Şube ve birden fazla hizmet yeri için HYB

Bir kuruluşun birden fazla hizmet yeri varsa HYB hazırlığını adres bazında yapması gerekir. Güncel başvuru kabul talimatı, şubeler için ayrı başvuru yapılacağını belirtir. 15.03.01.TL.01 Başvuru ve Başvuru Kabul Talimatı, rev.27.07.2026/4, 3. Uygulama

Merkez ve hizmet yerini ayırın

Ticari işlemleri yürüttüğünüz merkez ile hizmetin fiilen verildiği yer aynı olmayabilir. Başvuruya başlamadan her yerin unvanını, adresini, faaliyetini ve varsa yetkili servis ilişkisini ayrı kaydedin. Aynı şirketin şubesi olmak bütün hizmet noktalarının tek incelemeyle kapsandığı anlamına gelmez.

HYB düzenlenmesinde unvan ve adres bilgileri resmî kayıtlardan alınır. Genel usul, bu kayıtlarla incelenen adresin uyuşmasını arar; şartnameye dayalı bazı hizmetlerde uygulama adresi ve sözleşme bilgileri ayrıca düzenlenir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 12

Hangi kapsam hangi adreste?

Şube tablonuzda aynı faaliyet kodunun bütün noktalarda gerçekten yürütülüp yürütülmediğini gösterin. Bir yerde verilen bakım hizmetini diğer yerde verilmiş gibi yazmayın. Personel ve ekipmanı adresler arasında paylaştırmayı düşünüyorsanız bunun ilgili standart açısından kabul koşullarını ayrıca araştırın.

Yetkili servis sözleşmesindeki yer bilgisiyle başvuru adresini karşılaştırmak, başvurudan önce yapılabilecek pratik bir kontroldür. Genel bir bayi listesiyle hizmet yeri kapsamını aynı kabul etmeyin.

Şube taşınırsa

Fiilen taşınma halinde yeni hizmet adresinde inceleme öngörülür. Merkez adresi değişip hizmet yeri aynı kalıyorsa genel usul farklı bir kayıt incelemesi yolu düzenler. Başvuruda değişikliğin hangisi olduğunu açıkça belirtin. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 21

Adres bazında dosya nasıl hazırlanır?

Şubelerinizi yalnız bir adres listesinde toplamak yerine her adres için faaliyet, başvurulan kod, çalışanlar, ekipman ve yetki ilişkisi alanlarını oluşturun. Ortak kuruluş belgelerini bu dosyalara bağlayabilirsiniz; ancak bir şubenin fiilî durumunu diğerinin yerinde kullanmayın.

Örneğin merkez yalnız çağrı ve ticari işlemleri yürütüyor, iki ayrı adres onarım yapıyorsa merkez ile hizmet yerlerini bu işlevlerle tanımlayın. Merkezin posta adresini onarımın yapıldığı yer gibi yazmak, inceleme konusu hizmet yerini belirsizleştirir. Yetkili servis ilişkisi varsa sözleşmede geçen yer bilgisini de ilgili hizmet adresiyle karşılaştırın.

İki şubede farklı hizmet örneği

A şubesinde cihaz kabulü ve beyaz eşya onarımı, B şubesinde yalnız belirli elektronik cihaz hizmeti verildiğini düşünün. A'nın faaliyet kodlarını olduğu gibi B'ye kopyalamak yerine, her şubenin gerçek işlerini yazın. Çalışan ve cihaz kayıtlarını da o adreste yapılan işlerin karşısına yerleştirin.

Aynı cihazın veya kişinin farklı adreslerde kullanılacağı planlanıyorsa bu düzeni gizlemeyin. Hangi işin hangi yerde ve nasıl yürütüleceğini açıklayın; ilgili standardın kabul koşullarını ayrıca araştırın. Bir şubedeki cihaz fotoğrafı diğer şubede sürekli aynı donanımın bulunduğunu kanıtlamaz.

Şubeler için ayrı başvuru düzeni, bir hizmet yerinde birden fazla standart talep edilmesiyle karıştırılmamalıdır. Hizmet Belgelendirme Başvuru Kabul Talimatı, bölüm 3.1–3.2. Bu ayrım için çoklu standart ve kapsam rehberini de okuyabilirsiniz.

Yeni şube açıldığında son kontrol

Yeni adresin faaliyet listesini, görev dağılımını ve envanterini hazırlayın. Mevcut belgelerin hangi adrese ait olduğunu ayrı sütunda gösterin. Şirketin tanıtımında kullanılan ortak marka adı, farklı şubelerin belge kapsamlarını tekleştiren bir bilgi değildir.

Başvuru sonucunda verilen belgeyi yeni şubenin unvanı, adresi ve faaliyetleriyle karşılaştırın. Web sitesindeki şube sayfasında hangi belgenin hangi yere ait olduğunun anlaşılmasını sağlayın. Kapanan veya taşınan bir şube için eski belge görselini güncel hizmet yerinin belgesi gibi bırakmayın. HYB kapsam, adres ve durum sorgulama rehberi bu kontrolün devamıdır.

Merkezde tutulan takip listesinde belge numarası, hizmet adresi, kapsam, ilgili sözleşme ve sıradaki işlem ayrı görünsün. Böylece bir şubenin yenileme veya değişiklik işi başka şubenin kayıtları arasında kaybolmaz.

Şartnameye dayalı işlerde belgenin adres alanını okuyun

Genel adres eşleşmesine ek olarak, usulün 12/4 maddesinde kent temizliği, peyzaj, endeks okuma ve toplu yemek mutfağı gibi şartnameye dayalı işler için özel düzen bulunur. HYB'nin hizmet yeri adresi bölümüne merkez adresi yazılır; incelenen uygulama/şantiye adresi ile sözleşme bitiş tarihi kapsamda gösterilir. İncelenen hizmet yerinin sözleşmede bulunması şarttır. Bu nedenle yalnız belgenin üst adres satırına bakarak hangi uygulama yerinin incelendiğine karar vermeyin. HYB Usul ve Esasları, madde 12/4.

Bir yüklenicinin merkezinden ayrı iki uygulama yeri bulunduğunu düşünün. Her hizmet yerinin fiilî adresini, hangi sözleşmeye dayandığını ve belge kapsamındaki kaydını birlikte karşılaştırın. Bu özel yazım düzeni, şirketin bütün mevcut ve gelecekteki şantiyelerini otomatik belgelendirmez. İşin yapıldığı adres değişmişse eski kapsamı yeni yere taşımak yerine ilgili değişiklik işlemini araştırın.

Taşınırken yalnız sicil kaydını değiştirmek yeterli olmaz

21/2 maddesi, taşınarak adres değişikliğinde yetkili servis sözleşmelerinin veya taahhütnamelerin yeni adrese göre düzenlenmesini ister. Yeni hizmet adresinde inceleme yapılması da ayrıca düzenlenir. Merkez değişip hizmet adresi aynı kaldığında veya fiilî taşınma olmadan adres kaydı değiştiğinde ise usuldeki kayıttan işlem koşulları uygulanabilir. HYB Usul ve Esasları, madde 21.

Taşınma dosyanızda eski adres, yeni adres, taşınan faaliyetler ve güncellenen sözleşmeler ayrı bulunsun. Yeni adres için yapılan işlemin sonucunu almadan eski şubenin belge görselini yeni şubeye aitmiş gibi kullanmayın. 17. maddedeki değişikliği 30 gün içinde bildirme yükümlülüğü, yeni yerin incelemesiz uygun sayıldığı anlamına gelmez. HYB Usul ve Esasları, madde 17.