Üretim yeri incelemesine nasıl hazırlanılır?

Üretim yeri incelemesine hazırlık, fabrikanın genel görünümünü düzenlemekten daha fazlasıdır. İncelemenin hangi ürün, marka ve standart/kriter kapsamında yapılacağını bilmeniz gerekir. TSE'nin ürün belgelendirme açıklaması üretim yeri ile ürün uygunluğunu birlikte ele alır; ilgili şartlar belgelendirme föyü ve üretim yeri inceleme dokümanlarında tanımlanır. TSE Ürün Belgelendirme Hizmetleri, Bilgi bölümü

İncelemenin sınırlarını baştan belirleyin

İlk hazırlık toplantısında üretim, kalite, satın alma ve başvuruyu takip eden kişinin aynı ürün listesinden hareket etmesini sağlayın. Burada önerilen toplantı bir TSE zorunluluğu değil, işletme içi çalışma düzenidir. Ürün ailelerini, ticari modelleri ve üretim adresini birlikte kontrol etmek son anda farklı dosyalarla karşılaşmanızı önler.

Bir fabrikada birçok ürün üretilebilir. Başvuru kapsamının yalnızca seçilen ürünleri içerdiği bir durumda diğer üretimleri de otomatik olarak belgeli saymayın. Başvuru talebinizi “fabrikamıza belge istiyoruz” şeklinde bırakmak yerine ürün ve kapsam üzerinden açıklayın. Ticari katalogda kullandığınız ad ile başvurudaki teknik ürün tanımı farklıysa bunu not edin.

Doğru föy ve raporla çalışın

Belgelendirme föyü; personel, kalite kontrol, laboratuvar, cihaz, üretim yeri ve numune gibi inceleme şartlarını açıklayan program dokümanıdır. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, 04.05.2023 değişikliği, 28.03.2025 redaksiyonu, md.4(c) Bu genel rehber, ürüne özgü bir cihaz veya personel listesi sunmaz. Hangi şartın sizin ürününüzde uygulanacağını ilgili föy ve standardın kullanılabilir sürümüyle belirlemelisiniz.

Başvurusu kabul edilen kuruluşa ilgili föy ve Üretim Yeri İnceleme Raporu'nun iletilmesi ürün başvuru prosedüründe yer alır. UB-PR-001 Ürün Belgelendirme Başvuru Prosedürü, rev.14.08.2026/31, md.4.1.4 İlgili müdürlükten gelen dosyaları sürüm bilgileriyle saklayın. Arama motorundan bulunan eski bir rapor örneğini, birimin gönderdiği dokümanın yerine koymayın. Hazırlık listesinde her satırın yanına dayandığı maddeyi yazmanız, eksik bir şartı genel yorumla tamamlamanızı engeller.

Sahadaki uygulamayla kayıtların eşleşmesini kontrol edin

Kendi hazırlık çalışmanızda ürünü üretimden sevkiyata kadar izlemeyi deneyin. Ürün tanımının nerede kullanıldığını, üretimle ilgili kayıtların kimde bulunduğunu ve inceleme sırasında sorulursa nasıl gösterileceğini belirleyin. Bu çalışma, belirli bir kalite sistemi standardını zorunlu ilan etmez; başvuru kapsamındaki bilgilere erişiminizi sınar.

Örneğin aynı ticari ad altında iki farklı yapıdaki ürün satılıyorsa bunların farkını tek sayfalık karşılaştırmayla açıklayabilirsiniz. Kullandığınız ölçüm veya deney cihazlarını değerlendirirken kalibrasyon aralığını bu rehberden çıkarmayın. Cihazın ve ölçümün hangi kurala tabi olduğu ayrıca doğrulanmalıdır. Mevcut kayıtların tarihini ve kapsadığı ürünü kontrol etmek ise hazırlık sırasında yapabileceğiniz somut bir iştir.

İnceleme günü için görev paylaşımı yapın

Tesis adresini, irtibat kişisini ve sahaya erişim bilgilerini ilgili birimle netleştirin. İncelemeye katılacak işletme çalışanlarının kapsamı bilmesini sağlayın. Üretim konusunda açıklama yapacak kişiyle belgeleri bulacak kişi farklıysa görevlerini önceden paylaşın. İnceleme sırasında bilinmeyen bir soruya tahminle cevap vermek yerine, kaydın nereden teyit edileceğini belirtin.

Üretim yeri incelemesi ile ürünün muayene ve deneyleri programda belirlenen şekilde yürütülür. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, 04.05.2023 değişikliği, 28.03.2025 redaksiyonu, md.8–9 İnceleme tarihinin belirlenmesini belge kararının olumlu olacağına dair bir işaret olarak yorumlamayın. Ürüne ilişkin değerlendirmeler ve karar aşaması ayrıca tamamlanır.

İnceleme sonrasında dosyayı açık tutun

Bildirimdeki her eksikliği ayrı satırda izleyin: hangi ürün veya süreçle ilgili, dayanak hangi madde, istenen açıklama ne ve yanıtı kim hazırlayacak? Yapılan düzeltmenin yalnızca belge üzerinde mi kaldığını, uygulamaya da yansıyıp yansımadığını kendi içinizde kontrol edin.

Sonuçlar yetkili karar sürecine sunulur. TSE-Yönerge(02) Belgelendirme Yönergesi, rev.06.08.2024/1, md.17 Dolayısıyla çalışma planınız inceleme günüyle bitmemeli; sonuçların değerlendirilmesi, istenebilecek açıklamalar ve sözleşme işlemleri için de sorumlu belirlenmelidir. Bu düzen, bir belgelendirme garantisi vermez; işletmenin kendi başvurusunu tutarlı bilgilerle yürütmesine yardımcı olur.

Ön inceleme ile belgelendirme incelemesinin farkı

Başvuru sahibinin talebi üzerine yapılan ön inceleme, tesisin teknolojik yeterliliği, kalite kontrolü ve personel durumu gibi hazırlık konularını değerlendirebilir. Bu işlemde numune alınmaması ve rapor sonucunun belgelendirme kararını bağlamaması ürün başvuru prosedüründe açıkça belirtilir. İsteğe bağlı bu hizmet, olumlu belge kararının satın alınması veya asıl incelemenin yerine geçmesi değildir. UB-PR-001, uygulama, sayfa 1; Ürün Usul ve Esasları, md. 7(4), sayfa 4.

Başvurusu kabul edilen kuruluşa gönderilen Üretim Yeri İnceleme Raporu dokümanını da tamamlanmış olumlu saha raporuyla karıştırmayın. Hazırlıkta kullanılan inceleme dokümanı, henüz yapılmamış fabrikanızın inceleme sonucunu kanıtlamaz. Sonuç kaydı ancak gerçekleştirilen değerlendirmenin bulgularıyla oluşur. UB-PR-001, 4.1.4, sayfa 13.

Tesis erişimi, dış kaynaklı prosesler ve güvenlik

Başvuru formunun A7 beyanı, belgelendirmenin gerektirdiği bilgilere, dokümanlara ve mekânlara erişim sağlanmasını kapsar. Gerek görülürse tesislerde ve dış kaynaklı proseslerde haberli veya habersiz inceleme; TSE ve akreditasyon görevlileriyle iş birliği de bu beyanın içindedir. Dolayısıyla yalnız şirket merkezindeki evrak dolabını hazırlamak, üretimin başka yerde yapılan bölümünü açıklamanın yerine geçmez. UB-FR-001, A7, sayfa 4–5.

Örnek hazırlık çalışmasında her prosesin yanına gerçekleştiği adresi, sorumluyu ve ilgili kaydın nerede tutulduğunu yazabilirsiniz. Dışarıda yapılan boya veya parça işlemi varsa bu ilişkinin nasıl gösterileceğini dosyanızda açıklayın. Bu öneri, her ürün için aynı dış kaynak şartını koymaz; başvurudaki gerçek üretim akışını görünür kılar.

İş sağlığı ve güvenliği tedbirleri başvuranın beyanında yer alır. Genel yönerge, inceleme sırasında güvenli olmayan üretim/hizmet tespit edildiğinde numune alınmadan işlemin durdurulabilmesine imkân tanır. İnceleme randevusu, güvenli olmayan tesiste çalışmanın onaylandığı anlamına gelmez. UB-FR-001, A7; Yönerge, md. 15(1) ve 18(2), fiziksel sayfa 9–10.

Mevcut belgeye yeni ürün ekleniyorsa

Üretim yeri değişmemiş ve son olumlu incelemeden bir yıldan fazla geçmemişse kapsam genişletmede yeniden saha incelemesi yapılmadan ilerleme yolu bulunur. Bununla birlikte ürün ve üretim prosesinin özellikleri ile güvenliğe ilişkin teknik değerlendirme yeni incelemeyi gerektirebilir. “Geçen yıl geldiler” bilgisi tek başına muafiyet kararı değildir. Yeni fabrikanın veya farklı fason üreticinin bu kolaylıktan otomatik yararlanacağı da söylenemez. UB-PR-001, 4.1.1.2.1, sayfa 5–6; Ürün Usul ve Esasları, md. 10, sayfa 5.