Yönetim sistemi başvuru formu ve ekleri

Yönetim sistemi belgelendirme dosyası, başvuru formunun yalnızca ilk sayfasından oluşmaz. TSE’nin SB-FR-001 formunda kuruluş bilgileri, belgelendirme kapsamı, tesisler ve sisteme özgü ekler ayrı bölümlerde düzenlenmiştir.

Doğru sistem ve başvuru türü

İncelenen 7 Mayıs 2026 tarihli, 37 numaralı revizyon her yönetim sistemi için ayrı form doldurulmasını istiyor. İlk belgelendirme ile belge transferi de formda ayrı seçiliyor. Transfer için mevcut belgenin bulunması tek başına yeterli sayılmamalı; formun ilgili kayıt ve ekleri ayrıca hazırlanmalıdır. Formun her sayfasının paraflanması ve yetkili kişi tarafından doldurulması talimatını kontrol edin. TSE başvuru formu, sayfa 1–3.

Ortak dosya: D-1 bölümü

D-1 bölümünde sistem dokümanları, faaliyet kapsamındaki yasal şartlara uyumu gösteren kayıtlar ve kuruluşun durumuna göre ticaret sicili ile imza kayıtları yer alıyor. Çoklu tesislerde merkez fonksiyon ile tesisler arasındaki sözleşme veya yasal düzenlemeler de listeleniyor. Kamu kuruluşları ve yurt dışı başvurular için belirtilen istisnaları atlamayın; herkese tek tip şirket evrak listesi uygulamak doğru olmaz. TSE başvuru formu, D-1, sayfa 9.

Başvuru değerlendirme ücretinin makbuzu ortak listede bulunuyor; aynı maddede bu bedelin belgelendirme tetkikinden sonra diğer ücretlerle birlikte de ödenebileceği açıklanıyor. Bu açıklamadan bütün hizmetlerin veya bütün giderlerin aynı ödeme takvimine sahip olduğu sonucu çıkarılmamalıdır. TSE başvuru formu, D-1/2.

Sistem yalnızca kâğıt üzerinde kalmamalı

D-1 altındaki not, belgelendirme tetkikine kadar en az bir yönetimin gözden geçirmesi ve iç tetkikin tamamlanmasını; ilgili yönetim sisteminin muhtemel belgelendirme tarihine kadar en az iki aydır uygulanmasını istiyor. Bu, iki ay içinde belge verileceği sözü değildir. Dosya, tetkik ve karar süreci ayrıca yürür. TSE başvuru formu, D-1 altındaki not.

Seçtiğiniz sisteme ait ekleri bulun

ISO 9001 için D-2 bölümünde kalite politikası, kapsam, kuruluş bağlamı ve risk/fırsatlarla ilgili dokümante edilmiş bilgiler sayılıyor. ISO 14001’in D-3 bölümünde ise bunların çevre yönetimi bağlamındaki karşılıklarına ek olarak yerleşim planı, uygunluk yükümlülükleri ve önemli çevre boyutları gibi kayıtlar bulunuyor. Bunlar iki farklı örnektir; bir sistemin listesini diğer bütün sistemlere kopyalamayın. TSE başvuru formu, D-2 ve D-3.

Bilişim sistemleri için D-30 bölümünde ayrıca uygulanabilirlik bildirgesi, bilgi güvenliği politikaları ve risk analizi metodolojisi gibi sisteme göre değişen ekler bulunur. A2 bölümünde 27017, 27018, 27019 ve 27701 için ISO/IEC 27001 belgesiyle ilgili özel ön koşul da yer alır. 27701 için bu tarihli formun ön koşulunu, standardın 2025 sürümüne geçişinden ayrı değerlendirin; sürüm ayrımı Kişisel Veri Yönetim Sistemi rehberinde açıklanır. Başvurunuzu yalnızca ortak ekleri tamamlayarak hazır kabul etmeyin. TSE başvuru formu, A2 ve D-30.

Göndermeden önce son kontrol

Kendi kontrol listenizde ortak ekleri, seçilen sisteme özgü ekleri ve kuruluşunuzun yapısına bağlı ekleri ayırın. Belgelerde unvan, adres, kapsam ve yetkili kişi bilgilerini karşılaştırın. Son olarak formun kodunu ve revizyonunu TSE doküman sisteminden kontrol edin; bilgisayarınızda duran eski kopyayı otomatik güncel saymayın.

Bir merkez ve iki saha varsa form nasıl ayrılır?

Formun A7 yönlendirmesinde kuruluşa ait şube ve tesisler için B; müşteriye, projeye, tedarikçiye veya inşaata ait çalışma yerleri için C bölümü kullanılır. Her yer için ayrı bilgi verilir. Örneğin merkez ofisi, kendine ait fabrikası ve müşteri şantiyesinde montaj ekibi bulunan bir işletme, bu üç yeri yalnız merkez adresi altında birleştirmemelidir. Fabrika için B, müşteri şantiyesi için C bilgilerinin hazırlanması bu ayrımı görünür kılar. Örnek, bu sahaların otomatik olarak aynı belgeye kabul edildiği anlamına gelmez. SB-FR-001, A7, B ve C, sayfa 5–9.

Her sahada faaliyet kapsamını, çalışan ve taşeron sayılarını, vardiyaları ve dışarıdan sağlanan işleri eşleştirin. Gıda başvurusundaki hat ve HACCP bilgileriyle enerji başvurusundaki tüketim/kaynak bilgileri farklı alanlardır. Kullanılmayan bir bölümün yerine tahminî sayı yazmak, başvurunun gerçek kapsamını değiştirebilir.

Transfer dosyasında dört ayrı dayanak

D25, mevcut belgenin ve kapsamının yanında transfer gerekçesini açıklayan yazı, belgenin geçerliliğine ilişkin kanıt, en son belgelendirme veya yeniden belgelendirme raporu ve bunu izleyen gözetim raporlarını ekleriyle birlikte ister. Başvuru türünü işaretlemek bu raporları temin etmenin yerine geçmez. Hangi raporun hangi tetkik dönemine ait olduğunu dosya adında göstermek yararlı bir hazırlık yöntemidir. SB-FR-001, D25, sayfa 14.

İzin durumu ve imzalı teslim

E bölümü bir iznin mevcut olması, başvurusunun yapılmış olması veya bulunmaması durumlarını tarihleriyle ayırır. İzin başvurusu yapılmış bir faaliyeti “izin mevcut” olarak işaretlemeyin. D1’de ticaret sicili gazetesinin tarih ve sayısı istenirken bazı özel sistem ekleri ayrıca belge sureti isteyebilir; ortak ve özel listeleri birlikte okuyun. SB-FR-001, D1, D15 ve E, sayfa 9, 12, 16.

Formun ilk sayfası faks veya e-posta ile gönderimin, asıl ıslak imzalı formun teslimi yükümlülüğünü kaldırmadığını belirtir. A6 danışman/alt yüklenici bilgisini kullanılmışsa sorar; bu alanın bulunması danışmanlık satın alma zorunluluğu oluşturmaz. A8’de yazdığınız tercih edilen tetkik haftası da onaylanmış randevu değildir. SB-FR-001, sayfa 1, A6 ve A8.