Yetkili servis sözleşmesi ve ithalatçı taahhütnamesi

Yetkili servis olarak HYB başvurusu yaparken hizmeti veren işletme ile üretici veya ithalatçı arasındaki ilişkinin doğru belgelenmesi gerekir. Her başvuru sahibinin aynı sözleşmeyi sunacağı varsayılmamalıdır; işletmenin rolü belirleyicidir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 8

Sözleşme hangi bilgiyi gösterir?

TSE’nin yayımladığı servis sözleşmesi örneğinde taraf bilgileri ile standart veya kriter, ürün, marka ve varsa model/sınıf alanları bulunur. Bu alanlar, belgelendirilmesi istenen hizmet ilişkisinin tanımlanmasına yardım eder. TSE Yetkili Servis Sözleşmesi örneği, bölüm 1 ve 3

Başvuru öncesinde sözleşmedeki servis adresi, taraf unvanları ve markalarla başvuru kaydını karşılaştırın. Bir markanın broşürde görünmesi veya bir ticari yazışmada anılması, aynı markanın başvuru kapsamına doğru işlendiğini tek başına göstermez.

İthalatçı taahhütnamesi

Yayımlanan taahhütname örneği, ürün ve marka bilgilerinin yer aldığı ithalatçı beyanıdır. Bu belgeyi servis sözleşmesiyle aynı işlevde kabul etmeyin. Hangi ekin gerektiği başvuru sahibinin kendi ürününe hizmet vermesi, ithalatçı olması veya ayrı bir ana firmanın servisi olması gibi durumlara göre kontrol edilmelidir. TSE İthalatçı Taahhütnamesi örneği, taahhütname metni 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 8

İmza ve değişiklik takibi

Belgeyi doldururken imzalayan kişinin tarafı temsil yetkisini ve kullanılan şirket bilgilerinin güncelliğini kontrol edin. Sözleşme sona erdiğinde veya ana firma değiştiğinde HYB kapsamının da güncellenmesi gerekip gerekmediğini inceleyin. Kapsam daraltma, unvan değişikliği ve adres değişikliği usulde ayrı düzenlenir. 15.00.YNG.06 Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, rev.30.11.2023/06, madde 15, 16 ve 21

Bu rehber sözleşmenin tamamını yeniden üretmez. Resmî örneğin güncel sürümüne erişip kendi ilişkinize göre doldurun; müşteri hizmetlerine ilişkin ayrıntılı yükümlülükleri yalnızca eski bir boş formdan çıkarmayın.

Önce kendi başvuru durumunuzu seçin

Ayrı bir üretici veya ithalatçının servisiyseniz dosyanın konusu iki kuruluş arasındaki yetki ilişkisidir. Kendi ürettiğiniz ürüne servis veriyorsanız üretici olma ve marka ilişkisinin; kendi ithal ettiğiniz ürüne hizmet veriyorsanız ithalatçı durumunun farklı kayıtlarla açıklanması gerekir. Genel usul bu durumları ayrı düzenler. Hizmet Yeri Belgelendirme Usul ve Esasları, madde 8.

Örneğin başka firmanın ürününe servis veren işletmenin, kendisini ithalatçı gibi gösteren taahhütnameyi seçmesi doğru ilişkiyi kurmaz. Önce ürünü kimin ürettiğini veya ithal ettiğini, servisi kimin verdiğini ve başvuruyu kimin yaptığını üç ayrı alana yazın. Aynı kuruluş birden fazla rol üstleniyorsa bunu da açıkça belirtin.

İmzaya göndermeden önce alan alan karşılaştırın

• Taraf unvanlarını ticari marka adıyla değil, ilgili kuruluşun güncel unvanıyla eşleştirin.
• Servis adresinin başvuru yapılacak hizmet yeri olduğunu kontrol edin.
• Standart/kriter, ürün, marka ve varsa model/sınıf bilgisinin birbiriyle tutarlı olduğunu inceleyin.
• İmzalayan kişinin hangi taraf adına işlem yaptığını ve yetki kaydının bu ilişkiyi açıklayıp açıklamadığını gösterin.
• Sözleşmenin başlangıç, süre ve kapsam bilgilerini başvuru dosyasındaki diğer kayıtlarla karşılaştırın.

Bu kontrol listesi resmî sözleşmenin yerine geçmez. Güncel örnekteki bütün alanları ve usuldeki belge sunum biçimlerini kendi durumunuz için okuyun. Sözleşmenin yalnız ilk sayfasını saklamak, eklerde tanımlanan ürün ve marka kapsamını kaybettirebilir.

Aynı marka, değişen kuruluş örneği

Servis tabelasındaki marka aynı kalırken yetki veren şirketin unvanı veya ithalatçı kuruluş değişebilir. Eski sözleşmeyi yalnız marka adı aynı diye güncel kabul etmeyin. Eski ve yeni kuruluşun unvanını, değişikliğin türünü, tarihini ve mevcut sözleşmeyle ilişkisini açıklayan belgeleri bir araya getirin.

Dosyayı 'marka değişmedi' cümlesiyle kapatmak yerine, ilişkinin hangi tarafında değişiklik olduğunu gösterin. HYB unvan ve hukuki statü değişikliği rehberi bu ayrımı sürdürmenize yardımcı olur. Sözleşme sona eriyorsa kapsamdan çıkarılacak marka veya üretici/ithalatçı bilgisini de ayrı takip edin. Böylece başvuru kaydı, servis tanıtımı ve fiilen yürütülen ilişki aynı durumu anlatır.

Bir yıllık sözleşme ne zaman uzar?

06.03.2025/1 tarihli örneğin ikinci bölümü, imzadan itibaren bir yıllık süre öngörür. Taraflardan biri sona ermeden bir ay önce bildirimde bulunmazsa sözleşmenin bir yıl daha uzaması ve ilişkinin bu şekilde sürmesi düzenlenir. Bu, örnekteki servis ilişkisine ait hükümdür; HYB'nin süresinin aynı işlemle uzadığı anlamına gelmez. Sözleşme takvimiyle HYB yenileme takvimini ayrı izleyin. Yetkili servis sözleşmesi, bölüm 2.

Örneğin bitiş tarihinden önce sözleşmeyi sona erdiren bildirim yapıldıysa dosyada hâlâ eski markanın veya ana firmanın yetkili servisi gibi görünülmemesi gerekir. Bildirim, teslim alınma kaydı, ilişki bitişi ve HYB kapsamına etkisini birlikte inceleyin. Genel örneğin bir yıllık hükmünü bütün sektörlerin bakım sözleşmelerine zorunlu süre olarak uygulamayın.

Servisin teslim alma ve iş bitirme kayıtları farklıdır

Örneğin sekizinci bölümünde, malın teslim alınması sırasında düzenlenen kayıt ile yapılan servis işlemini gösteren fiş ayrı ele alınır. Teslim alma kaydında ürünün cinsi, markası ve modeli; teslim tarihi, şikâyet ve taraf bilgileri bulunur. Servis fişinde ise yapılan işlem, giderilen arıza ve garanti dışındaysa ücret gibi sonuç bilgileri öne çıkar. Kargo ve çevresel istisnalar gibi koşullar da metnin içinde yer alır. Sözleşme s.2, bölüm 8.

İşletme içinde bu iki kaydı aynı ürün ve servis iş emrine bağlamak yararlıdır. Yalnız “tamir edildi” yazan tarihsiz bir not, ne teslimin ne de yapılan işlemin kapsamını açıklar. Başvuru hazırlığında boş form örnekleriyle fiilen kullanılan kayıt düzenini karşılaştırın; müşteri belgelerini bu bağımsız rehber sitesine göndermeniz gerekmez.

Tamir süresiyle ilgili cümleleri birbirine karıştırmayın

Sözleşme örneğinde azami tamir süresi, satış sonrası hizmetler düzenlemesinin ekindeki ürüne göre ele alınır; garanti içinde ve dışında sürenin başlangıcı da ayrı açıklanır. Garanti içindeki tamirde on iş günü aşımına bağlanan benzer ürün tahsisi ifadesi ise başka bir konudur. Bu nedenle bu sayıdan “bütün ürünlerin azami tamiri on iş günüdür” sonucu çıkarılamaz. Ürün grubu ve güncel mevzuat görülmeden tek süre verilmemelidir. Sözleşme s.1–2, bölüm 7–8.

Burada açıklananlar tarihli TSE örneğinin nasıl okunacağıdır; tüketici haklarına ilişkin bütün güncel hükümleri kapsayan bir sözleşme incelemesi değildir. Üretici/ithalatçının yükümlülüğüyle servis işletmesinin işlemlerini ayrı takip edin. Ana firmanın unvan değişikliği, parça temini ve servis hizmetlerinin devamına ilişkin hükümler de yalnız baştaki imza alanından anlaşılmaz; iki sayfanın tamamı birlikte değerlendirilir.