Ürün başvurusu sürerken model veya kapsam değişirse ne yapılır?

Ürün belgelendirme başvurusu devam ederken model, standart veya kapsam değiştiyse önce değişikliği dosyayı yürüten TSE birimine bildirin. Dosyanın eski haliyle incelemeye veya deney planına devam ettiğini varsaymayın. UB-PR-001, üretim yeri incelemesi öncesinde ya da sırasında kapsam veya standart değişikliği taleplerinin yeniden değerlendirilebildiğini açıklar. UB-PR-001 Ürün Belgelendirme Başvuru Prosedürü, 14.08.2026/31, 4.1.3 Başvuruda değişiklik yapılması.

Değişikliğin ne olduğunu açıkça yazın

“Başvuruyu güncellemek istiyoruz” yerine mevcut talep ile yeni talep arasındaki farkı belirtin. Yeni model eklemek, bir modeli çıkarmak, başka standarda başvurmak ve üretim yeri değiştirmek farklı etkilere sahip olabilir. Her değişikliği tek satırlık bir açıklamayla somutlaştırın.

Kendi değişiklik notunuzda başvuru numarası, mevcut marka/model, istenen yeni kapsam, değişikliğin nedeni ve talep tarihi bulunabilir. Bu, resmî zorunlu bir form önerisi değildir. İncelemeyi yapan kişinin hangi evrak, numune veya teknik kayıt üzerinde yeniden değerlendirme yapacağını görmesini sağlar.

Ayrı başvuru gerektiren yapıyı kontrol edin

Ürün başvuru rehberi her standart, marka ve üretim yeri için ayrı başvuru formu düzenlenmesini açıklar. Bu nedenle başka marka veya tesis eklemeyi mevcut dosyadaki basit bir yazım düzeltmesi gibi ele almayın. Talebin mevcut dosyada değişiklik mi yoksa ayrı başvuru mu oluşturacağını TSE’nin değerlendirmesiyle netleştirin. UB-RH-002 Ürün Belgelendirme Başvuru Rehberi, 12.09.2025/4, sayfa 3, ayrı başvuru formu düzenlenmesi.

Değişiklikten etkilenen teknik kayıtları da listeleyin. Model tanımı, bileşen listesi, teknik çizim, marka kullanım belgesi veya üretici sözleşmesi değişmişse eski ve yeni sürümü ayırt edin. Eski dosyayı tarihini değiştirmeden yeni belgeymiş gibi yüklemek yerine değişen kayıtların açıklamasını tutun.

İnceleme planı yeniden değerlendirilebilir

Prosedür, inceleme sırasında yazılı olarak alınan yeni başvuru, kapsam genişletme veya daraltma gibi taleplerin; inceleme heyetinin uzmanlığı ve zaman planı yeterliyse değerlendirilebilmesini düzenler. Süre yeterli değilse ek zamanın koordinasyonu söz konusu olabilir. Bu imkân, her yeni modelin aynı ziyarette kesin olarak sonuçlandırılacağı garantisi değildir. UB-PR-001 Ürün Belgelendirme Başvuru Prosedürü, 14.08.2026/31, 4.1.3.

Ziyaret yaklaştıysa yeni talebin planı etkileyip etkilemediğini önceden sorun. Numune alımı veya deney başlamışsa hangi sürümün esas alındığını açıklığa kavuşturun. Değişiklik nedeniyle eski deneylerin tümüyle geçersiz kaldığını ya da hiçbir ek deney gerekmeyeceğini kendiniz kararlaştırmayın; bu sonuç teknik kapsamla ilgilidir.

Talep ile verilen kapsamı ayrı izleyin

Başvuruda değişiklik istemek, o yeni kapsamın belgelendirildiği anlamına gelmez. Dosyanız için şu dört kaydı ayrı tutabilirsiniz:

• Değişiklik talebinin gönderildiği tarih ve kayıt numarası.
• TSE’nin istediği ilave doküman veya teknik açıklama.
• İnceleme/deney planına yansıyan değişiklik.
• Nihai belgenin veya kararın gerçekten kapsadığı ürünler.

Son belge düzenlendiğinde marka, model ve standardı başvuru notunuzla karşılaştırın. Teklif ve internet açıklamalarını talep edilen kapsam yerine düzenlenen kapsam üzerinden güncelleyin. Belge kullanımı, belgelendirilmiş ürün ve hizmetlerle sınırlıdır. TSE Belgelendirme Yönergesi, 06.08.2024/1, madde 31/7.

Üç dosya sürümünü aynı anda izleyin

Başvuru sürerken model değişikliğinde başlangıçta talep ettiğiniz kapsam, laboratuvara veya incelemeye gönderdiğiniz ürün ve kurumun değerlendirdiği güncel kapsam farklı tarihlerde oluşabilir. Örneğin A modeliyle başvurup numune gönderdikten sonra B modelini eklemek istediğinizde ilk raporun B'yi de kapsadığına kendiniz karar vermeyin. Prosedür, kapsam değişikliği talebinin inceleme öncesinde veya sırasında birimle ele alınmasını düzenler. UB-PR-001, sayfa 13.

Pratik olarak eski model listesi, talep edilen yeni liste ve değerlendirme sonrası kabul edilen listeyi tarihleriyle saklayabilirsiniz. Başvuru dosyasının adını değiştirmeniz, kurum kararının kapsamını değiştirmez. Her ek için hangi başvuruya ait olduğu ve önceki ekin yerini alıp almadığı anlaşılır olsun. Bu kayıt yöntemi ek bir resmî form şartı değildir.

Yer değişikliği ile model ilavesinin etkisi aynı olmayabilir

Aynı tesiste yeni ürün modeli eklemek ile üretimi başka adrese taşımak iki ayrı değişikliktir. Yönergenin 15. maddesi üretim yerinin taşınmasını ve kapsam genişletme durumunu farklı fıkralarda ele alır. Kapsam genişletmede önceki olumlu inceleme ve diğer şartlara bağlı olarak yeniden yer incelemesi yapılmayabilmesi, her değişiklikte otomatik muafiyet vermez. İlgili programa ait özel düzenleme de dikkate alınır. Yönerge, madde 15/2–3, fiziksel sayfa 9.

Örneğin model eklerken aynı zamanda fason fabrikanızı değiştiriyorsanız bunu yalnız “model listesi güncellemesi” olarak bildirmeyin. Yeni üretim yeri, taraf ilişkisi, numune ve raporların bağlantısını beraber açıklayın. Kurumun hangi kısmı mevcut dosyada ele aldığı, hangisi için ek değerlendirme istediği yanıtında görülmelidir.

Talep edilen kapsamı satış materyaline ne zaman taşımalı?

Belgelendirme sonrasındaki kapsam değişikliği ayrıca karar konusudur. Talebin gönderilmesi veya görüşmede uygun olabileceğinin söylenmesi, yeni ürünün belgeli olarak tanıtılmasını tek başına sağlamaz. Teklif ve kataloglarınızı gerçek kararın kapsadığı modele göre güncelleyin; henüz değerlendirmedeki modeli aynı belge numarasının altında onaylanmış gibi sunmayın. Yönerge, madde 20 ve 28, sayfa 11–12.

Konunun ana rehberleri: BelgeNET’te kişi, firma ve belge bilgileri değiştiğinde ne yapılır? · Marka model ürün tipi ve üretim yeri kapsamı nasıl belirlenir?.