ISO 9001 iç tetkikine hazırlık: kapsam, program ve kanıt dosyası

İç tetkik hazırlığı, tetkik günü sunulacak dosyaları bir araya getirmekten daha geniştir. İşletmenin kendi sisteminin nasıl uygulandığını incelemek için kapsam, plan, görevliler ve izlenecek kayıtlar önceden belirlenir. TSE başvuru formunun D-1 notu, belgelendirme tetkikine kadar iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesinin en az bir kez tamamlanmasını ister. SB-FR-001, D-1.

Kaynak güncellemesi: IAF MD 1 → Global ACI-TECH-3-001; IAF MD 11 → Global ACI-TECH-3-008. Bu rehberde kullanılan Global ACI belgeleri sürüm 1.0’dır; yayın tarihleri 10 Temmuz 2026, uygulama tarihleri 28 Ağustos 2026’dır. Belgelerin girişleri, önceki IAF metinlerinin esaslı değişiklik yapılmadan yeniden düzenlendiğini belirtir. Eski kayıtlar kaynakçada karşılaştırma amacıyla korunmuştur. Global ACI-TECH-3-001, kapak ve md.0.1; Global ACI-TECH-3-008, kapak ve md.0.2.1

Bu rehberdeki APG kaynakları ISO komite sitesinin ISO 9001:2015 koleksiyonundaki yardımcı kılavuzlardır; zorunlu şart veya ISO tarafından onaylanmış yorum olarak kullanılmaz. Güncel baskı ve geçiş takvimi için ISO 9001 başvuru rehberindeki açıklamayı inceleyin. APG koleksiyonu ve kullanım açıklaması.

Süreçleri ve tetkik kapsamını görünür kılın

Başlangıç için faaliyetlerinizi, yerleşkelerinizi ve sistem kapsamınızı aynı listede karşılaştırın. Siparişin alınmasından hizmetin veya ürünün teslimine kadar hangi adımlarda kayıt oluştuğunu belirleyin. Birden fazla tesis varsa tetkik planında hangisinin ne şekilde ele alınacağını açık bırakmayın.

Önerilen hazırlık kaydında süreç, ilgili sorumlu, kullanılacak kriter, görüşülecek kişiler ve incelenecek kayıt örnekleri bulunabilir. Bu, standardın bütün maddelerini içeren zorunlu bir kontrol formu değildir; kendi sisteminiz üzerinden hazırlanmış bir çalışma planıdır. Uygulanacak standardın baskısı ve kuruluş prosedürleri ayrıca esas alınır.

Görevlendirmeyi ve planı birlikte hazırlayın

Tetkiki gerçekleştirecek kişinin ilgili faaliyetleri anlayabilecek bilgiye sahip olması ve değerlendirmenin tarafsızlığının gözetilmesi önemlidir. Yalnızca takvimde boş zamanı olan kişiyi seçmek yerine işin kapsamına uygun görev dağılımı yapın. Kimlerin hangi süreçte görev alacağını ve bulguların kime bildirileceğini önceden açıklayın.

TSE’nin ISO 9001 iç tetkik eğitiminde tetkik prensipleri, planlama, yürütme, sonuçlandırma ve rapor yazımı ayrı konular olarak yer alır. Planı, görüşme saatlerini ve raporlama adımını birlikte düşünmek bu akışı destekler. TSE 2026 eğitim programı, ISO 9001 İç Tetkik Eğitimi.

Hazır belge yerine uygulama örneği bulun

Bir prosedürün varlığı ile uygulandığını gösteren kayıt farklıdır. Örneğin satın alma sürecini inceliyorsanız yalnızca prosedürü değil, seçilmiş bir siparişin onay ve tedarikçi kayıtlarını da değerlendirme için hazırlayabilirsiniz. Örnek seçimini kuruluşunuzun gerçek faaliyetlerine göre yapın; burada verilen örnek bütün işletmelere zorunlu belge listesi değildir.

Kayıt ile uygulama arasında fark bulunursa gözlemi somut şekilde yazın. Kimin hata yaptığına odaklanmak yerine hangi kriterle hangi kanıtın uyuşmadığını açıklayın. Bulguyu destekleyen tarih ve kayıt kimliğini kaybetmeyin.

Bulguları kapanışa kadar takip edin

• Bulgu hangi süreç ve kanıta dayanıyor?
• Değerlendirme ve yapılacak faaliyet kime atanmış?
• Planlanan işlem gerçekten uygulanmış mı?
• Sonuç yönetimin gözden geçirmesinde ele alınacak mı?

İç tetkikin tamamlanması, TSE belgesinin alınmış olduğu anlamına gelmez. Başvuru, belgelendirme tetkiki ve karar süreçleri ayrıca yürütülür. İç tetkik dosyasını bu süreçleri destekleyen gerçek uygulama kaydı olarak hazırlayın.

İç tetkik için örnek bir iz sürme çalışması

Bir satın alma sürecini incelerken işletmenin kendi kriterini, seçilen siparişi ve fiilî kaydı karşılaştırabilirsiniz. Örneğin kuruluş prosedürü belirli bir onay öngörüyorsa, incelenen siparişte bu onayın nerede bulunduğunu gösterin. Bulgu yazarken “satın alma kötü çalışıyor” yerine hangi kayıt üzerinde ne görüldüğünü açıklayın. Bu örnekte kriter işletmenin kendi prosedürüdür; ISO'nun belirli bir maddesinde herkes için aynı onay şartının bulunduğunu ileri sürmüyoruz.

Tetkik notunda kayıt referansı, görüşülen görev, inceleme tarihi ve kapsam bulunabilir. Sonradan eklenen bir belgeyle tetkik sırasında görülen durumu birbirine karıştırmayın. İlk bulguyu koruyup daha sonra yapılan işlemi ayrı kayda bağlayın. Bu yöntem yalnız biçimsel bir kontrol listesinden daha izlenebilir bir sonuç verir.

Birden çok saha ve entegre sistem varsa

Global ACI-TECH-3-001'in çok sahalı çerçevesi, bütün sahaların iç tetkik programıyla ilişkisini ve merkezden yönetimini ele alır. Dış belgelendirme tetkikinde saha örneklemesi yapılması, kuruluşun kendi iç tetkik kapsamını aynı örneklemle sınırlayabileceği anlamına gelmez. Merkez ve şubelerin hangi faaliyetlerinin ele alındığını gösterin. Global ACI-TECH-3-001, bölüm 5.

Entegre kalite/çevre çalışmasında ortak kayıt kullanılabilir; hangi incelemenin hangi sistemle ilişkili olduğunu koruyun. Global ACI-TECH-3-008'in entegrasyon yaklaşımı ortak dokümandan daha fazlasını; yönetim, iç tetkik ve gözden geçirme bağlarını dikkate alır. Aynı raporun başlığına iki standart yazmak tek başına entegrasyon kanıtı değildir. Global ACI-TECH-3-008, Ek 1.

Konuya ilişkin ana rehber: ISO 9001 belgesi için TSE başvurusu: evraklar, tetkik ve yenileme.