Hizmet Yeterlilik Belgesi nasıl alınır?

Hizmet Yeterlilik Belgesi (HYB), hizmet sunan iş yerinin ve sunduğu hizmetin ilgili Türk standardı veya kriterine uygunluğunun değerlendirilmesi sonucunda verilen belgedir. Başvuru, faaliyetiniz için doğru kapsamın seçilmesiyle başlar; çevrimiçi müracaat, inceleme ve belgelendirme kararıyla ilerler. Belgenin kapsamını yalnızca işletmenizin adı değil, değerlendirmeye alınan hizmet ve standart/kriter belirler. TSE HYB hizmet sayfası

Önce hangi belgeye başvurduğunuzu ayırın

TSE’nin HYB’si ile Ticaret Bakanlığının Satış Sonrası Hizmet Yeterlilik Belgesi aynı işlem değildir. Bakanlığın belgesi, ilgili yönetmelik kapsamındaki üretici veya ithalatçıların satış sonrası hizmet organizasyonuyla ilgilidir. Bakanlık başvurusunda bildirilen servislerin ürün grubuna uygun TSE standartlarıyla ilişkisi ayrıca kontrol edilir. Dolayısıyla servis işletmesi olarak HYB başvurusu yapmanız ile üretici/ithalatçı olarak Bakanlığa başvurmanızın dosyalarını birbirine karıştırmayın. Ticaret Bakanlığı — Satış Sonrası Hizmet Yeterlilik Belgesi

1. Faaliyetinizi ve başvuru kapsamını belirleyin

Hazırlığa işletmenizde gerçekten yaptığınız işleri yazarak başlayın. Örneğin bakım, onarım veya yenileme ifadelerinden hangisinin faaliyetinizi anlattığını; hangi ürünlerde hizmet verdiğinizi ve başvurunun hangi hizmet yeri için yapılacağını netleştirin. Bu çalışma, standart seçimi için hazırlık önerisidir; belgelendirme kapsamını kendiliğinden oluşturmaz.

TSE’nin hizmet sayfasındaki standart/kriter listesi araştırmanın başlangıcıdır. Başvuru kabul talimatı, başvurulan standart veya kriterin TSE’nin resmî web sayfasından satın alınmasını ve kurallarına uyulmasını ister. Yalnızca standardın adına bakarak ekipman, alan veya çalışan sayısı belirlemeyin. Faaliyetinizin birden fazla kapsama girmesi veya listede karşılık bulamaması halinde ilgili hizmet belgelendirme biriminden kapsamı netleştirin. Başvuru Kabul Talimatı, bölüm 3.1

2. Hizmet yerini ve şubeleri doğru tanımlayın

Bir başvuruda birden fazla standart veya kriter bulunabilir. Aynı kuruluşun farklı hizmet yerleri için ise ayrı başvurular gerekir. Bu nedenle tek adresteki farklı faaliyetler ile farklı adreslerdeki şubeleri aynı başvuru konusu gibi düşünmeyin. Aynı adresi paylaşan kuruluşlarda ayrıca kabul koşulları bulunduğundan, ortak adres kullanımı varsa başvurudan önce durumunuzu birime açıklayın. Başvuru Kabul Talimatı, bölümler 3.1–3.2

3. Güncel başvuru belgelerini hazırlayın

Başvuru formunda istenen bilgiler ve dokümanlar, belgelendirme kararı verilmeden önce tamamlanmalıdır. Başvuru formunu göndermek, dosyanın değerlendirmeye hazır olduğu anlamına gelmez. Firma, hizmet yeri ve yetkili kişi bilgilerinin tutarlı olmasını hazırlık kontrolünüzün bir parçası yapın. Belgelendirme Yönergesi, madde 13

Evraklar faaliyetinize göre değişir. Örneğin yetkili servis kapsamında üretici/ithalatçıyla sözleşme; kuruluşun kendi ithal ettiği ürüne servis vermesi durumunda taahhütname hükümleri bulunur. Bu nedenle her işletmeye aynı evrak listesini uygulamak yerine, başvurduğunuz kapsama ilişkin belge koşullarını kontrol edin. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, madde 8

4. Avansı kontrol ederek çevrimiçi başvurun

Başvuru kabul talimatına göre yeni başvurunun kabulü için avansın yatırılması gerekir; elden belge başvurusu kabul edilmez. TSE’nin HYB hizmet sayfası başvuru için resmî başvuru portalına yönlendirir. İşleminize TSE başvuru portalından ulaşabilirsiniz. Başvuru Kabul Talimatı, bölümler 3.1–3.2, TSE HYB — Başvuru

Ödeme hazırlığında tutarı ve ödeme bilgisini güncel resmî kanaldan kontrol edin. HYB sayfasının “Ücret Tablosu” bağlantısı bu araştırmanın başlangıcıdır. Bu rehber sabit bir başvuru fiyatı vermez. TSE HYB — Ücret Tablosu

5. İnceleme ve eksikliklerin giderilmesi sürecini takip edin

Kabul koşullarına uygun bulunan çevrimiçi başvurudan sonra uzman atanır. İnceleme, başvurulan standardın/kriterin şartlarının karşılanıp karşılanmadığını belirlemeye yöneliktir; işlemine göre kayıtlar üzerinden veya hizmet yerinde yürütülür. Başvuru Kabul Talimatı, bölüm 3.3, Usul ve Esaslar, madde 9

İncelenen 30.11.2023 revizyonlu Usul ve Esaslar, ilk müracaat incelemesindeki fiziki veya doküman eksiklikleri için 45 gün düzenler. Fiziki eksiklik tamamlandığında takip incelemesine başvurulur; yalnız doküman eksikliğinde kayıtlar inceleme uzmanına iletilir. Aynı madde, zaten belgeli kuruluşun doküman eksikliği için farklı olarak 1 ay öngörür. İlk başvuruyla mevcut belgenin kontrolünü birbirine karıştırmayın. Bunlar eksik tamamlama süreleridir; belgenin kaç günde verileceğini göstermez. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, 15.00.YNG.06, rev.30.11.2023/6, madde 11 Başvurunuza ait yazılı bildirimde hangi durumun ve sürenin uygulandığını kontrol edin.

Hazırlık dosyanızda eksikliğin tanımını, TSE bildirim tarihini, verilen süreyi ve gönderdiğiniz tamamlayıcı kaydı birlikte izlemek işinizi kolaylaştırır. Sözlü açıklamalarla yetinmeyip başvurunuzla ilgili yazılı bildirimleri takip edin.

6. Kararı, sözleşmeyi ve belge kapsamını kontrol edin

İnceleme sonuçları gözden geçirilerek karar sürecine sunulur. Olumlu belgelendirme kararının ardından başvuru sahibi sözleşme işlemi için bilgilendirilir. Belgeyle ilişkili kullanım hakları sözleşme ve ilgili belgelendirme dokümanlarının koşullarına bağlıdır; yalnızca başvuru yapmış olmanız belge sahibi olduğunuz anlamına gelmez. Belgelendirme Yönergesi, maddeler 17 ve 19

Belgeyi aldığınızda unvan, hizmet adresi, standart/kriter ve yazılı kapsamı kontrol edin. İncelenen hizmet yeriyle kayıtlı bilgilerin uyumu belge düzenleme aşamasının bir parçasıdır. Usul ve Esaslar, madde 12

7. Belge sonrasındaki işlemleri takvime alın

HYB usul ve esaslarında genel geçerlilik süresi bir yıl olarak düzenlenir; standardın/kriterin yürürlükten kalkması gibi durumlar süreyi sınırlayabilir. Yenileme, vize ve ara kontrolün ayrı koşulları vardır; belge kendiliğinden süresiz hale gelmez. Faaliyetinizde, adresinizde veya kapsamınızda değişiklik olduğunda bunun belgeye etkisini ilgili birimle değerlendirin. Usul ve Esaslar, maddeler 14–18 ve 20–22

Pratik bir takip listesinde belge bitiş tarihini, son incelemeyi, kapsam değişikliklerini ve TSE duyurularını birlikte tutabilirsiniz. Bu rehber genel başvuru akışını açıklar; işletmenizin teknik hazırlık listesi, seçilen standart/kriter ve başvuru kapsamı üzerinden ayrıca oluşturulmalıdır.

HYB dosyasını iş sırasına göre hazırlama örneği

İlk kez başvuran bir servis için başlangıç dosyanızı dört kısımda düzenleyebilirsiniz: faaliyet ve adres; standart/kriter ve kapsam; kuruluş/marka/imza ilişkileri; personel, ekipman ve yerleşim karşılaştırması. Her kısım aynı hizmet yerini anlatmalıdır. Bu bir TSE formu değildir; resmî dokümanlardaki farklı koşulları birlikte takip etmenizi sağlayan hazırlık düzenidir.

Faaliyet değiştikçe hangi dosyanın etkilendiğini izleyin. Yeni marka talebi servis sözleşmesini ve çoklu marka hesabını; yeni şube ayrı başvuruyu; taşınma yeni hizmet yerinin incelemesini gündeme getirebilir. Sadece evrak sayısını artırmak yerine başvuru türünü ve gerçek değişikliği doğru tanımlayın. HYB Usul ve Esasları, madde 7, 9, 14 ve 21.

Belge düzenlendiğinde son kontrol

Belgede unvan, hizmet adresi, dayanak kodlar, marka/ana firma kapsamı ve tarihleri okuyun. Sözleşmeye dayalı kent temizliği, peyzaj veya toplu yemek gibi işlerde merkez adresi ile uygulama/şantiye adresinin farklı alanlarda gösterilebildiğini dikkate alın. 12. madde, incelenen uygulama adresinin sözleşmede bulunmasını ve sözleşme bitiş tarihinin kapsama yazılmasını ayrıca düzenler. Yalnız üst adres satırını okuyarak bütün işyerlerinin kapsandığını varsaymayın. HYB Usul ve Esasları, madde 12.

Belgenin düzenlenmesiyle süreç işletmenin günlük takibine geçer: değişen personel/cihaz şartları, yeni faaliyet veya marka, adres ve sözleşme değişiklikleri, ara kontrol ve yenileme. İlgili bildirim ve inceleme sonucunu dosyada tutun. Belge görselini güncel kapsamın yerine kullanmayın; gerektiğinde resmî belge sorgulamasına yönlendiren sayfadan uygun sorguyu seçin.