Tedarikçinin TSE belgesi satın alacağınız ürünü kapsıyor mu?

Bir tedarikçinin TSE belgesi bulunması, teklifindeki bütün ürünlerin belgeli olduğu sonucunu vermez. Satın alacağınız ürünün kimliğini, belgenin türünü, kapsamını ve güncel durumunu birlikte kontrol edin. TSE Belgelendirme Yönergesi, belge ve marka kullanımını belgede belirtilen üretim veya hizmet yeri ile ürün/hizmet kapsamına bağlar. TSE Belgelendirme Yönergesi, 06.08.2024/1, madde 28 ve 31/7.

Önce satın alınacak ürünü tarif edin

Teklifte yalnızca “TSE’li ürün” yazıyorsa karşılaştırma için yeterli bilgi yoktur. Tedarikçiden ürünün ticari adını, markasını, modelini veya tipini ve teklif edilen üretim yerini açıklamasını isteyin. Belgeye dayanan bir uygunluk iddiası varsa hangi belge ve hangi kapsam satırı için söylendiğini de sorun.

Kendi satın alma dosyanıza teklifin tarihini ve sürümünü ekleyin. Model sonradan değiştiğinde eski kontrolün yeni modele uygulanmasını önlemek için onayladığınız teklifi saklayın. Bu kayıt önerisi TSE’nin bütün alıcılara zorunlu tuttuğu bir form değildir; karşılaştırmanın izlenebilir olması içindir.

Ürün belgesi ile sistem veya hizmet belgesini ayırın

Tedarikçinin sunduğu dokümanın tam adını okuyun. Yönetim sistemi belgesi, hizmet yeterlilik belgesi ve ürün belgesi farklı değerlendirmeleri gösterir. TSE’nin logo prosedürü birden fazla belge sunulurken anlam karışıklığı oluşturulmamasını ister. Bir kalite yönetim sistemi belgesini, teklif edilen ürünün TSE ürün belgesi olarak kaydetmeyin. TSE-PR-010 Belge, Logo ve Marka Kullanım Prosedürü, 07.01.2026/11, 5.1/3–4 ve 5.2.1.

Belgenin yalnız ön yüzünü görüyorsanız varsa kapsam ekini de isteyin. Kopyanın kırpılması, eklerin eksikliği veya okunamayan model bilgisi nedeniyle eşleştirme yapılamıyorsa ilgili satırı “teyit bekliyor” olarak bırakın. Eksik alanı firmanın broşüründeki ifadeyle tamamlayıp doğrulanmış kabul etmeyin.

Resmî kayıtla tarihli karşılaştırma yapın

TSE’nin belgeli firma sorgulamasında firma adı, TS numarası, belge numarası ve durum alanları bulunur. Satın alma kararına yakın bir tarihte ilgili sorgulamayı yapın ve görünen kapsam/durum bilgilerini teklif dosyanızla karşılaştırın. Bu rehber belirli bir firmanın veya ürünün doğrulamasını yapmaz. TSE Belgeli Firma Sorgulama, TSE belgeli firmalar sorgulama alanları.

Karşılaştırmada şu alanları ayrı izleyebilirsiniz:

• Belge sahibi ile faturayı kesecek tedarikçinin ilişkisi.
• Belgedeki marka ile ürün etiketindeki marka.
• Teklif edilen model/tip ile belge ve kapsam ekindeki tanım.
• Üretim yeri ve ilgili standardın belgede gösterilen bilgisi.
• Kontrol tarihinde görülen belge durumu ve açıklanmayan alanlar.

Satıcı ile üretici farklı olabilir. Bu farklılık tek başına uygunsuzluk veya sahtecilik kanıtı değildir; tedarik zincirinin açıklanması gereken bir noktadır.

Eşleşmeyen bilgiyi yazılı sorun

Teyit talebine belge numarasını, teklif edilen modeli ve uyuşmayan alanı ekleyin. Örneğin “Gönderdiğiniz kapsam ekinde A modeli yer alıyor; teklifinizdeki B modeli hangi kapsam satırında?” diye sorun. Bu harfler temsili örnektir, gerçek bir belgeye ilişkin değerlendirme değildir.

Tedarikçinin açıklaması kapsamı kanıtlamıyorsa belgeyi düzenleyen birimden teyit isteyin. Aramada sonuç bulunmaması, okunamayan ek veya eski unvan gibi durumları hemen “sahte belge” olarak yayımlamayın. Kontrolün sonucu; eşleşen alanlar, eksik bilgiler ve açık kalan sorularla sınırlı olmalıdır.

Üç satın alma örneğinde farklı risk

Birinci örnekte satıcı bayi, belge sahibi ise üreticidir. Unvanların farklı olması tek başına sorun kanıtı değildir; satın alacağınız malın gerçekten o belge sahibinin ilgili ürünü olup olmadığı açıklanmalıdır. Üretici adı, marka, model/tip ve belge kapsamındaki üretim yeriyle sipariş satırını eşleştirin. Yönergenin marka kullanımı hükmü belge üzerindeki üretim/hizmet yeri ve kapsama bağlıdır. Yönerge, madde 28/1, fiziksel sayfa 12.

İkinci örnekte belge doğru firmaya aittir fakat teklif edilen model ek listede yoktur. Aynı ürün ailesine benzediği için kapsamda saymayın. Belge eki, model tanımı ve varsa güncel kapsam genişletme kararını isteyin. Kapsamın değiştirilmesi ayrıca değerlendirme ve karar konusudur. Yönerge, madde 20, sayfa 11.

Üçüncü örnekte belge kopyasının üzerinde gelecekteki bitiş tarihi görünür, ancak güncel kayıt askıdadır. Tarihin henüz gelmemiş olması askı kararını etkisizleştirmez. Askı sırasında belge ve marka kullanımı durur; kapsam ve durum bu yüzden birlikte okunmalıdır. Yönerge, madde 29, sayfa 12–13.

Sorgulama filtresini ve kontrol tarihini saklayın

TSE'nin açık firma arama ekranında belge durumu alanı geçerli, askı ve fesih kayıtlarını ayırır. Yalnız bir durum filtresiyle yaptığınız aramada sonuç bulunmaması, diğer durumların da araştırıldığı anlamına gelmez. İncelenen açık ekran bir arama aracıdır; burada sizin tedarikçiniz adına sorgu yapılmış değildir. TSE Belgeli Firma Sorgulama, belge durumu alanı.

Satın alma dosyanıza kontrol tarihini, aradığınız tam unvanı veya belge numarasını, kullanılan durum filtresini ve eşleşmeyen alanları not edebilirsiniz. Siparişle teslim arasında ürün veya belge değişirse aynı kontrolün hangi gün yapıldığı anlaşılır. Ekran görüntüsü, kapsamı okunmayan ek belgenin yerini tutmaz; gerektiğinde düzenleyici birimden o ürün ve tarih için açıklama isteyin.

Konunun ana rehberleri: TSE belgeli firma ve belge sorgulama rehberi · TSE belgesi nedir ve neyi gösterir?.