Ürün belgelendirmesi için gerekli evraklar

Ürün belgelendirmesi için evrak hazırlarken önce başvuran kuruluşu, gerçek üreticiyi, üretim yerini ve markayı ayırın. Aynı şirket bütün rolleri üstlenebilir; fason üretim veya ithalat durumunda farklı kuruluşlar devreye girer. Evrak ihtiyacını belirleyen ayrımlardan biri budur. Güncel başvuru rehberi yurt içi ve yurt dışı durumlarını da farklı ele alır. UB-RH-002 Ürün Belgelendirme Başvuru Rehberi, rev.12.09.2025/4, s.1–3

Evrak listesine şirketinizin durumundan başlayın

Hazırlayacağınız dosyanın ilk sayfasına kısa bir kimlik özeti koymanızı öneriyoruz: ticaret unvanı, sicil bilgisi, üretim adresi, marka, ürün adı ve başvuruyu imzalayacak kişi. Bu, TSE'nin formuna ek yeni bir zorunluluk değildir; farklı evraklarda aynı bilgiyi kullanmanıza yardımcı olan çalışma notudur. Unvan değişmişse eski belgedeki adla yeni sicil kaydını karıştırmayın. Üretim adresi ile merkez adresinin aynı olduğunu da varsaymayın.

İlk başvuruda kimin adına belge istendiğini açık yazın. Ürünü satın alan müşteri, markayı kullanan şirket ve fabrikayı işleten kuruluş aynı olmayabilir. Birinin evrakını ötekinin yerine koymak, dosyanın hangi ilişkiyi kanıtladığını belirsizleştirir.

Elektronik kontrol edilen bilgi, kaldırılmış şart değildir

UB-RH-002, yurt içindeki başvuranların yasal statü ve marka tescil durumlarının formdaki bilgilere dayanılarak ilgili elektronik sistemlerden kontrol edildiğini açıklar. Dolayısıyla “marka belgesini yüklemiyorum” ile “marka bilgisi gerekmiyor” aynı sonuç değildir. UB-RH-002 Ürün Belgelendirme Başvuru Rehberi, rev.12.09.2025/4, s.1–2

Formu hazırlarken kullanılan sicil ve marka bilgilerinin güncel olduğundan emin olun. Sadece bir ekran görüntüsü saklamak yerine kaydın numarasını, hangi kuruluşa ait olduğunu ve işlemde kullanılan tarihi çalışma notunuza ekleyin. Bir bilginin elektronik ortamdan bulunamaması halinde ne sunmanız gerektiğini ilgili belgelendirme müdürlüğünden öğrenin; yeni bir belge türü veya onay yöntemi varsaymayın.

İmza, üretici ilişkisi ve özel durumlar

Başvuru rehberinde imza sirküleri, başvuran ile üretici farklıysa aralarındaki sözleşme ve sektöre özgü izin belgeleri yer alır. Türkiye ve KKTC dışındaki gerçek üretici için temsil veya ithalat yetkisini gösteren yazı ayrıca açıklanır. Temsilci aracılığıyla başvuruda temsil yetkisini gösteren evrak da önem taşır. UB-RH-002 Ürün Belgelendirme Başvuru Rehberi, rev.12.09.2025/4, s.1–3

Bu başlıkları kontrol ederken iki soru sorun: “Belgeyi hangi kuruluş düzenliyor?” ve “Bu belge hangi ilişkiyi kanıtlıyor?” Örneğin fason üretim sözleşmesinin tarafları ile başvuru formundaki başvuran/üretici bilgilerinin eşleşmesini kontrol edin. Sözleşmenin geçerlilik ve imza bilgilerini hukukî bir yorum üretmeden, resmî dosyada istenen bilgilerin bulunup bulunmadığı bakımından gözden geçirin. Belirsiz durumları başvuru birimine yazılı iletin.

Teknik dosyayı idari evraktan ayrı izleyin

Başvuru prosedürü idari ve teknik değerlendirmeyi ayrı aşamalar olarak ele alır. Teknik eklerin tamamlanması ve dosyanın kabulü, ilgili başvurunun durumuna göre yürütülür. Belgeli kuruluşun önceki bilgilerinde değişiklik yoksa bazı ekler tekrar istenmeyebilir; bunun için prosedürde beyan koşulu bulunur. UB-PR-001 Ürün Belgelendirme Başvuru Prosedürü, rev.14.08.2026/31, md.4.1.2.1

Bu nedenle dosyanızda “hazır”, “kontrol bekliyor” ve “birimden açıklama istendi” durumlarını kullanabilirsiniz. Teknik çizim, bileşen listesi veya başka bir ekin gerekip gerekmediğini ürününüze uygulanan program üzerinden belirleyin. Başka şirketin klasöründeki dosya adlarını eksiksiz bir zorunluluk listesi gibi kopyalamayın.

Göndermeden önce son kontrol

E-imza kullanılmadan tamamlanan çevrimiçi ürün başvurusunda imzalı form ve eklerin ilgili müdürlüğe iletilmesi gerekir. TSE Ürün Belgelendirme Hizmetleri, Başvuru bölümü Çevrimiçi yüklediğiniz sürümle gönderdiğiniz imzalı sürümün aynı olmasına dikkat edin. Her düzeltmede dosya adını ve sürüm tarihini değiştirmeniz hangi belgenin son hal olduğunu ayırt etmeyi kolaylaştırır.

Avans ödeme yükümlülüğü ile dekont sunulması aynı kontrol değildir. Başvuruya uygulanacak ödeme şartını güncel tarife ve kuruluşunuzun durumuyla birlikte sorun. Belgeleri gönderdikten sonra başvuru numaranızı, gönderim kaydını ve eksik evrak bildirimlerini tek yerde saklayın. Bu rehber dosya hazırlığını düzenler; tüm ürünler için değişmez bir evrak sayısı veya standart dosya paketi vaat etmez.

Fason üretimde hangi tarafın evrakı gerekir?

14.08.2026 tarihli prosedür iki farklı ilişkiyi ayırır. Başvuran kendi fabrikasında başka firmanın markasıyla üretim yapıyorsa markanın belgelendirmede kullanımına izin veren fason sözleşme, TSE kurallarının kabulü, fesihte TSE’yi bilgilendirme taahhüdü ve marka sahibinin Türkçe/İngilizce resmî tescil kaydı istenir. Başvuran ile gerçek üretici farklıysa sözleşmede ayrıca iki kuruluşun unvanı, başvuranın merkez adresi, üretim adresi ve kapsamdaki standart/kriter, marka/model ile föye uygun üretim taahhüdü yer alır. UB-PR-001, 4.1.1.1(3)–(4), sayfa 3.

Tarafların bulunduğu ülke de ekleri değiştirir:

• İki taraf Türkiye’deyse sözleşme yetkililerinin noter tasdikli yetki belgesi ve imza sirküleri düzenlenir.
• İki taraf da Türkiye dışındaysa kendi ülkelerindeki statü belgeleri ve Türkçe tercümeleri; kuralların kabulü ve sözleşmenin feshi halinde bildirim taahhüdü açıklanır.
• Başvuran Türkiye’de, üretici dışarıdaysa tarafların statü belgeleri ve Türkçe tercümeleri veya üreticinin Türk büyükelçiliği/konsolosluğu onaylı statü belgesi yolu bulunur. Taahhüt kısmı ayrıca sürer.
• Başvuran dışarıda, üretici Türkiye’deyse benzer alternatif, yurt dışındaki başvuranın statüsüne ilişkindir. Aynı üretim yerindeki TSE belgeli firmalara ilişkin konsolosluk onayı istisnası ayrıca kontrol edilir.

Yabancı dilde sözleşme için yeminli Türkçe tercüme belirtilir. Farklı ülkelerdeki aynı grup şirketleri için aynı gruba ait olunduğunu gösteren belgeye ilişkin özel hüküm de vardır. Bu dar istisnayı bağımsız tedarikçilere veya başka evrakların tamamına yaymayın. UB-PR-001, sayfa 3–4.

Elektronik sicil bulunamazsa ve izin belgesi istenirse

Prosedür, yurt içi sicil ve marka bilgisinin elektronik ortamda sorgulanmasını; sorgulanamayan kayıtlarda kuruluş belgelerinin temin edilmesini düzenler. Unvan veya adresi farklı kuruluşlar için kayıtlar ayrı değerlendirilir. Önce forma ticaret sicil numarasını, gazete tarih/sayısını, sicil müdürlüğünü ve ilgili marka kayıt bilgisini doğru yazın. Eksik elektronik sonuç, sicil veya marka koşulundan muafiyet değildir. UB-PR-001, sayfa 1–3; UB-FR-001, A1–A3 ve ekler, sayfa 1–2, 5.

İzin belgesinde eski ve yeni metni ayırmak gerekir: 2025 rehberinin kısa listesinde noter tasdikli suret ifadesi varken 2026 prosedürü ve 26.12.2025 tarihli form sektöre özel izin belgelerinin suretlerini yazar. Bu nedenle her sektörel izin için genel bir noter zorunluluğu listesi üretmiyoruz. Kendi izin türünüzün mevzuatını ve birimin başvuru talebini esas alın. Rehberin ilerleyen sayfalarındaki eski bakanlık ve gıda belgesi adlarını da güncel gıda izin listesi olarak kullanmayın. UB-RH-002, sayfa 2 ve 10; UB-PR-001, sayfa 4; UB-FR-001, sayfa 6.