Fason üretimde helal belge başvurusu: marka sahibi ve üretici hangi dosyayı hazırlamalı?

Fason üretimde helal başvurusunu hazırlarken marka sahibi ile üretim yerini aynı kuruluşmuş gibi yazmayın. TSE’nin HB-FR-001 formu, başvuru sahibi ve üretici farklı olduğunda aralarındaki sözleşmeyi ister. Sözleşmenin ilgili TSE düzenlemelerindeki yükümlülüklerin kabulüne ilişkin hüküm içermesi de formda açıklanır. HB-FR-001, başvuru ekleri.

Tarafları ve üretim yerini eşleştirin

Önce başvuran kuruluşu, ürünü üreten kuruluşu, marka sahibini ve fiilî üretim adresini belirleyin. Ticari ilişkiyi gösteren tek bir fatura, formda istenen sözleşmenin yerine otomatik olarak geçmez. Unvan ve adreslerin sözleşme, başvuru formu ve ürün kayıtlarında tutarlı olması dosyanın izlenmesini kolaylaştırır.

Önerilen çalışma kaydınızda her ürün için “başvuran–üretici–marka–tesis” bağlantısı bulunsun. Bir ürün birden fazla tesiste yapılıyorsa bu bilgiyi gizlemeyin. TSE formu ek üretim yeri, üretim yeri değişikliği ve kapsam değişikliği gibi talepleri ayrı seçeneklerle ele alır. HB-FR-001, A4.

Sözleşmeyle ürün kapsamını birlikte okuyun

Sözleşmenin hangi ürünleri ve hangi üretim yerini kapsadığı görülebilmelidir. Sadece marka kullanım hakkı ile üretim sorumluluğunu aynı kavram olarak değerlendirmeyin. Formdaki idari, mali, teknik ve hukuki yükümlülük kabulünü sözleşme hazırlanırken kontrol edin; buradaki açıklama hazır sözleşme metni değildir.

Üreticinin başka bir müşteri için aldığı belgenin sizin markanızı da otomatik kapsadığını varsaymayın. Başvuru kapsamı ve belgeye konu ürünler ayrıca eşleştirilmelidir. Helal usul ve esasları üretim yerini, programı ve belge konusu ürünle ilişkili marka kullanımını ayrı tanımlar. TSE helal usul ve esasları, tanımlar.

Girdi ve üretim kayıtlarını taraflara bağlayın

TSE formunda farklı ürünlerin helal kontrol noktalarını gösteren doküman ve sektöre özgü girdi formları bulunur. Fason ilişkide bu kayıtları hangi tarafın sağlayacağını önceden belirlemek yararlıdır. Marka sahibinin elindeki ürün listesi ile üreticinin kullandığı girdi listesi farklı sürümlerde kalmamalıdır. HB-FR-001, ek dokümanlar.

Kendi dosya planınızda ürün kodu, üretim akışı, girdi kaydı ve kaydı güncelleyen sorumluyu ilişkilendirin. Bu düzen teknik helal kabul kriteri koymaz; incelemeye sunulan bilgilerin hangi ürüne ait olduğunu açıklığa kavuşturur.

Değişiklikleri yeni siparişten önce kontrol edin

• Üretici veya tesis değişti mi?
• Ürün bileşimi ve girdi tedariki aynı mı?
• Sözleşme yeni kapsamı içeriyor mu?
• Değişiklik TSE başvurusuna yansıtıldı mı?

Önceki dosyaya dayanarak yeni üreticiyi veya yeni ürünü belge kapsamına dahil saymayın. Hangi değişiklik işleminin uygulanacağını güncel form ve ilgili program üzerinden TSE ile netleştirin.

Konuya ilişkin ana rehber: Helal uygunluk belgesi başvurusu ve gerekli evraklar.

Fatura alıcısını üretici yerine yazmayın

Formda başvuran, varsa temsilci ve farklı fatura adresi A1; üretici ve fiilî üretim/hizmet yeri A2 altında ayrılır. Faturayı marka sahibinin ödemesi, o kuruluşun üretici olduğu anlamına gelmez. Sözleşme taraflarıyla bu alanları tek tek karşılaştırın. HB-FR-001 s.1–2.

Başvuran ve üretici farklıysa istenen sözleşmede ilgili TSE idari, mali, teknik ve hukuki yükümlülüklerinin kabulü bulunmalıdır. Formun İngilizce açıklamasında üretim yeri sahibi ifadesi geçerken Türkçe bent üretici kuruluşu esas alır. Tesis sahibi, kiracı üretici ve marka sahibi farklı kişilerse bu ilişkiyi varsayımla doldurmayın; tarafları ve gereken sözleşmeyi başvuru dosyasında açıkça belirtin. Form s.7, d bendi.

İnceleme ve tanıtım kayıtlarını taraflar arasında koordine edin

Üretim yerindeki irtibat kişisi ile başvuruyu takip eden kişinin hangi kayıtları sağlayacağını önceden belirleyebilirsiniz. Başvuru formu eksik idari/teknik belgelerden doğan gecikmeleri ve inceleme sırasında erişim sağlanmasını başvuranın taahhütlerinde ele alır. Markalı numune hazırlama veya ürünü işaretle satışa sunma, haklar verilmeden yapılamaz; fason üreticinin etiket baskısı da bu hazırlıkta kontrol edilmelidir. Form s.6, A10.