Ürün Belgelendirme

Ürün belgelendirme, TSE'nin farklı ürün grupları ve programlar için sunduğu uygunluk değerlendirme hizmetlerinin ana alanlarından biridir. Resmî hizmet sayfasında TSE/TSEK, ürün tip sertifikası, ENEC ve başka programlar birlikte listelenir. Bu nedenle “ürün belgelendirme” ifadesi tek bir sertifikanın adı olarak kullanılmamalıdır. TSE Ürün Belgelendirme Hizmetleri, Ürün Belgeleri listesi

Önce ürün ve amaç belirlenir

Hangi ürünü, hangi pazarda veya hangi müşteri talebi için belgelendirmek istediğinizi açıklayın. İstenen çıktı ürün uygunluk belgesi, belirli deneylere ilişkin rapor veya başka bir programın belgesi olabilir. Program adını bilmeden sadece “TSE'den evrak” istemek doğru süreci seçmeye yetmez.

TSE ürün belgelendirme hizmetlerini elektroteknik, gıda, kimya, makine ve yapı malzemeleri ana sektörleri altında yürüttüğünü açıklar. TSE Ürün Belgelendirme Hizmetleri, Bilgi Sektörü seçtikten sonra ürünün teknik kapsamı ve ilgili programı belirlenmelidir. Aynı sektör içinde birden fazla belge seçeneğinin bulunması mümkündür.

Program ile föy ne işe yarar?

Program belgelendirme akışını, föy ise ilgili ürün incelemesinin şartlarını tanımlar. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, 04.05.2023 değişikliği, 28.03.2025 redaksiyonu, md.4–5 Numune, cihaz, personel veya üretim yeri koşulları buradan ve belgelendirmeye esas dokümandan kontrol edilir. Bir ürün için hazırlanmış şart listesini aynı sektördeki başka ürüne otomatik olarak taşımayın.

İlk başvuruda üretim yeri, marka ve başvuran/üretici ilişkisini açıkça belirtin. İlgili birimin uygulayacağı dokümanlar belirlendiğinde hazırlık dosyanızı bu kapsam üzerinden düzenleyin. Ürün tanımı sonradan değişirse başvurudaki kayıtlarla bağlantısını koruyun.

İnceleme, deney ve karar ayrıdır

Genel ürün belgelendirme açıklaması üretim yeri incelemesi ile muayene ve deneyleri birlikte ele alır; sonuçlar belgelendirme kararına sunulur. TSE Ürün Belgelendirme Hizmetleri, Bilgi Deney yaptırmış olmak, başvuru açmak veya ücret ödemek tek başına belge verilmesi anlamına gelmez.

Belge kapsamı ve kullanım koşulları kadar sonrasındaki gözetim ve değişiklikler de takip edilmelidir. Ürüne uygulanacak programı öğrendikten sonra başvuru, evrak, üretim yeri ve deney rehberlerine geçebilirsiniz. Bu sayfa ana hizmet alanını tanımlar; teknik düzenleme veya pazar erişim şartını her ürün için aynı kabul etmez.

Başvuru yolunu seçmek için bir ürün kartı hazırlayın

Ürünün ticari adı, teknik tanımı, kullanım amacı, model ailesi, üretildiği tesis ve marka sahibi tek bir çalışma kartında yer alabilir. Ayrıca belgeyi kimin hangi amaçla istediğini yazın. Müşterinin belirli bir standarda uygunluk talebiyle belirli deney sonuçlarını istemesi farklı çıktılar doğurur. Bu kart resmî bir form değildir; doğru ürün programına yönlendirilmek için hazırlık önerisidir.

Ürünlerinizin hepsi aynı sektörde olsa da aynı değerlendirme kapsamına gireceklerini varsaymayın. Örneğin iki model arasındaki malzeme, kullanım amacı veya üretim yöntemi farkını açıklayın. İlgili birim bu ayrım üzerinden hangi standardın, kriterin ve föyün kullanılacağını değerlendirebilir. Seçeneklerin tanımı için TSE belgesi ve TSEK sayfaları başlangıç noktasıdır.

İdari dosya ve teknik dosya nasıl ayrılır?

İdari bölüm, başvuran kuruluşun kim olduğunu ve kimin başvuruyu yapabildiğini açıklar. Yasal statü, temsil yetkisi, marka ve gerektiğinde başvuru sahibi–üretici ilişkisine ait kayıtlar burada önemlidir. Teknik bölüm ise hangi ürünün hangi özellikleriyle değerlendirmeye gireceğini gösterir. Aynı ticari isimle farklı ürünler satılıyorsa teknik model kodlarını başvuru kayıtlarında anlaşılır hale getirin.

İlk başvuruda istenen ekler UB-PR-001'de açıklanır. Yurt içindeki ticaret sicili ve marka bilgilerinin elektronik kontrolü, e-imzalı form kullanımı ve üretici ile başvuru sahibinin farklı olması gibi durumlar ayrı hükümlere tabidir. Başvuru formunun tamamlandığını, imza işleminin yapıldığını ve istenen eklerin iletildiğini ayrı ayrı kontrol edin. Ürün Belgelendirme Başvuru Prosedürü, 4.1.1.1

Başvuru kabulü, inceleme ve karar neden ayrı aşamalardır?

İdari değerlendirmede form ve ekleri, teknik değerlendirmede ürün ve talep edilen kapsam incelenir. Eksik veya anlaşılmayan bilgi için kuruluşla iletişim kurulur. Mevcut belgelendirme konuları dışında bir ürün söz konusuysa belgelendirme imkânının ayrıca değerlendirilmesi gerekebilir. Başvurunun alınmasıyla kabulü ve olumlu belge kararı birbirine karıştırılmamalıdır. UB-PR-001, 4.1.2.1

Kuruluş içinde dosyanın hangi aşamada olduğunu gösteren basit bir takip kaydı tutabilirsiniz. “Gönderildi”, “eksik bilgi istendi”, “kabul edildi”, “inceleme planlandı”, “rapor bekleniyor” gibi durumları resmî yazışmayla eşleştirin. Bu çalışma önerisi, müşteriye başvuru durumunu anlatırken henüz alınmamış belgeyi alınmış gibi sunma hatasını önlemeye yardımcı olur.

Üretim yeri ve ürün incelemeleri ilgili programa göre yürütülür. Her ürün programının aynı yerinde inceleme, deney veya numune düzenine sahip olduğunu varsaymayın. Usul ve esaslar, inceleme şartlarının programda ve föyde tanımlandığını belirtir. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, 7–9

Deney raporlarını başvuruya nasıl bağlarsınız?

Elinizdeki her rapor için ürün/model, rapor tarihi, deney standardı ve raporu düzenleyen kuruluş bilgisini not edin. Ürün tasarımında rapordan sonra değişiklik olduysa bunu açıklayın. Raporun yalnız bir deneyi mi, bütün talep edilen deneyleri mi kapsadığını kontrol ettirin. Raporun uygun laboratuvardan gelmesi, başvurunuz için otomatik kabul edileceği anlamına gelmez; TSE'nin raporları değerlendirme ve deneyleri yeniden yaptırma hakkı vardır. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, 9

Bu nedenle başvuru kapsamı belli olmadan aynı deneyleri tekrar satın almak da eski raporların mutlaka yeterli olacağını düşünmek de doğru bir planlama temeli oluşturmaz. Önce mevcut raporları ilgili birime gösterin. Numune seçimi, miktarı, teslim şekli ve deneylerin yapılacağı yer için dosyanıza verilen talimatı izleyin.

Fason üretimde kimin bilgisi kullanılmalı?

Başvuru sahibinin merkez adresiyle ürünün üretildiği tesis farklı bilgiler olabilir. Marka sahibi, belgeyi talep eden kuruluş ve gerçek üreticiyi ayrı belirtin. Fason sözleşmesi gereken durumlarda sözleşmenin tarafları, ürün/standart kapsamı ve üretim yeriyle başvuru formunun tutarlılığı önemlidir. Yurt dışındaki taraflar için ilave veya alternatif belge düzenleri bulunur. UB-PR-001, 4.1.1.1, sayfa 3–4

Hazırlık notunda hangi modelin hangi tesiste üretildiğini göstermek özellikle birden fazla üreticiyle çalışırken yararlıdır. Üreticiniz değişirse eski üretim yerine ilişkin dosyanın aynı ürün adı altında kendiliğinden kullanılabileceğini kabul etmeyin. Değişiklik türüne göre yapılacak başvuru ve değerlendirmeyi ilgili belgelendirme birimiyle belirleyin.

Belgelendirme sonrası takip dosyası

Belge kapsamını güncel model listenizle karşılaştıran bir kayıt tutun. Gözetim planı, üretim veya ürün değişiklikleri, yeni marka, yeni tesis ve kapsam genişletme taleplerini bu kayıt üzerinden izleyin. Ürün belgelendirme usul ve esasları gözetimde üretim yerinden veya piyasadan numune alınabilmesini ve sonuçların karar organına sunulmasını düzenler. Ürün Belgelendirme Usul ve Esasları, 10–13

Belgenin kullanım koşulları ve geçerlilik süresi ilgili programdan öğrenilmelidir. Belge kopyasını saklamak tek başına güncel durumu takip etmek değildir. Satış ekibinin kullandığı ürün kapsamıyla belgenin kapsamı arasında fark oluştuğunda yeni ürünün kapsama eklenmesi için gereken işlemleri araştırın. Ayrıntılı sıra için ürün belgelendirme başvuru rehberini inceleyin.

İlk inceleme ile kapsam genişletmedeki bulgu farklı ele alınabilir

TSE yaptırım tablosu inceleme türlerini ayırır: ilk belge, gözetim, standart geçişi, adres değişikliği ve kapsam genişletme. Aynı sözcükle “uygunsuzluk” yazılması her işlemde aynı kararı doğurmaz. Genişletme sırasında bulunan üretim yeri sorunu mevcut belgeli ürünleri de etkiliyorsa eski kapsam ayrıca değerlendirilir. BM-PR-006 Tablo 1, s.7–9.

Ön hazırlıkta bulgunun hangi ürün, üretim yeri ve inceleme türüyle ilgili olduğunu yazın. Düzeltici faaliyet, bu faaliyet için gönderilen kanıt ve komite sonucu farklı kayıtlar olarak tutulabilir. Yeni modelin henüz kapsama alınmadığını satış dosyasında görünür bırakın.

Numune gecikmesi yalnız kargo takibi değildir

Prosedür, numunenin belirtilen sürede laboratuvara ulaşmamasında deneye uygunluğunun etkilenip etkilenmediğini ayırır. Yeniden numune alınması gereken durumda bunun kuruluştan alınamaması, gözetimde askıya; başka inceleme türlerinde olumsuz sonucun komiteye sunulmasına bağlanır. Bu yüzden her gecikmenin aynı biçimde kapanacağını varsaymayın. Tablo 1, madde 10, s.9–10.

Numune talep kaydı, teslim süresi, gönderim ve laboratuvar kabulünü bir arada izleyin. Taşıma bilgisi, numunenin teknik olarak kabul edildiğinin kanıtı değildir. Sonraki süreç için askı ve yeniden başvuru rehberine geçebilirsiniz.