayanır. Bu kontrol listesi yeni test gerekip gerekmediği konusunda otomatik karar vermez.

Değişiklik ve şikâyet kayıtları için tarafları belirleyin

Üreticinin bir malzemeyi değiştirmesi, taşeron üretime geçmesi veya başka adreste üretim yapması halinde kimin haberdar edileceğini iş akışınıza yazın. Marka sahibi, ithalatçı ve fiilî üretici arasındaki kayıt aktarımı kesildiğinde güncel teknik dosyayla piyasadaki ürün arasındaki bağ zayıflar. Bildirimin alındığı tarih, etkilenen modeller ve yapılan değerlendirme birlikte saklanabilir.

Kanun’un 12. maddesi tedarik zincirindeki bir önceki ve varsa bir sonraki iktisadi işletmeci bilgileri ile ürünün takibini kolaylaştıran bilgilerin en az on yıl muhafazasını düzenler. Bu izlenebilirlik kaydı teknik dosyayla aynı belge değildir; ürünün kimden alındığı ve kime sağlandığı bağlantısını kurar. 7223 sayılı Kanun, madde 12(1); Bakanlık 2021 derlemesi, basılı s.15.

Pratikte ürün/model, parti, tedarikçi sevkiyatı, kendi satış kaydınız ve kullanılan dosya sürümünü ilişkilendirebilirsiniz. Bu öneri kayıtlarınızı herkese açık yayımlamanızı gerektirmez. Amaç, bir uygunsuzluk bildirimi geldiğinde ilgili üretimi ve tarafları doğru kayıtlardan bulabilmektir.

Genel süreç için İmalatçı ithalatçı ve yetkili temsilcinin görevleri rehberine geçebilirsiniz.