TS 13811 Hijyen ve Sanitasyon Yönetim Sistemi

Hijyen ve sanitasyon yönetimi başvurusunda amaç, bir temizlik ürününün belgesini sunmaktan daha geniştir. İşletmenin hijyenle ilgili faaliyetleri nasıl yönettiği, riskleri nasıl izlediği ve uygulamayı nasıl değerlendirdiği açıklanmalıdır.

TS 13811 hangi konuyu ele alır?

TSE, TS 13811’i kuruluşlarda hijyen ve sanitasyonla ilgili yönetim sistemi olarak tanıtır. Risklerin yönetilmesi ve performansın izlenmesi, sistemin işleyişi içinde ele alınır. Dolayısıyla tek bir alanın temiz görünmesi veya tedarikçinin temizlik hizmeti sözleşmesi, bütün yönetim sisteminin kurulduğunu göstermeye yeterli bir açıklama değildir. Başvuru kapsamındaki faaliyet ve yerler açıkça tanımlanmalıdır. TSE TS 13811 — Bilgi, hijyen ve sanitasyon yönetimi

Başvuru dosyasındaki özel belgeler

TSE formunun D18 bölümünde hijyen ve sanitasyon yönetim sistemi kapsamı, kuruluşun iç ve dış bağlamı, hijyen ve sanitasyon politikası, risk ve fırsatlara yönelik dokümante bilgi yer alır. Varsa el kitabı ve prosedürler de belirtilir. Ortak D1 bölümünde ise sistem dokümanları, hukuki kuruluş bilgileri ve ilgili faaliyet kapsamındaki yasal şartlara uyumu gösteren kayıtlar istenir. Başvuru formu — D18 ve D1

Birbirinden ayrı faaliyetleri tek satırda kaybetmeyin

Form, farklı vardiyalarda yürütülen işleri ve dışarıdan temin edilen süreçleri A4’te sorar. Şube ve tesisler B bölümünde, müşteri tesisleri veya projeler gibi farklı çalışma yerleri C bölümünde açıklanır. Bu nedenle merkez ofisteki düzenlemeyi bütün sahalarda aynı şekilde uygulandığı varsayımıyla sunmayın. Başvuru formu — A4, A7, bölüm B ve C

Önerimiz, kapsamı alan–faaliyet–sorumlu ilişkisiyle kontrol etmenizdir. Temizlik hizmeti dışarıdan alınıyorsa işletmenin kendi kontrol ve izleme görevinin nerede başladığını açıklayın. Bu çalışma bir zorunlu ekipman listesi veya herkese uygulanacak temizlik sıklığı belirlemez.

Politikayı günlük işleyişe bağlayın

Hazırlık sırasında yalnızca imzalı politika metninin bulunmasına bakmayın. Risk çalışmasında ele alınan bir konunun hangi uygulamaya dönüştüğünü ve aksaklık görüldüğünde kimin harekete geçtiğini izleyin. Örneğin farklı kullanım alanlarını aynı çalışma kaydına yazmak yerine, sorumluluğu ve kontrol sonucunu ayırt edilebilir tutabilirsiniz. Bu öneriler işletmeye özel hijyen planını düzenlemeye yardımcı olur; dezenfektan dozu, analiz sınırı veya sağlık iddiası yerine geçmez.

Başvuruyu tamamlanmış uygulamayla destekleyin

D1 notu, belgelendirme tetkikine kadar iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesinin en az bir kez tamamlanmış olmasını ister. Yalnızca gelecekte yapılacak işlerin takvimini vermek bu tamamlanmış faaliyetlerle aynı değildir. Başvuru formu — D1 son not Gıda zinciri faaliyetiniz de bulunuyorsa TS EN ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi rehberindeki kapsamla ilişkiyi ayrıca değerlendirin; iki sistem otomatik olarak birbirinin yerine geçmez.

Plan, yapılan iş ve kontrol için ayrı kayıt örneği

Bir işletmenin ortak kullanım alanındaki temizlik hizmetini dışarıdan aldığını düşünelim. Hazırlıkta plan, işin kim tarafından ve hangi düzenle yapılacağını anlatır; uygulama kaydı gerçekleşen işi gösterir; kontrol sonucu ise görülen eksik ve takip işlemini içerir. Bu üç kaydı tek bir “temizlendi” imzasına indirgememek, sistemin nasıl çalıştığını anlatmanızı kolaylaştırır. Burada önerilen kayıt yapısı teknik temizlik yöntemi veya zorunlu sıklık belirlemez.

D18'in kapsam, bağlam, politika ve risk/fırsat bilgisi istemesini bu örnekle birlikte okuyun. Ortak kullanım yoğunluğu değiştiyse hangi değerlendirme gözden geçirildi? Dış hizmet sağlayıcısı değiştiğinde sorumlu kim oldu? Eski iş akışının aynen sürdüğünü kabul etmek yerine değişikliği ilgili kayda bağlayın. TSE başvuru formu, D18.

İki saha aynı kayıtla açıklanabiliyor mu?

Merkez ofis ile müşteriye hizmet verilen tesisin kullanımı farklı olabilir. Aynı politikayı paylaşmaları, aynı uygulama planının yeterli olduğunu göstermez. Hazırlık için alanın kullanımı, yürütülen faaliyet, işletmenin sorumluluğu ve dış tarafın görevi üzerinden iki sahayı karşılaştırın. Ortak dokümanın hangi kısımlarının her ikisine uygulandığı anlaşılır olsun.

Hijyen yönetimi, kozmetik GMP veya gıda güvenliği başvurusuyla ilişkili olabilir; ancak adlarının benzerliği aynı değerlendirme yapıldığı anlamına gelmez. Teklifte TS 13811 kapsamını açık yazın. Müşteri başka program istiyorsa, belgenizi kabul edeceği sonucunu siz vermek yerine talep edilen tam referansı netleştirin.